医学情報・医療情報 UMINオンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


9.その他
9-1. インターネットで登録してくる人の割合はどの程度でしょうか。

今まで演題登録を行った学会の例では、全体の8-9割がインターネットで投稿してきます。この割合は、我々の当初の予想よりもはるかに大きなものでしたが本当です。インターネットを利用できる環境にいる人は思ったより多いのです。ただし、今まで演題登録を行ってきた学会では、ほとんどオンライン投稿の締切が、フロッピーや紙での演題登録より締め切りを後にしてきたという点は考慮する必要があります。オンラインの方が手間がかからないのですから締切が遅くても当然といえば当然です。

以下は、1999年7月現在での私ども経験則です。オンラインの登録締切を1ヶ月程度、紙・フロッピーの締切をよりも後にした場合を想定しています。

・会員のほぼ全員が医師の学会でオンライン登録率は8割を切ることはない。
・看護婦(士)、パラメディカルの比率の多い学会ではオンライン登録率は下がる。
・回を重ねるに従って確実にオンライン登録率は上昇する。
・電子機器を多く使うような分野の学会(循環器内科・脳神経外科・救急医学・麻酔科等)のオンライン登録率は高い。これらの分野はオンライン登録をしている学会自体も多いので、一層にオンライン登録率が高まっています。

参考までに平成12年2月22日までに演題登録を終了した各学術集会のオンライン比率等を掲載いたします(調査件数42、うち回答数36、未回答6)。オンライン比率が少ない学術集会も少数ありますが、それは締め切りをオンラインと郵送で同じに設定したことが主たる原因であると推測しています(オンラインは期限を越えると提出できませんが、郵送では送付できてしまいますので、事実上郵送の方が期限が後ということになってしまいます。)。

学術集会名 総演題数 オンライン 郵送 オンライン比率
A 913 913 0 100.0%
B 4375 4375 0 100.0%
C 686 686 0 100.0%
D 733 733 0 100.0%
E 295 293 2 99.3%
F 4051 4021 30 99.3%
G 480 470 10 97.9%
H 213 208 5 97.7%
I 1254 1224 30 97.6%
J 1250 1215 35 97.2%
K 445 425 20 95.5%
L 650 620 30 95.4%
M 627 597 30 95.2%
N 1712 1621 91 94.7%
O 3083 2916 167 94.6%
P 276 258 18 93.5%
Q 1147 1063 84 92.7%
R 1330 1224 106 92.0%
S 163 150 13 92.0%
T 1202 1096 106 91.2%
U 2780 2500 280 89.9%
V 349 312 37 89.4%
W 4000 3500 500 87.5%
X 770 670 100 87.0%
Y 221 190 31 86.0%
Z 157 130 27 82.8%
α 600 480 120 80.0%
β 3150 2500 650 79.4%
γ 249 191 58 76.7%
δ 180 138 42 76.7%
ε 800 610 190 76.3%
ζ 1944 1480 464 76.1%
θ 713 532 181 74.6%
ι 1100 800 300 72.7%
κ 164 78 86 47.6%
λ 210 50 160 23.8%
全体総計 42272 38269 4003 90.5%
9-2. このシステムでは、同じ人が同じ演題を複数登録できてしまうような気がします。またいたずら登録も可能ではないでしょうか。
ご指摘のとおりです。演題名・筆頭著者名をチェックして同じ演題が2度以上登録されている演題を表示できるようになっており、重複している演題を確認する作業を支援できるようになっています。しかしながら削除を手作業で行う必要があります。新規登録時に同じ名前の筆頭著者で登録されている演題の一覧を示すようにシステムを作ることはできますが、そうすると名前を偽って新規登録をすると誰が投稿しているのかわかってしまいますので、査読等で不採択となってしまった方のプライバシーが保てません。<この問題を解決するためには、学会員全員にUMIN IDを取得していただくのがよい解決法です(UMIN SNS OASISサービス)。いくつかの学会が既にこの方法を導入しています。バッチによる一括登録も可能ですのでご相談ください。
故意のいたずら登録については、今まで運用状況ではほとんど零でした。今後起こる可能性はありますが、素人がそれらしい演題・抄録を書くことは困難なので、通常の登録と区別することは容易だと思います。この問題を解決する方法は重複登録の予防と同様にUMIN IDを学会員全員に発行することです(UMIN SNS OASISサービス)。
9-3. 過去におきたUMINセンターとの行き違いや問題点の例を教えてください。
学会側担当者にとってオンライン演題登録はほぼすべての場合においてはじめての経験です。また学会担当者はコンピュータの専門家ではありません。従って、いろいろな形で行き違いが起こります。本文書は、この行き違いを減らすための役割も持っています。知識の蓄積により行き違いを未然に防ぐことが可能です。

  1. プログラムの改修には時間がかかることを念頭におく必要があります。
    プログラムの改修には時間がかかります。登録が終了して、査読や採択の作業を行う段階になって、機能追加を求められても間に合わない可能性があります。必ず事前にすべての機能をテストして、問題がないか確認するという注意深さが必要です。
  2. βテストは重要です。
    どんなプログラムにもバグがあります。「なくて七バグ」という言葉が情報処理関係者の間にあります。現在のところ、オンラインの演題登録で大きな労力を必要とされるようなバグ(例えば、500人分の抄録がプログラムの障害で本文の後ろが切れており、再度入力してもらう必要が生じた等)は出ておりません。しかしながら、5,6人に再登録をお願いする程度の障害は起きています。実はソフトウエア開発でもっとも手間と労力がかかり、しかも面白くない作業がバグとりです。UMINでは細心の注意を払ってプログラム開発し、αテストを終えたシステムをβテストで提供しておりますが、是非をβテストには積極的にご協力をお願いいたします。
  3. テスト中に仕様について十分ご検討願います。
    正式運用開始後の・仕様設定変更、登録画面の新設は、既登録者のデータとの整合性、設定変更作業中の登録上の問題、設定ミスの混入があり、しない方が賢明です。既に運用実績が多くあり、プログラムのバグの問題はほぼなくなっていますが、設定ミスで問題が生じています。これはUMIN側の問題でもありますが、締め間際の仕様・設定の変更ではトラブルが生じる可能性が非常に高いという点についてはご留意願います。是非、テスト期間中に設定や仕様上の問題点についてはよくご検討願います。
9-4.  UMINでオンライン演題登録を行う学会が増えていますが、UMIN側のキャパシティ(処理能力)はいかがでしょうか。
現在、新規に演題登録を開始する学会が急激に増加しているため、演題登録を受け付ける学会の予想演題数を制限する場合がございます。現在の受け付け可能な演題数については、 こちら をご参照下さい。演題登録システム運用省力化システムの各機能の稼動に伴い、順次制限を緩和しております。尚、過去にオンライン演題登録を行った学会の継続利用についてはすべて受け入れております。

UMIN側で行われる作業とその状況は、以下のようなものです。新規に運用を開始する学会の数によって労力が大きく左右され、継続利用の場合にはあまり労力がかかりません。つまり、運用学術集会数/年ではなく、新規運用開始数/年によって、処理しきれるかどうかが決まります。受け入れる演題数の下限を設定することによって、新規運用開始数/年を一定以下に保ちながら、より多くの学術集会の演題登録の運用を行いたいと考えております。

  1. 新しくオンライン演題登録を始める学術集会のための画面の作成、設定
    UMINでは、「1本」のプログラムを利用して、オンライン演題登録を行っています。新規の場合の必須の作業は、1)画面作成、2)プログラムの設定変更です。毎年、UMINを利用する場合には、この作業のほとんどすべての部分は最初の1回目の設定のままで利用できます。つまり、継続して利用する場合には労力はほとんどかかりません。オンライン登録をする学術集会の件数ではなく、新規に始める学術集会の件数が問題となります。継続して利用する学会が増えておりますので、件数が増えても継続して利用いただければ労力を軽減することができます。極端な例ですが、すべての医学系の学会が毎年利用するようになれば、労力は最低限にできます(学会の担当者も楽になります。去年、A学会の担当者で今年B学会の担当者になった場合を考えてください。A学会とB学会で使うプログラムと運用法が同じであれば担当者も非常に楽です)。UMINとしては、オンライン演題登録は重要なプロジェクトと考えておりますので、積極的に受け入れるつもりでおります。
  2. プログラムの開発・改造
    学術集会の運用法によっては、プログラムの開発・改造が必要になる場合があります。この場合には、大きな労力がかかります。しかしながら、過去に多くの学術集会の演題登録をこなしており、しだいに機能が充実してきております。このため1998年の末頃からほとんど改造の必要がなくなってきております。これは、UMIN側の大きな労力の削減につながっています。つまり、利用件数が増える一方でプログラム開発・改造の労力は大幅に低下しており、ゼロに近づいています。2,3年以内に完全にゼロにできると考えています。

コンピュータハードウエアの処理能力については、現状ではまったく問題はありません(将来的には問題が生じる可能性はありますが4年に一度ハードウエアは更新されますので大丈夫なはずです)。演題登録は締め切り直前の数日間に全体の2/3以上が登録されます。4000題程度の演題の登録が行われる学会では1日の登録件数のピーク(締め切り日の前日)が1500件近くになります。現状の処理能力では、1日当たり1万件程度までは大丈夫と思われます。

9-5. オンライン登録にして、応募用紙での登録の期日をオンライン登録の締切より前にすると演題応募数が減るのではないかと心配です。
今まで運用してきた学会では、すべて応募用紙での登録の期日はオンラインより前にしてきました。現在のところ、この方法で例年より演題申込み総数の減った学会は1つもありません。
9-6. 締め切りが近づいていますが、会員から「混み合っている」とか、「アクセスが遅い」という苦情が来ています。大丈夫でしょうか。
現在急激に利用件数が増えており、2,3年後にどうなるかは別にして、平成12年7月時点では演題登録システムのコンピュータには余力が十分あります。またUMINの存在する東京大学は、140MbpsのSINETをはじめとする太い複数のネットワーク回線で接続されており、ネットワークの通信速度を遅くするとなると相当なアクセスが必要であり、恐らく数万題の演題登録を1時間でしてもとても無理でしょう。

以上、機器の障害や事故がないかぎり、通常の利用に耐えないほどシステムが遅くなることはありえません。機器の障害や事故がないかぎり、「混み合っている」とか、「アクセスが遅い」というのは、UMIN以外の原因(その多くは会員が利用しているプロバイダーや会員の所属する施設の通信環境の問題)であると断言して頂いて結構です。

9-7. 締切まであと5日しかないのに例年の総申込み数の4分の1しかまだ登録されていません。大丈夫でしょうか。
最後の3、4日間で、全体の3/4の演題が登録されます。また前日と当日の登録分が半分以上になります。参考までにある学会の締めり前10日間の登録状況をグラフにしましたのでご覧ください。他の学会も大体同様です。
9-8. UMINが演題登録のサービスを止めてしまうことはあるでしょうか。
学術情報の収集及び流通については、民間企業のように儲かるから参入し、赤字が出たら止めるというのでは困ります。UMINとしては、オンライン演題は最も重要なプロジェクトの1つであり、止めることはありえません。またインターネット、情報・通信、電子化は、国家レベルでも最も重要な課題であり、UMIN(国)の予算が減ることはないと思います。

抄録・学会誌の電子化によって、大学や医療機関は大きなメリットを受けます。保管場所の節約、保管のための労力の節約だけで、全国レベルで莫大な額になります。UMINが演題登録のために使っている予算はこれと比べれば、ごくわずかです。

9-9. 東京大学(東大病院)の定期点検による停電の通知を、停電の2週間前にいただきました。定時停電なのになぜもっと早く通知をいただけないのでしょうか。
ご迷惑をおかけしております。UMINでは通知を受けた後に直ちに各学会に連絡をしておりますが、UMINに事務から通知が来る時期が遅いのです。本件については、既に申し入れをしてあり、改善する旨の回答を頂いています。以前は演題登録の件数が少なかったこともあり、締め切り直前に定期点検による停電になるケースはありませんでした。演題登録を行う学術集会の数が急激に増えつつありますので、今後は少なくとも3ヶ月前には通知する体制が必要だと考えております。ただし、過去の例から推測すると、学術集会のホームページにマシンの停止時間を目立つようにきちんと表示すれば、会員から問い合わせの電話はほとんどきません。つまり情報提供を確実に行えば経験上混乱が起こることはないと思われます。
9-10. 自前でプログラムを開発した場合とUMINのプログラムを利用する場合のメリット・デメリットを教えてください。
UMINのプログラムを利用することのメリットは以下のとおりです。

1)費用が安く済みます。
プログラムの使用料・サーバの利用料がかかりません。UMINセンターとの打ち合わせややり取り(学会運営業者等に委託もできます)を学会担当者が自ら行えば他の費用もかかりません。

2)学術集会抄録データベース構築のために貢献できます。
UMINで演題登録を行えば、書誌情報をそのまま学術集会抄録フルテキストデータベースに収録できます。医学界の貴重なデータベースとして、無料で利用できます。

3)学会運営業者・印刷業者が変わってもまったく同じプログラムを利用できます。
既に多くの学会運営業者印刷会社が、学会からの委託を受けてUMINのプログラムを利用しており、年度によって学会運営業者が変わっても同じプログラムがそのまま利用できます。

4)信頼性・安定性が実証されています。
既に5万例の抄録をオンラインで収集しており、プログラムの信頼性・安定性について大きな実績があります。またWWWブラウザの種類・バージョンの違いによるプログラムの動作の違い・トラブルについても豊富な経験をつんでいます。

5)サーバの管理・運用体制が優れています。
毎日のバックアップ体制、高い品質のサーバ・RAIDディスクの使用、定時保守体制等の管理・運用体制が優れています。

一方、自前で開発・運用することのメリットは、自由にプログラムの設計ができることです。ただし、各学会が各自自由に設計を行うとインターフェイスがバラバラになってしまい、会員が戸惑う事態も考えられます。現在、循環器系、消化器系、脳神経外科系、麻酔・救急・集中治療医学系の学会は、ほとんどすべてがUMINを採用しており、どの学会の演題登録も同じインターフェイスで行うことが可能です。現在、UMINで演題登録を行っている学会で、少なくとも5つの学会が当初別のオンライン登録システムで運用を行ってから、UMINに移行しました。その理由は下記のとおりです。

(1)サーバの停止・プログラムの不良等のトラブルのため、評判が悪かったため(2学会)
(2)ある担当校のときに特定の人がプログラムをつくったが、それ以外の担当校では運用が困難であり、持ち回りでは運用を続けられないため。(2学会)
(3)運用コストの面で折り合わないため(2学会)。

9-11. UMINのような複雑なシステムよりも、フォーマットを規定した上で単に電子メールを使って抄録を集めるやりかたで充分ではないでしょうか。単純なシステムの方がシンプルで扱いやすくかえって誤りがないような気がします。
単に電子メールだけを利用する単純な方法は、規模が小さい学会、頻繁に演題収集のフォーマットを変更する学会ではよいかもしれません。UMINの方法は規模が大きい学会では大きなメリットになります。UMINでは、既に4万件以上の抄録を集めており、どのブラウザーのどのバージョンで動作がどうという情報を網羅的にもっています(ここらへんが学会独自のシステムを開発すると面倒なところです)。開発・運用とも、安定性・信頼性を重視しており、大きなトラブルは起きておりません。

単純な方法のデメリットは、以下のとおりです。

1)一定の基準にあった抄録かどうかの自動チェックができません

演題・抄録文字数、著者数の制限、文字コードの制限(JIS以外は駄目など)規格外の抄録がチェックできないので人手が必要です

2)約束したとおりのフォーマットで送ってくれるという保証がありません

形式が約束とおりになっていないと、自動処理ができません。欠損があれば問い合わせも必要です。水の化学式を表現するタグは、H<SUP>2</SUP>Oとするとこうしたタグがあっているかの確認も必要です。また画像がきちんと表示できるかも確認が必要です。

3)共同利用のための障害になります

UMINを利用した学会はすべてある一定のフォーマットで書誌情報が集められています。これをUMINでは、医学関係者に無料で提供しています。各学会がバラバラに集めたらどうでしょうか。集積して同じインターフェイスから検索することが困難になります。

4)UMINの付加機能が使えません。


UMINでは、オンラインで集めた抄録を、

a)オンライン検索システムに自動掲載、
b)プログラム集の自動作成
c)索引用エクセルファイルの自動作成等、
d)印刷用ページの自動作成等にそのまま利用できます。

こうした付加機能が利用できません。

9-12. UMIN側で演題登録システムの実務的な運用や学会側とのやりとりをするのはどういう人でしょうか。
コンピュータの操作(オペレーション)を専門とする職種(オペレーター)の人たち、UMINの電算機システム運用委託経費により、外部の民間企業から派遣されています。
9-13. 演題登録者がパスワードを忘れた場合、どのような対応をすればいいでしょうか。
パスワードはセキュリティ上、大会事務局、UMINでも確認できない設定としております。そのため、不明になってしまった場合の対応策としては、演題システム管理画面にて該当演題のパスワードを別なものに更新し、ご本人確認の上、変更後のパスワードをご連絡いただければよろしいかと存じます。
なお、上記ケースの場合などの対応方法につきまして、この方法をとられるかどうかは、大会事務局様のご判断にお任せしております。
9-14. 紙代理登録用の画面がどこにあるのかわかりません。この画面は別途作成依頼が必要なのでしょうか。
紙代理登録用の画面は本番画面のURLをご連絡する際に、一緒にご連絡しております。また、別途作成の依頼は必要ございません。本番画面作成時に一緒に作成されます。
9-15. ダウンロード用のリッチテキストの形式は事前に確認できないのでしょうか。
リッチテキスト形式一覧のページで確認することができます。
9-16. オンライン論文査読システムについてお伺いしたいのですが?
UMINでは、『ELBISオンライン論文査読システム(ELBIS JORS)』の試行運用を開始いたしました。本システムは、オンラインによる雑誌等の論文受付、査読を行うシステムです。現在は、2学会様にて試行運用中でございます。
現在はまだご利用の受け付けは行っておりませんが、ご希望があればシステムの説明や打合せ等を行わせていただきます。
本件に関してのお問い合わせは こちらのお問い合わせフォーム へお願いいたします。