システム運用のご案内

■お問い合わせ　　 ■運用担当者の方へのご案内

　はじめに

    　ＵＭＩＮでは医学・生物学関連の学会運営の総合的な支援と学術情報の整備を目指して各種のシステムの開発と運用を行っております。
    　本システムは、継続運用の場合には新たにソフトを作成する必要がほとんどなく打ち合わせやテスト等の労力が少なくてすみます。
    また、システムの運用に関しては、学会運営委託業者に管理を委託していただくことも可能です。
    　さらに、本システムでは各学会の演題登録として集まった書誌情報（題名、著者名等の情報）を データベース検索システムとリンクさせ、インターネットを利用して無料で提供いたしております。
    　本システムを継続してご利用いただくことにより医学・生物学分野の学術情報の整備と医学・生物学関係者の支援にもつながると考えております。
    　多くの学会、研究会様にご利用いただけますよう今後も機能を充実して参ります。是非ご利用ください。
　個人情報の取り扱いについて

　ご利用にあたって

    ◆本システムは、従来、学術集会等の演題応募を電子化媒体で行っていたものをオンライン登録にて収集するシステムです。
    ◆システムの利用はすべて無料です。
    ◆UMINセンターとの連絡は、すべて電子メールで行います。学術集会のご担当者様は、電子メールの利用ができることが前提となります。
    ◆大会ホームページについてはUMINセンターでは作成いたしません。
    ◆募集要項を作成する際には、こちらの作成上のご注意を必ずお読みください。
    ◆新規のご利用にあたっては、次回大会以降も継続利用をお願いいたします。(除く、国際大会)
    ◆継続のご利用にあたっては、こちらの【 継続利用のためのお手続きについて】をご参照ください。

    　※本システムのご利用には各大会毎に申請手続きが必要です。2回目以降のご利用の際は上記継続利用申請手続きをお忘れのないようにお願いいたします。
　システムの特徴

    ◆登録画面の状態を管理画面にて、停止、登録中、修正のみ受付け、締め切りなどの状態変更が随時可能です。
    ◆収集したデータは、大会最終日までの期間、リアルタイムで管理画面にて確認修正が出来ます。
    ◆採択された演題データは、CSV（EXCEL形式）データやリッチテキスト（WORD形式）データにてダウンロードが可能です。
    　（注：特殊文字やHTMLタグの処理について、CSVデータでは置換処理が必要になりますが、リッチテキストデータは予めプログラムにて置換されております。）
    ◆また、著者がレイアウトした抄録、論文ファイル（WORD形式、PDF形式）のアップロードを行うことも可能です。 但し、フォントや様式が不統一になる可能性もあります。
    ◆2回目以降の継続利用では、過去の実績（演題数）によりオンライン査読もご利用いただけます。
    ◆採択された抄録は、UMIN医療・生物学系電子図書館（ELBIS）に収載されます。ここに収載された抄録の閲覧権限は、『ELBIS アクセス制限システム（ELBIS-ACS）』より学会様にて随時変更が可能となります。

    その他、詳しくは 　FAQ　をご参照ください。

　利用条件

    本システムは、医学・生物学関連の学会・研究会様が対象となります。

    新規利用：
    　　該当の学術集会において、本システムが初めての利用となるの場合。

    • 最低予想演題数300演題以上。但し、150演題以上でも演題応募開始6ヶ月以上前の申し込みで可。
      　※最低予想演題数は、運用省力化のための諸システムが順次稼動した段階で順次引き下げます。
    • 地方会については、以下の条件で最低予想演題数に関係なくお受けいたします。
      　・学会本部事務局様へ地方会単位でUMIN演題登録システムを利用する旨、ご連絡ください。
      　・全国の地方会で演題登録システムのフォーマットを統一してください。
      　　※今後、他の地方会が新規利用される場合には同じ仕様となります。

    継続利用：
    　　該当の学術集会において、過去に1回でも利用したことがある場合。
    • 最低予想演題数に関係なくご利用いただけますす。
　利用申し込み期限

    新規利用：
    • 演題登録開始（応募開始）予定日の4ヶ月前まで。
      　※但し、300題は満たないが、150演題以上ある場合には、6ヶ月以上前の申し込みであれば可。
    継続利用：
    • 演題登録開始（応募開始）予定日の2ヶ月前まで。
　利用申し込み方法

    　ご利用のお申し込みは　こちら　のページの申込用書類をご提出ください。なお、継続利用については、オンライン申請となります。

    ★利用申込みに際し、過去に利用したことがあるかどうか不明な場合は、まず　こちら　で利用の有無をご確認ください。

　注意事項

    1. 本システムの申し込みついては、学術集会開催（演題募集要項等）を会員へ公示する前にお申し込みください。

    2. 特に演題登録締切日の設定については、以下にご注意ください。
      　・祝日の前後ではない平日の火曜日から木曜日にてご設定ください。
      　　祝日、土日及びその前後の日は避けてください。
      　　（理由）システム障害時に対応が遅れたり、サーバ保守等によりサービスが停止になる場合がございます。

    3. 申し込み完了について
      利用申し込みをされますと1週間以内にUMINセンターより申請受理のご連絡を電子メールにて差し上げます。この時点で正式にご利用可能となります。
      1週間経ってもUMINセンターよりご連絡がない場合には、必ず、UMINセンターまでお問い合わせください。
　その他

    SNS OASISご利用のお勧め：
      UMINは、オンライン学術集会演題抄録登録システムをご利用のすべての学会様に SNS OASISのご利用を お勧めいたします。
      SNS OASISには、多くのメリットがありますが、オンライン演題登録に関するものだけでも、
      １）同一演題の重複登録やいたずら登録の防止
      ２）学会抄録を会員だけに提供できること
      ３）会員以外の演題応募のチェック
      ４）オンライン査読の円滑な実施等
      の効果が期待できます。
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申込みから運用までの流れ

注意事項：前回に演題登録を行った学会は、次回からは打合わせは不要です。申請書は継続利用申請のみで結構です。手順は、４番（継続利用申請書の提出）からスタートになります）。

手順 時期 担当 作業
学会 UMIN
1 ○ 　 新規利用申請書（利用受付停止中）・システム設定オプション記入シートの提出（2回目以降は不要）
2 ○ ○ 打ち合わせ日時の調整（2回目以降は不要。また初めてご利用の場合でも特にご希望が無ければ打ち合わせは行いません。その場合はメーリングリストで連絡を取ります。）
3 最初の演題募集要綱原稿締切前 ○ ○ 打ち合わせ（演題のオンライン収集に抄録の長さの上限、最大共著者数等の検討等をさせていただきます。）（2回目以降は不要）
4 ○ 　 以下の正式申請書をご提出ください。
継続利用申請書（継続の場合）
5 　 ○ 演題登録運営用メーリングリストの作成
6 　 ○ 演題募集要項の内容の確認
必ず会員への通知前に確認させてください
7 ○ 　 演題募集要綱の決定・会員への周知
演題募集要項等を掲載した案内ホームページの開設（サーバはUMINでも用意できます）
8 　 ○ 演題登録用プログラムの開発
9 ○ ○ 学会担当者によるαテスト、プログラム修正・改良
10 本登録開始１ヶ月以前 ○ ○ 一般公開によるβテスト、プログラム修正・改良
11 本登録開始時期 　 ○ 本登録開始
12 ○ 　 要望事項・バグ報告の受付・とりまとめ
紙投稿分の代理入力
バックアップを定期的にとる
13 　 ○ プログラムの修正・改良
14 応募締切時期 ○ 　 学術集会ホームページから演題登録プログラムへのリンクを削除(学会)
学術集会ホームページでの演題終了をアナウンス(学会)
15 ○ 　 演題登録プログラムを起動できなくする作業
16 ○ ○ データの受け渡し（CSV,MS-WORD版査読用抄録）
17 ○ 　 査読・採択演題の選択
18 ○ 　 採択演題のオンラインチェック・プロシーディングスの自動生成・ダウンロード（MS-WORD版）
採択分抄録のCSV版のダウンロード
19 選択演題の発表時期 ○ 　 採択された演題のWWWへの掲示
20 　 　 ○ フルテキストデータベース検索システムへの掲載

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オンライン学術集会演題抄録登録システム
デモプログラム
（一般会員用＋管理用）

　本欄には、デモ用の演題登録システムを参考例として掲載しております。
　管理者画面を含めてご自由にご利用ください。

新規登録画面
　投稿者が新規に演題を登録する画面

確認・修正画面
　投稿者が登録した演題の内容確認および内容修正をする画面
　アクセスには演題登録時に登録したパスワードおよび演題の登録番号が必要になります。
　テストをされるには、まず『新規登録画面』で抄録の登録を行ってください。

管理画面(管理者用)　[UMIN登録者限定]　==⇒　管理画面の項目説明はこちらをご覧下さい。　
　（IDとパスワードは、UMINのIDとパスワードをお使いください。）
　本運用ではＵＭＩＮ一般会員は参照できません。
　学会管理者が、投稿された演題の内容確認および各種データ処理をする画面

オンライン査読者用画面[UMIN登録者限定]
　（IDとパスワードは、UMINのIDとパスワードをお使いください。）
　本運用ではＵＭＩＮ一般会員は参照できません。
　投稿された演題の査読をオンラインで行う。

採択演題検索画面
　採択された演題の書誌情報をおよび発表セッション情報の確認画面。

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