個人情報の取扱い

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UMINでは、個人情報を以下の通り取り扱います。

UMINへの登録用「利用申請」で提出頂く個人情報の取扱い
 
 大学病院医療情報ネットワーク(UMIN)では、UMINへの登録に際して、「利用申請」で提出頂く個人情報を以下のように取り扱います。以下を十分ご理解の上、申請下さいますよう、お願いいたします。
 
 
【「利用申請」で提出頂く個人情報】
 UMINの利用申請においては、次の個人情報を提出して頂くことになります。 また、ご本人の確認のために、身分証明書等の写しを提出して頂く場合がございますが、身分証明書等は、提出頂いた下記必須項目との照合のみに使用します。
 
(必須項目)(任意項目**)
    ・ 氏名    ・ 旧姓
    ・ 性別    ・ 所属機関電話
    ・ 生年月日    ・ 所属機関FAX
    ・ 自宅住所*    ・ 個人ホームページ
    ・ 自宅電話*    ・ 所属学会
    ・ 所属機関    ・ 帰省先住所、電話、FAX
    ・ 所属機関住所    ・ メールアドレス
    ・ 職区分    ・ ご意見・ご要望
    ・ 医療関連の資格
    * 所属機関が「その他」の場合のみ必須です    ** 必ずしも提出の必要がない項目です
 
【個人情報の利用目的】
 UMINへ提出して頂く個人情報は、以下の目的に使用します。
 
・ ご本人の確認
・ 1個人に1IDを付与する方針に基づき、利用申請をされた方が既に利用登録していないことの確認 (重複登録の防止)
・ UMINへの登録資格の有無の確認
・ UMINへ登録された方の管理
・ UMINでご提供する各種サービスの利用者管理およびアクセス権限の設定
・ UMINからのお知らせの送付(情報セキュリティーを確保する必要があるものやサービスに関するもの)
・ UMINの利用状況の調査・統計
・ UMINでご提供する各種サービスのアプリケーション内部での利用
・ 大規模会員制ホームページサービス(OASIS)を利用する学会における学会員管理
・ 大規模会員制ホームページサービス(OASIS)を利用する学会における名簿作成
 
 
提出頂く個人情報で必須項目としているものに関する補足およびお願い

性別、生年月日、住所情報は、提出を躊躇される方もあるかと存じますが、次の理由により必要です

 -性別、生年月日:
  1個人に1IDを付与する方針に基づき、本人確認が必要です。同姓同名の方がいらっしゃるため、氏名と、性別、生年月日との組合せによってしかご本人が確認できない場合があります。

 -住所情報:
  UMINからのお知らせで、情報セキュリティーを確保する必要があるもの(インターネットを介して送信できないもの)を郵送しますので、勤務先、自宅等の住所が必要です。

 
 「利用申請」では、必須項目を提出頂けませんとUMINへの登録ができません。「利用申請」は、UMIN内の守られたネットワークを利用したオンラインにより、最も安全に個人情報をUMINに送ることができます。また、提出頂いた個人情報は厳密に取り扱いますので、必須項目のご提出にご理解とご協力をお願いします。
 
 
【個人情報へのアクセス権限・UMINの利用団体との情報の共有】
 UMINに提出頂いた個人情報に対し、次の者がアクセス権限を有します。
 
・ UMIN
  -UMINセンタースタッフ
  -大学病院のUMIN担当者
・ UMINの次に示すサービスを利用する団体
  オンライン研修評価システム(EPOC)を利用する病院・研修指定病院等:プログラム管理者、研修統括部門担当者
 -オンライン教育評価システム(Web-QME)を利用する大学:管理者(教務担当者)
 -医療・生物学系電子図書館(ELBIS)を利用する学会:学会誌編集者
 -大規模会員制ホームページサービス(OASIS)を利用する学会:学会事務局職員
 -小規模団体用会員制ホームページサービス(ISLET)を利用する団体:コーディネータ
 
 現在、ELBIS、OASIS、ISLETを利用している団体は、次のURLから参照することができます。
 
・ ELBIS: http://endai.umin.ac.jp/endai/fulltext/
・ OASIS:https://center6.umin.ac.jp/islet.cgi
・ ISLET: https://center6.umin.ac.jp/islet.cgi
 
 権限を有する者がアクセスできる個人情報の範囲は、下記の通りです。
 
アクセスできる権限可能な操作
UMIN登録者の範囲情報の範囲
UMIN
UMINセンタースタッフ全登録者提出されている全個人情報・UMIN ID閲覧・修正
大学病院のUMIN担当者所属する大学病院提出されている全個人情報・UMIN ID閲覧・修正
EPOC
プログラム管理者自研修プログラム氏名・性別・所属機関・職区分・UMIN ID閲覧
研修統括部門担当者自施設氏名・性別・所属機関・職区分・UMIN ID閲覧
Web-QME
管理者自大学氏名・性別・所属機関・職区分・UMIN ID閲覧
ELBIS
学会誌編集担当者全登録者氏名・所属機関・UMIN ID閲覧
OASIS
学会事務局職員全登録者提出されている全個人情報・UMIN ID閲覧・修正
ISLET
コーディネータ全登録者氏名・所属機関・職区分・UMIN ID閲覧
 
 なお、学会などから一括してUMINの利用者申請があった場合、重複登録の防止のため、該当する学会などの事務局に対し、UMINに提出されている「氏名」「所属機関」を開示し、会員の照会を行うことがあります。
 
 
【個人情報の第三者への提供】
 UMINは、次の場合に限り、第三者に個人情報を提供することがあります。
 
・ ご本人の同意を頂いた場合
・ 重複登録と思われる場合、新規申請者に対して、同一人物と思われる既登録者の「UMIN ID」「所属機関」「所属機関住所」「所属学会」を必要に応じて組み合わせた情報を提示し、新規申請者のものかどうかの確認を求める
・ 法令に定められた範囲内
・ 国や地方公共団体などが法令の定める事務を遂行するのに協力する場合で、本人の同意を得ることで事務遂行に支障の恐れがある場合
・ 第三者の生命・身体、財産を保護するためや、公衆衛生の向上のためなどに必要な場合で、本人の同意 を得るのが困難である場合
 
【UMINセンター業務の遂行における外部委託】
 UMINセンター業務は、外部委託により遂行している部分があります。ただし、UMINセンターと委託業者との間で、個人情報の取り扱いに関する契約を締結し、業務を遂行いたします。
 
 
【UMINに登録されている情報の確認と修正】
 UMINに登録された方は、UMINに保存されているご本人の情報が正しいものであるかどうかを確認することができます。
 UMINのホームページより「UMIN ID・パスワードのご案内」にお進みいただき、「UMIN IDの登録情報を変更したい」をクリックしたページにて登録内容が確認可能です。
 内容が間違っていたり、申請時から情報の更新があったりした場合には、内容の修正・更新を行うことができます。
 
 その他、登録者の個人情報に関するお問合せは、下記にて承ります。
 
 大学病院医療情報ネットワーク研究センター 登録担当
     東京都文京区本郷7-3-1
     東京大学附属病院 管理研究棟4階
     URL: http://www.umin.ac.jp/security-policy-inquiry/

 
 
【UMIN IDをお持ちの方で、上記内容に同意されない場合】
 過去にUMINに登録し、既にUMIN IDをお持ちの方で、上記の内容に同意できない場合は、UMINの登録の取り消しを下記にて承ります。
 
 大学病院医療情報ネットワーク研究センター 登録担当
     東京都文京区本郷7-3-1
     東京大学附属病院 管理研究棟4階
     URL: http://www.umin.ac.jp/security-policy-inquiry/
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UMINの各種サービス利用申請・申込みにおいて提出頂く個人情報の取扱い
 
 大学病院医療情報ネットワーク(UMIN)では、各種サービスの利用申請・申込みにおいて提出頂く個人情報を以下のように取り扱います。以下を十分ご理解の上、申請下さいますよう、お願いいたします。
 
 
【利用申請・申込みで提出頂く個人情報】
 UMINの各種サービスの利用申請・申込みにおいて提出頂く主な個人情報は、次の通りです(サービスの種類により、提出頂く個人情報の内容が異なります)。
 
(団体として申込む場合)
・ 団体代表者氏名
・ 団体のおける担当者氏名および連絡先(住所、電話等)
・ 委託業者がある場合、委託業者の担当者氏名および連絡先(委託業者名、住所等)
 
(個人として申込む場合)
・申込者氏名
・連絡先(住所、電話等)
・所属機関
・所属機関連絡先(住所、電話等)
 
【個人情報の利用目的】
 UMINへ提出して頂く個人情報は、以下の目的に必要です。
 
・ 利用される個人および団体の責任の所在を明確にして頂くため
・ 申込者、団体の担当者および、団体から委託を受けた業者の担当者と連絡をとるため
・ UMINからの各種サービスのご案内やご連絡の送付
 
 
【個人情報のアクセス権限・UMINの利用団体との情報の共有】
 UMINに提出頂いた個人情報は、次の者が職務・業務上の必要性から閲覧の権限を有します。
 
・ UMINセンタースタッフ
 
 なお、学術集会のホームページにおいて、大会責任者氏名および大会連絡担当者の氏名を公開しております。また、一部のサービスにおいて、ご利用団体等の利便性の観点から、閲覧可能者を限定した上で、そのサービスをご利用頂いている団体等の担当者や委託業者の担当者氏名、所属機関・部署を公開する場合がございます。
 
 
【個人情報の第三者への提供】
 UMINは、次の場合に限り、第三者に個人情報を提供することがあります。
 
・ ご本人の同意を頂いた場合
・ 法令に定められた範囲内
・ 国や地方公共団体などが法令の定める事務を遂行するのに協力する場合で、本人の同意を得ることで事務遂行に支障の恐れがある場合
・ 第三者の生命・身体、財産を保護するためや、公衆衛生の向上のためなどに必要な場合で、本人の同意 を得るのが困難である場合
 
【UMINセンター業務の遂行における外部委託】
 UMINセンター業務は、外部委託により遂行している部分があります。ただし、UMINセンターと委託業者との間で、個人情報の取り扱いに関する契約を締結し、業務を遂行いたします。
 
 
【UMINに登録されている情報の確認と修正】
 UMINに登録された方は、UMINに保存されているご本人の情報が正しいものであるかどうかを確認することができます。
 UMINのホームページより「UMIN ID・パスワードのご案内」にお進みいただき、「UMIN IDの登録情報を変更したい」をクリックしたページにて登録内容が確認可能です。
 内容が間違っていたり、申請時から情報の更新があったりした場合には、内容の修正・更新を行うことができます。
 
 上記のような情報の確認と修正は、下記にて承ります。
 
 大学病院医療情報ネットワーク研究センター 登録担当
     東京都文京区本郷7-3-1
     東京大学附属病院 管理研究棟4階
     URL: http://www.umin.ac.jp/security-policy-inquiry/
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UMINにお送り頂いたお問合せに記載された個人情報の取扱い

 
 UMINあてにお問合せ頂く際に得られるお問合せ者の個人情報は、下記の通り取り扱います。
 
・ 氏名および連絡先:回答の返信のために用います。
・ お問合せ内容、ご意見・ご要望、アクセス元、OSの種類、ブラウザの種類:
   お問合せ(特に障害に関するお問合せの場合)の原因究明や解決策の選択などに用います。回答ののち保管し、UMINでご提供するサービスの向上を目的とした調査・研究に利用することがございます。
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UMINにアクセスした際のログ情報の取扱い

 
 UMINをご利用いただいた際、UMINではアクセスログを保存しております。この情報は、下記の目的で使用いたします。
 
・ 不正アクセスを検出・防止するための監視
・ 障害発生時などの原因究明
・ UMINでご提供するサービスの向上を目的とした調査
・ 一部のホームページ(HP)サービスの管理者向けにアクセス状況(管理対象のHPに限定)を知らせる
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UMINにおけるクッキーの取扱い
 
 UMINでは、いくつかのサービスにおいてUMINのクッキーをユーザーのコンピュータに保存し、参照することがございます。クッキーは、以下の目的で使用いたします。
 
・ サービスの利便性や品質の向上
 
 UMINで使用するクッキーは、UMINの情報セキュリティー基本方針に従って使用致します。また、捜査令状、召喚状、法令、裁判所命令などの有効な法的プロセスによって要求された場合を除き、第三者にクッキーを公開することはありません。
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