演題募集要項記載上の注意点等

本ページには、演題登録システムを円滑に運用するための、演題応募要項記載上の注意点等について記述してあります。内容については、ご相談の上、変更も可能です。会員に一度通知してしまうと、訂正は事実上不可能になります(訂正すると、元の情報で利用される方と訂正された情報で利用される方が両方でてきて非常に混乱します。)。
トラブル時の連絡体制
チェックリスト:口 各種の案内・連絡をホームページを利用して行う旨の記述はあり、URLが正しく記載されているか。

ネットワークやサーバのトラブル時の連絡及び演題募集期限の延期等の情報は、すべて募集要項に示したホームページで連絡を行う旨を明確に記述し、これ以外の問い合せには応じられないことを明記することをお勧めいたします。トラブル等あった場合に、会員向けにFAXや葉書を郵送するには、大きな手間と費用がかかりますし、1日以内に連絡したい場合等は間に合いません。ホームページで演題登録をできる人は、WWWサーバをアクセスできるはずです。

使用できるブラウザについて
チェックリスト:口 使用できるブラウザについての記述があるか。
※本システムは【Firefox】【Google Chrome】【Internet Explorer】【Microsoft Edge】【Safari】の最新バージョンで動作確認を行っております。
それ以外のブラウザはご利用にならないようお願いいたします。
事前テスト
チェックリスト:口 事前に設けるテスト期間中に登録のテストをせよとの記述があるか。
チェックリスト:口 直前になって技術的な問題で登録ができなくても学会もUMINも責任は負えないという趣旨の記述があるか。

事前に必ず演題登録のテストを行っておくことを記載していただきます。βテスト期間を1ヶ月以上とりますので、テストができるはずです。締切直前になって、ブラウザと演題登録プログラムの相性等の問題で登録できなくても、学会もUMINも責任は持てないことを明記していただきます。

ホームページ登録の締切期限
チェックリスト:口 演題の締切が、平日かつ日中になっているか(平日でも、祝日の前日、月曜日、金曜日はできるだけ避けた方が無難です)。
チェックリスト:口 演題の締切日が1週間延長されても運営に支障がないような日程になっているか。

ホームページ演題募集の期限は、平日に日中に設定していただきます。期限に余裕のある時期の場合には、トラブル対処は急を要しませんが、締切直前のトラブルは迅速な対処が必要です(システムのバグやハードウエアの故障等の場合の対処や登録期間延長の掲示等)。このため、締め切り直前には、UMINのスタッフがUMINセンタで待機している必要がありますが、締切が休日や深夜になると、演題登録のためだけに出勤することになります。どうかご容赦ください。

演題登録はいろいろな事故で利用できなく可能性があります。UMINのサーバの障害が起これば勿論利用できなくなりますが、むしろ各施設のLANの事故やSINET等のインターネットの基幹線の障害等の通信経路の障害による事故の方がおこる確率は高いと思われます。このような場合には、状況に応じて適宜締切を延長する必要がありますが、延長可能な余裕を日程にとっておかないと延長が困難になります。

金曜日と祝日の前日を避けた方がよい理由は、締切を1日延長した場合に締め切りが休日に掛かってしまいますので、休日明けまで延長しなければならなくなるからです。また休日明けに締め切りを延長した場合でも、休日中にトラブルがあると、休日明けに一斉に登録が行われ、混乱を招く可能性があります。これは、月曜日を締切した場合にも生じる問題で、このため月曜日締切も避けた方が無難です。

登録番号やパスワードの問い合わせについて
チェックリスト:口 登録番号・パスワードを教えることができない旨の記述があるか。

演題登録時に発行される登録番号やパスワードを忘れた場合の問い合せには応じられないことをお勧めします(このように明記しておいても必ず問い合せはあります)。こうした問い合せに学会側で応じるかどうかは、事前に決定しておく必要があります。パスワード通知をする場合には、学会側にて、演題登録システム管理画面から強制的にパスワード変更を行うことが可能ですので、変更後のパスワードを演題登録者へお知らせください。UMIN事務局では、一般会員からのこのような問い合せには対応できません。

演題の受理通知・演題の採択通知
チェックリスト:口 受理通知・採択通知を郵便では送付しない旨の記述はあるか。
チェックリスト:口 採択演題の発表をホームページで行う期日の指定があるか。

オンライン登録では自分で登録されたかどうか確認できますので、オンライン登録分については演題の受理通知は不要です(郵便で送付された分に対しては必要ですが)。また採択の有無は、ホームぺージ掲載すればよいのでホームページへの掲載期日を指定すれば郵送する必要ありません(郵送で登録された分については採択通知の郵送が必要と思われます)。オンライン登録できる人は、ホームページをみることができます。

問い合せ先
チェックリスト:口 学会側の連絡先電子メールが記載されているか。
チェックリスト:口 UMIN事務局では直接一般会員から要望等は受け付けない旨の記述があるか。

演題登録プログラムに関する問い合せ・障害・改善要望点については、学会側担当者宛てに連絡することを明記し、学会側担当者のメールアドレスを記載していただきます。UMIN事務局では直接一般の会員からの問い合せに回答することはできません。UMIN事務局では、学会の担当者に取りまとめていただいた情報をもとにシステムの改良やバグとりをさせていただきます。UMIN事務局に会員から直接ご要望いただいても、実際に要望とおりにするかは学会担当者との協議が必要になります。

紙・フロッピ−投稿分の文字数について
チェックリスト:口 紙・フロッピー投稿分については、抄録の長さを明確に字数で規定してあるか。

紙・フロッピーによる演題投稿も当分行われると思われますが、これに関してトラブルがおこる可能性があります。オンライン登録では、文字数をプログラムがチェックしているため、規定された以上の文字数の抄録は投稿できません。しかしながら、紙やフロッピーでは規定以上の文字数をいれることが可能です。紙では、フォントを小さくして詰め込む場合が見受けられます。抄録集の印刷に際しては、字数にあわせてスペースの設定しますが、紙・フロッピー分の字数がオーバーしていますと、このスペースに収まりません。このため、学会事務局の側で個別に投稿者に字数を減らすようにお願いした例があります。紙・フロッピー投稿分については、字数で長さを規定し、違反した場合には投稿を無効にするか強制的に文書を切るなどの措置をとることを明記することをお勧めいたします

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