医学情報・医療情報 UMINオンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


3.運用の方針等
3-1. どうしてUMINでオンライン演題登録サービスを行っているのでしょうか。

主たる目的は、大学(国立大学)の経費の削減のためです。もちろん各学会の学術情報の電子化の支援という意味もあります。学術情報は、研究教育機関にとって不可欠な情報ですが、電子化されていない学術情報の保管・閲覧はコストがかかり、不便です(研究者が学術情報の検索・閲覧の時間使うということは研究に要するコストの問題に還元されます)。研究者が相互協力することによって(そうした相互協力をUMINが支援することによって)に、インターネットで無料で学術集会書誌情報データベースを提供することが可能になっています。このデータベースを全国立大学が購入した場合と比較して、UMINがオンライン演題登録につかっている経費は十分ペイしていると考えます。
3-2. オンライン演題登録サービスは、UMINの業務でしょうか、それともボランティア活動でしょうか。
UMINの業務です。決してボランティア活動ではありません。可能な限り、ご要望には応えるようにしておりますし、お約束した事項の期限も厳守するようにしております。
3-3. 郵送による演題登録を認めていない(インターネットでしか演題を受け付けない学術集会)がありますか。
UMINセンターで把握している範囲では、平成11年9月1日現在の以下の学会が郵送による演題登録を受け付けていません。

・日本循環器学会総会
・日本小児科学会総会
・日本内分泌学会総会
・日本消化器外科学会総会

3-4. 演題募集要項を作成する上でどのような点に注意したらよいでしょうか。
演題募集要項作成上の注意点をご参照ください。
3-5. オンライン登録できない人のために、紙またはフロッピーで演題・抄録を集める方法をとりたいと考えています。何か注意しなくてはならない点はあるでしょうか。
オンライン登録では、演題名、共著者数、所属機関数、抄録の長さが自動的にチェックされますので、演題登録上の制限事項を守らない演題・抄録は登録できません。しかしながら、紙やフロッピーではこれが可能です。例を挙げれば、所定用紙に小さなフォントを利用して文字数の多い抄録を書くことも可能です。従って、所定用紙登録分についても、制限事項を守らないものについては、自動的に不採択にするか、学術集会事務局で抄録の文字数を超えた分は切る等のアナウンスが望ましいと考えております。ただし、オフライン分は今までの実績では多くとも2割以下ですので、学術集会事務局が労力を厭わなければ、個別に連絡をとって書き直してもらっても対応が不可能というわけではありません。
3-6. オンライン登録分については演題受理や採択の通知は必要ないそうですがいかがですか。
オンライン登録分については自分でサーバ上に登録されたか確認することが可能です。また採択演題の発表についても、何月何日までにホームページ上で発表としておけば、郵便で送る必要はないと思います。オンライン登録する人はホームページを見ることができます。もちろん紙やフロッピーで投稿した方には郵便での受理通知・採択通知は必要と思われます。オンライン分についても、受理通知や採択通知を郵便で送付したい学会は、ご相談ください。
3-7. オンライン登録分については電子メールで演題受理や採択の通知をしたいのですが。(採択通知メール)
UMINでは、採択者に一括して採択の電子メールを送付する機能を用意しています。ただし、演題受理及び採択の通知を電子メールでのみ行うことは推奨しておりません。演題受理および採択通知を電子メールで行う場合には、以下の(1)、(2)のように、別の手段でもアナウンスされることをお勧めいたします。

理由は下記のとおりです。

1.メールによる連絡不確実性

1)メールアドレスの入力ミスの場合には届かない
2)メールアドレスの事後変更に場合には届かなくなる
3)メールサーバの障害等の場合には届かない

2.正しく届いているかどうかの確認が難しい

上記のため、たとえ電子メールで連絡しても、ホームページへの掲載等の別の手段での連絡が必要になります。UMINセンターでは下記によって演題受理、採択の連絡をすることを推奨しております。

    (1) 演題受理の通知

    オンラインによる登録番号の確認による。登録番号は、一番最後になって表示され、登録番号が発行されたということは演題登録(受理)処理が終わったことを意味します。従って、「演題受理通知は、登録番号の発行に代える。抄録の修正や今後照会に必要なので必ず登録番号はメモしておくこと」とアナウンスするのがよいと思います。

    (2) 演題採択の通知

    採択についてはホームページでの採択演題の掲示(予めX月X日頃に掲載とアナウンスしておきます)によって行うことをお勧めいたします。確実な上、手間もかかりません。学会や専門分野で、このやりかたを習慣とすることをお勧めいたします。

採択通知メールの送信方法はこちらをご参照ください。
3-8. 電子メールでの採択通知の内容をおしえて下さい。
UMINでは、演題受理及び採択の通知を電子メールで行うことは推奨しておりません。
  理由はこちらをご参照ください。

採択通知メールの送信方法は、以下になります。

※採択通知メールの一括送信をしたい場合は、管理画面において採択処理まで完了後、UMINセンター迄ご連絡ください。
※採択となった全演題にメールを一括送信いたします。(不採択、取り下げ演題には送信されません)
※但し、下記の点にご留意ください。
 ・インターネットのメールは、その仕様上、相手に届くことは保証されておりません。
  何らかの原因で届かない可能性があることをご承知おきください。
 ・不採択メールは送信できません。
 ・メールの件名は“採択通知 [10021]”となります。件名の変更はできません。
  *数字は登録番号
 ※問い合わせ先を入れるなど、メッセージの多少の修正は可能です。
  修正可能な箇所は、データの前後、『この演題は採択されました。』と『詳細および採否確認は~』の部分になります。

デフォルトの設定は下記の内容になります。
*********************************************************

第50回日本○○○学会演題登録

この演題は採択されました。

 登録番号 xxxx  
 演題番号 xxxx  
 演題名  xxxx  
 所属機関部局名 xxxx
 筆頭著者名姓  xxxx
 筆頭著者名名  xxxx

 詳細および採否確認はホームページ(http://~)をご参照下さい。

*********************************************************

3-9. 演題締切日は、適当な期日に設定してよいでしょうか。
土日、祝祭日の前後でない日(前後に祝日のない火曜日、水曜日、木曜日)の日中で設定してください。締切を1週間遅らさざるを得なくなっても学会の開催に支障がおきないような日程でお願いします。また例年10月末または11月の初めの休日に定期点検のための停電がありますのでご参考にしていただくようお願いいたします(締め切りの2,3日前の休日に停電があっても今までの例ではホームページに適切に情報が掲載されれば大きな問題は生じていません)。どうしてもこの条件にあわせられない場合にはご相談ください。これらの条件が望ましい理由を以下にご説明いたします。

締切日を平日昼間にする理由

その1
演題の締切までに充分な期日がある場合には、システムに障害が起きても学会員は落ち着いて対処が可能です。しかしながら、締切間際に障害が起きた場合には、直ちに対策(障害からの復旧、登録期間の延長や復旧の見通しのアナウンス等)をとらないと大きな混乱が生じます。また演題登録は締め切り直前に集中しますので、比較的トラブルが起こりやすいのがこの時期です。休日または深夜に締切を設定しますと、この時間にUMINセンターのスタッフがUMINセンターで待機している必要があります。また学会関係者もオンコールで各種対策の連絡がつくようにしている必要があります。これはお互いに大きな負担になります。月曜日の昼間に締め切りを設定すると、休日の間にトラブルが起きた場合に大きな混乱を引き起こします。会員は翌日の昼間が締め切りなのに登録できないので、締め切りが延長されるのか、それとも登録はもうできないのか問い合わせをして確認したいと考えます。このため学会担当者は、休日も連絡が付くようにしておく必要が生じます。金曜日(休日の前日)に締め切りを設定すると締め切りの延長した場合に、休日にかかってしまいます。ところが休日明けに締め切りを変更すると先にご説明したような問題が生じますので、結局火曜日が締め切りにせざるを得なくなります。

その2
東大病院では、電源設備の定期点検(通常10月末から11月始め)または改修・増強工事等で定時停電することがあります(事故ではなく、事前に予告された停電です)。停電の日程が通知されるのが遅れる場合があり、1週間前になって通知されることもありました(この点は改善を申し入れています)。今まで定時停電は、すべて土日に実施されてきましたので、締め切りを平日昼間に設定すれば、停電と締め切りが同じ日になってしまうリスクをなくすことが可能です(東大病院の診療・教育・研究に支障をきたすため、特に緊急性を要する作業でない限り、定時停電は今後も休日に設定されるはずです)。

1週間締切が遅れても学会開催に支障が起きないようにする理由
オンライン登録には、いろいろなトラブルが考えられます。インターネットの信頼性は最近向上してはおりますがまだトラブルが起きています。UMINセンターのコンピュータの障害や停電等の障害が起こる可能性もあります。トラブルがあることもあるので、早めに登録して欲しいということやトラブルがあっても学会として責任は負えないということを会員にいっておく必要はありますが、トラブルのために投稿ができなかった学会員への配慮も必要と思われます。このため、障害等の状況に応じて、適宜登録期間の延長ができるようにしておくことが必要と考えます。目安としては1週間です。今まで1週間以上インターネットが停止したという事件はありません。ローカルな問題として、ある大学の学内LANの入れ替え時のトラブルのために締切予定日の前後2日間同大学内からアクセスできないという事件が実際にありました。この大学からはまとまった数の演題登録がありましたので、学術集会事務局と交渉して締切を延長してもらうことができました。しかしながら、演題が1題しかでないような施設でこのようなトラブルが起こるとなかなか締切を延長してもらうように交渉することは難しいと思います。学会担当者は早く締め切たいところだと思いますが、特に障害の情報がなくても、1日程度はルーチンで延長した方がよいというのが私どもの考え方です。

3-10. 演題登録の締切日を変更したいのですが、どのような申請を行えばよいのでしょうか。
演題登録の締切日を変更されたい場合には、その詳細が決定次第、UMINセンターまでご連絡をいただくのみで構いません。

尚、ご連絡をいただかなくても自動的に締切り処理が行われ演題登録が中止になるという事はございませんが、UMINでの管理の関係上ならびに、演題登録システムをご利用の学術集会様におきましては、こちらのページにて情報を公開しておりますので、予定に変更がございましたら、必ずご連絡をいただきますようお願い致します。
(内部的な締切日延長であり、情報を公開されたくない場合には、その旨ご連絡をいただければ外部への公開はいたしません。)

3-11. 締め切りの後に追加登録・修正の必要が生じてしまったのですが、もう一度再開できないでしょうか。
演題登録システムの管理者用画面からは締め切り後も演題・抄録の追加登録・修正が可能です。(追加登録の際は、紙代理登録用画面をご利用ください。)尚、一般会員からの演題の申込を再開したい場合には、演題登録システムの管理用画面から締め切りを解除することもできます。
3-12. 招待講演(シンポジウム、特別講演、教育講演等)で、抄録の文字数が一般演題よりも長い(短い)ものを少数登録したいのですか。
招待講演、シンポジウム、特別講演、教育講演等で一般演題よりも長い(または短い)抄録を登録したい場合には以下のように対応しております。

・ある程度まとまった数のある場合(最低300題以上ある場合):専用の登録画面を別途作成いたします。

・少数の場合(300題以下):電子メール、フロッピー等で別途収集して、紙代理登録用画面から代理登録願います。(ただし、代理登録用画面の文字数の制限を解除する必要がございますので、UMINセンターまで、ご依頼ください。)管理用画面からですと、字数制限を越えている場合、警告が出て登録することが出来ません。

3-13. 演題登録期間はどの程度とればよいでしょうか。
1ヶ月もあれば十分だと思います。今まで経験では、演題の70%は締切の3日前以降に登録されます。また登録開始からしばらくはほとんど登録がありません。あまり長くしても意味はないと考えています。締切をいつにするかの方が会員にとって重要ではないでしょうか。
3-14. 国際学会を日本で開催しますが、国際学会の演題抄録収集に使ってもよいのでしょうか。
英語の抄録や入力フォームに関しては、英文の演題・抄録について別項を設けてありますので、そちらをご参照願います。英文での演題・抄録収集には実績もあり、問題はありませんが、学会毎に若干入力項目や解説が異なりますので、既存の英訳のない部分については翻訳の必要が生じます。この作業は学会側でやっていただきます。

国際学会の場合には、一度切りという場合がほとんどだと思います。ある程度以上の規模のある国際学会か、または継続的に運用していいただけるのであればお受けできます。継続的に運用ということは、次回以降に海外で開催になっても使っていただけるように提案をいただくということです。学術情報の効率的な収集と電子化のための、国際貢献ができれば光栄だと考えております。ただし、日本側にも今後海外の関係者とUMINの間の仲介はしていただく必要があります。

3-15. 英文の演題・抄録の登録も可能でしょうか。
可能です。システムオプション設定シートは、現在英文での抄録収集も想定したものになっております。 以下の点に御留意ください。
  1. 英文の場合には、演題名、抄録の長さは、Word数また半角文字数のどちらかで制限ですることになります。制限方法を決定しておく必要があります。演題名、抄録の長さを半角文字数で制限する場合には、スペース等も含めた文字数で、単純に日本語の文字数(全角文字数)の2倍または3倍までの文字数(どちらかを指定していただきます)の演題名、抄録の入力が可能なように設定可能です。
  2. 英文入力の場合でも、演題登録画面の解説等を日本語にする(日本人が英語で投稿する場合等)か英語にするか(外国人も投稿する場合等)か決定する必要があります。
  3. 既に英文の演題登録画面(説明・解説及びエラーメッセージ等もすべて英文)は、第64回日本循環器学会総会用に作成されたものがあります。これを同総会会長(香川医大松尾教授)のご好意で他の学会も無償でこれを活用させていただけることになっております。つまりほとんどの部分では、新規の英訳は必要がありませんが、画面の説明・解説や使用する機能は各学会によって若干違いますので、一部に新規英訳の必要が生じると思われます。英訳の部分は学会側で作業をお願いいたします。また作成した英訳の部分は他の学会でも使えるようにご配慮をお願いしております。
3-16. 英語モードと日本語語モードの違い(プログラムの動作の違い)について教えてください。
文書量の数え方の違いだけです。日本語モードでも英語での入力は可能です。入力フォームの上の入力項目名・解説文を英語で書くか、日本語で書くかとはまったく別に指定できます。つまり英語モードでも、入力フォームの上の入力項目名・解説文を和文にできます。

日本語モード英語モード
文の長さの数え方全角文字換算で指定(最大500文字まで等)
*半角文字は、半角文字:全角文字数換算を3:1(印刷会社が通常利用)または2:1(会員にわかりやすい)で指定可能です。
word数で指定(最大200 wordsまで等)
全角文字入力可能不可能
3-17. 演題抄録登録フォーム上の項目・解説等での日本語・英語の利用と、登録プログラムの英語モードと日本語モードとの組み合わせについて教えてください。
演題抄録入力フォーム上の項目名・解説文等とプログラムの動作(英語モードと日本語モード)は、別にできます。国内学会で、日本語と英語のどちらで投稿してよい場合には、プログラムの動作モードは日本語モードで運用するのが通例です。この場合、英語抄録は、「半角換算で何文字まで」という形で長さを指定します(何wordという形の指定ができない)。日本人であればこれで意味はわかると思います。英語セッション等の「英語でしか投稿できないカテゴリー」を設ける場合には、英文専用の画面を作成することもあります。欧米人が投稿する場合には、「XX charactersまで」という長さの制限方法(日本語モードでの指定方法)にはなれていないために、英語モードの利用が望ましいでしょう(国内に居住する欧米人は問題ないと思いますが)。

演題抄録入力フォーム上の項目名・解説文等プログラムの動作モード運用の例
日本語のみ日本語モード国内学会で日本語の抄録を集める
国内学会で日本語と英語(混在)の抄録を集める
英語のみ日本語モード*この組み合わせは通常利用しない。
日本語・英語混在(例:筆頭著者[First auther])日本語モード国内学会で日本語と英語(混在)の抄録を集める
日本語のみ英語モード国内学会で英語の抄録を集める
英語のみ英語モード国際学会で英語の抄録を集める
日本語・英語混在(例:筆頭著者[First auther])英語モード国内学会で英語の抄録を集める
3-18. 演題・抄録の著者及び共著者が学会に所属しているかどうか確認したいと考えています。どうするのがよいでしょうか。
登録されたデータは、エクセルやロータスで読める形式でダウンロードできますので、会員名簿と同じ順番に並べ替えることができます。そうすれば名簿と比較することが容易にできます。通常あいうえお順になっているかと思いますので、氏名の読みかなを必須にしていただければ簡単に並べ替えができます。同姓同名の場合に確認が困難ですが、会員番号を必須する方法もあります。しかしながら、締め切り間際で登録したい場合に手元に会員名簿がないと登録できなくなってしまいます。自分はともかく共著者の会員番号を調べるには会員名簿が必須です。著者にとって、会員番号を探して入力するのは面倒ですし、急には見つからない場合もあります。実用上氏名・読みかなで十分というのが私どもの印象です(このように書いているのは、最初に会員番号を必須にして後から必須にしないように変更する学会がいくつかあったからです)。学会員は専門分野が同じ場合が多く、所属機関がわかれば同一人物かどうかの区別はすぐにつく場合がほとんどだからです。どのように運用するかは、学会側でご判断願います。

この問題の最終的な解決方法は、学会会員全員をUMINに登録することです。そうすれば自動的にチェックすることが可能になります。

3-19. テスト版、本番用の準備ができたかどうか、またテスト版、本番用のURLはどうやって確認したらよいのでしょうか。
画面を作成次第、URLをメールにてご連絡しております。また、運用状況・運用予定一覧(業務向け)[登録者限定]に掲載致しますので、お問い合わせ前にまずご確認願います。もし準備が遅れているようでしたら、endai@umin.ac.jpまでご照会ねがいます。尚、本番用の画面は学会事務局側よりテスト画面でのテスト終了のご連絡をいただいてからの作成となります。
3-20. テスト(練習)版は必ず会員に提供しなければなりませんか。また本番用の提供が始まってからもテスト(練習)版のリンクを続けなければなりませんか。
テスト(練習)版を必ず会員に提供しなければならないということはありません。実際には一般会員でテストする人の数は多くはありませんので、むしろ学会事務局で十分にテストしていただいた方がよいかもしれません。テスト(練習)版を提供した方が、「事前に練習させて欲しい」とかいう要望を事前に満たすことができること、「テスト期間中に必ず問題点を指摘する」と宣言しておくことによって、会員側の不備で登録ができない場合の批判を免れることができる等のメリットがあります。

テスト(練習)版の提供による不利は、テスト(練習)版に間違えて本登録してしまう(またはテスト版に登録したことで登録した気になってしまう)人が出ることです。これは、本番が始まったら、本番へのリンクは大きく目立つようにすることや、テスト版は直接リンクせずに「テスト版ですが利用を続けますか。」等が記載されたページを介在させることによって防止が可能です。

3-21. 演題抄録登録システムの学会側の管理者用のIDについて教えてください。
 演題登録システムの管理には、専用のUMIN ID(管理用UMIN ID)を5つ発行いたしております。これを利用して管理していただきます。運用方法は下記をご参照ください。
 本システムの運用開始当初は、各年度毎に個別に特定の方のUMIN IDを利用して管理していただいておりましたが、毎年設定を変更するのは煩雑なため、演題登録システム専用「管理用UMIN ID」の運用に変更いたしました。
 なお、管理用UMIN IDの運用方法は、ELBIS-ACS運用開始に伴い2005年10月より以下に変更になりました。詳細はこちら
 具体的な発行状況は、演題登録関連で発行している管理用UMIN ID一覧 [登録者限定]をご参照ください。
 関連資料はこちらの『管理用UMIN ID利用のご案内』をご参照ください。


管理用UMIN IDの運用方法と種類

管理用UMIN IDは、同一の学術集会毎※1に発行いたしており、これを継続利用いたします。
*但し、大会までの準備期間が次の大会と重なるような場合(年2回開催などの場合)には、[春の開催用、秋の開催用] または、[奇数回大会用、偶数回大会用] などのように別々に発行している場合があります。現在、同一学術集会で複数発行されている学会は こちら になります。
のすべてのIDは演題登録システム管理者用の各画面へのアクセスが可能です
の【IDの説明】は便宜的に決めています。運用方法は学会(学術集会)事務局様の判断で自由にお決めいただきご使用ください。
は、学会本部事務局専用となっております。必ず、学会本部事務局様にお渡しください。
次の大会担当者様へお引き継ぐIDは、の4つのみです。
(学会本部事務局様が5つとも管理されている場合は除きます。)

ID保管者 IDの説明 UMIN ID
(xxxは学会の英字略称)
電子メール機能 MLメンバー
変更権限
ELBIS-ACS
利用権限
学術集会
事務局
学術集会代表用 xxx-office (又はxxx-admin,xxx-acd) 有り
学術集会事務局の電子メールアドレスとしてご利用できます
有り 有り
学術集会事務局用 xxx-comm (又はxxx_comm-acd) 無し 無し 有り
学術集会運営業者用 xxx-conv (又はxxx_conv-acd) 無し 無し 有り
学術集会抄録集印刷業者用 xxx-print (又はxxx_print-acd) 無し 無し 有り
   
      
学会本部
事務局
学会本部事務局用 xxx-hq (又はxxx_head-acd) 有り
通常の電子メールアドレスとしてご利用できます
有り 有り

※1.同一学術集会とは、第23日本悪性腫瘍学会総会を去年行ったとすると第24回日本悪性腫瘍学会総会のことを指します。同じ学会が開催していても、学術集会の規模や位置づけが異なるものは違う学術集会とみなします。例:日本悪性腫瘍学会関東地方会等