会員の便宜

ニュースレターや学術集会の案内が散逸してしまう。学会誌を送ってもらっても置く場所がない。 また段ボールに入れてしまっておくと必要なときに取り出せない等の話をよく聞きます。 インターネットを利用できる人は非常に増えています。 電子化することによってインターネットを利用できる会員の利便性は、 保管場所の節約・検索システムよる検索の容易性によって著しく増します。

経費の削減

オンライン演題登録システムでの、オンライン登録率は平均90％程度になっています。 既に「オンラインでしか演題を受け付けない」学会が複数でてきています。 会員の数が１万人として、紙ベースでニュースレターや学会誌が欲しいという人と オンラインだけでよいという人の割合が50%であると仮定してみましょう。 学術刊行物は第四種郵便として、特別料金になりますが、郵送料は100gまでだと35円です。 これを年６回送っていると仮定すると、この学会では約105万円の郵便代の節約になります。 これには、住所ラベルの印刷・添付や袋詰めの経費、印刷部数の減少による料金低下は含めていません。 また臨時にはがきを１通会員に送ると仮定するとこの経費が、はがき１枚50円として25万円になります。 これにははがきの印刷代は含みません。 オンライン会員が増えれば増えるほど、会員に送付しているサービスの件数が多ければ多いほど節約の程度は増します。 最終的に、印刷物をなくすことができれば経費の節約は大変なものになります。

メリット

・ソフトが無償です。
ソフトはＵＭＩＮで開発します。ソフトはオンライン演題登録システムと同様にすべて一本で、各学会用にカスタマイズして使うことができるように設計いたします。このため無償提供が可能になっております。

・サーバの運用経費がかかりません。
ＵＭＩＮは国立大学病院業務やその他の目的でたくさんのサーバを運用しております。本サービス用のサーバはこれらのサーバのうちの１つになります。ＵＭＩＮとしてはサーバを一台増やしても、追加の運用経費（マシンの操作やバックアップをとる等の運用経費やマシン室・空調等の設備経費）はほとんどかかりません。 学会単独では、３００ー５００万程度の安価なワークステーション（サーバ専用機と比較して信頼性が低い）で運用されることになると思われますが、ＵＭＩＮでは数千万程度のサーバ専用機で運用いたします。

・UMIN IDとパスワードが１つで参加しているすべての学会のサービスが利用できます。
もし学会毎に会員制サーバを運用して、会員にサービスを始めたらどうなるのでしょうか。通常、医学研究者は、複数の学会に入っています。学会毎にUMIN IDやパスワードが必要になります。これは、非常に煩雑です。

・ソフトの使用法の習得が楽になります。
ＵＭＩＮのオンライン学会情報サービスは、オンライン学会抄録登録システムと同様に多くの学会の参加が見込まれています。通常医学研究者は複数の学会に入っています。各学会がバラバラにシステムを作ると操作法がバラバラになって会員にとって不便です。

・他の分野の学会と会員情報の共有できます。
複数の学会で会員情報の共有ができます。学会員の勤務先、住所は、各学会とも共通に使用します。例えば、会員が住所を変更すると、その会員が所属している学会へ申告している住所がすべて変更になります。会員にとって利便性が増すとともに各学会の作業も減ります。

デメリット

デメリットは運用方法・ソフト仕様が自由にならないことです。しかし、このデメリットはほとんど問題になりません。これは以下のような理由からです。

・運用時間・運用形態を自由に変更できない
ＵＭＩＮで実現されている運用時間・運用形態（原則停止なしの年365日運用、140 Mbpsの高速な外部接続速度、サーバ専用機・RAIDディスク使用、毎日のバックアップ作業）は十分に質が高いといえ、これ以上求める必要はないと思われます（銀行並みの安定性や信頼性が必要であれば別ですが）。

・ソフト仕様
オンライン演題登録と同様に必要な項目等はすべてカスタマイズ可能なように設計しております。また可能な限りすべての学会のニーズを取り込んで新しい機能に加えるように運用します。
考え方を変えてみると、ソフトの仕様が同じということは逆にいうとどの学会のシステムも似ているということです。医学系の研究者は通常複数の学会に入っていますので、似ている方が各会員にとってはメリットが大きいのです。
学会情報サービスは、会員性ホームページやメーリングリストを主体とした運用になると思いますが、ホームページや電子メールは学会側で自由にデザインできますので、会員名簿管理システムや学会誌・学会抄録検索システムの仕様が同じであっても、会員にはそっくりというイメージはあまり浮かばないと思います。

1. 現在、学会で持っている会員情報をエクセル・ロータス等の表計算ソフトの形式でUMIN側に頂く(最低限必要な情報は「氏名の漢字表記と読み仮名」ですが、同姓同名の確認のために詳しい情報があった方が作業が容易になります。下記「一括登録に必要な情報の項を参照下さい。）
2. UMIN側で学会から頂いた情報から、既にＵＭＩＮに登録がされていないかどうかをチェックする。既に登録されている人と同一人物である可能性のある人のリストを作成する。
3. 学会側で、上記のリストをもとに、同一人物であるのかどうか調査して、学会員のうちで既にＵＭＩＮに登録されている人のリストを確定する。
4. ＵＭＩＮ側で、未登録者の一括登録を行い、更に当該の学会に所属しているというフラグを立てる。また既登録者については、当該の学会に所属している人に当該の学会に所属しているというフラグを立てる。
5. 未登録者については、１）UMIN IDとパスワードが記載された登録通知書、２）案内書（ＵＭＩＮに初めて登録された方へ−一括登録者用）、３）郵送先の氏名・住所一覧（料金別納郵便で一括送付する際に必要）をまとめて学会にお渡ししますので学会側で発送をお願いいたします。別途学会側で案内書を作成して、同封する方が会員にとって親切だと思います。
6. 一括登録された人は、初めてＵＭＩＮにログインしたときに一括登録で足りない情報をオンラインで入力する（この時点でＵＭＩＮへの登録が完了します）。既登録者は既に登録されているので作業はないはずですが、平成１１年９月１９日に利用者データベースの入れ替えをしており、この時点より前の新規登録者は新利用者データベースで必要な情報を追加する更新作業が必要になります。平成１１年９月２０日以降の新規登録者は何も手続きの必要はありません。

１回目通知、 ２回目通知（ワード形式 １回目通知、２回目通知）

新規会員がUMINに登録している場合−＞学会事務局側で、当該利用者が貴学会に所属しているフラグを立てられるようなっております。
PDFファイル：学会権限付与方法

学会入会申込システムも開発予定ですので、ＵＭＩＮと学会を同時に入会することも可能になります。この場合、住所と氏名等は１度だけ入れれば両方に入会できるよういたします。

アクセスできない場合には、まず １）UMINの登録者用ホームページにアクセスできるかどうかご確認ください。このページは、正しいUMIN IDとパスワードを入力すれば、UMINに登録している人は全員にアクセス可能です。アクセスできない場合には、UMIN IDかパスワードが正しくありません。［2.一般用パスワードについて　⇒　1.パスワード文字列を忘れた］からパスワード更新申請を行って下さい。 ２）上記１）がうまくいった場合には、UMIN IDとパスワードはあっていますが、学会側からアクセスの権限が付与されていません。学会事務局宛て（電子メール xxxxx@yyyy.zz.jp)にご連絡願います。

２）その他、問い合わせの数を減らすために以下の事項の記載をお勧めいたます。

1)ご質問の前に、まずFAQ(一般利用者用)をご確認願います。 2)障害時は、UMINホームページに１番最初に情報が掲載されるのが通例です。アクセスできない場合には、まずUMINホームページをご確認ください。

原則全員（登録を拒否した人を除く）を登録する場合には、会の総意を代表する機関（理事会、総会、評議委員会等ですが、会によって異なると思います）で正式に決定する必要があると思われます。

・希望者のみが利用する場合 希望者のみが利用する場合には、必ずしも学会の総意は必要ないと思われます。希望する人は登録し、希望しない人は登録しなければいいだけですので。もちろん会員に案内を出すわけですから、代表者や事務局の承認は必須でしょうし、理事会等の承認を得ておいた方がよいと考えます。学術集会の抄録等のアクセス制限に利用するために、学術集会の代表者の権限で希望者にUMIN ID登録を呼びかけた例は数件ございます。

・OASIS利用は、理事会・総会等の公式の機関の承認を得た学会の総意であること。
なぜ登録されたか等の問い合わせを減らすためです。

・学会情報サービス(OASIS)の内容
−＞UMINホームページからコピーして差し支え有りません。
OASISとは、何か等についての問い合わせを減らすためにです。

・UMIN未登録者には、新たなUMIN IDを学会から送付すること。

・UMIN既登録者には、取得済みのUMIN IDをそのまま利用できること。

・質問等について、学会事務局で受け付けること
UMINセンターでは直接質問をお受けできません(特になぜOASISの利用を始めたか等の質問等）。

・UMIN既登録者で、UMIN IDまたはパスワード（もしくは両方）を忘れた場合の手続き
学会事務局に依頼すれば再交付が受けられること。

１）会員宛ての事前周知

会告などを複数回行って、UMINに登録した旨を周知しているでしょうか。もし周知されていないと、勝手に登録されたので事情が知りたいという問い合わせがたくさんきて対応に追われてしまいます。配布前に周知の状況をご確認願います。

２）会員宛ての通知書の同封

UMINからのUMIN IDとパスワードの他に、学会が独自に作成した会員への案内を同封する必要があります。そうしないと、問い合わせがたくさんきて対応に追われてしまいます。

３）会員制ホームページに掲載する情報の整備

UMIN IDとパスワードが配布された時点で、会員制ホームページに何も掲載されていないと、会員はアクセスをしません。そして、UMIN IDとパスワードを忘れてしまいます。その後しばらくたってから、会員が見たいと思うような情報を掲載すると、UMIN IDとパスワードを忘れてしまったという問いあわせがきて対応におわれてしまいます。ですから何か最低１つは会員制ホームページに掲載しておく必要があります。OASIS利用の学会は、オンライン演題登録を利用しており、すぐに掲載できる適当な情報としては、この抄録を会員専用に提供するのがよいと思います。

・学術集会抄録・学会誌検索システム
学術集会抄録・学会誌のフルテキスト検索が可能です。
・オンライン学術集会抄録・学会誌投稿・査読システム
学会誌のオンライン査読機能（学術集会抄録のオンライン査読機能は現在でもご利用いただけます）については、現在仕様を検討中です。
・文書表示・検索システム（ニュースレター等の通知・案内用）
ニュースレターや交流誌の提供用です。
・電子掲示板システム（会員相互交流用）
会員専用の電子掲示板がです。

会員情報の保守・管理には２つの方針がありえます。１）UMIN上のデータベース（OASIS)を原本とする方法と２）別途会員管理用のデータベースの原本を持つ方法です。UMIN上のデータベースを原本とする場合には、UMIN上のデータベースに会員情報を逐次登録・更新する方法がとられます。別途会員管理用のデータベースの原本を持つ方法をとる場合には、以下のような運用オプションの組み合わせが考えられます。

UMIN新規登録と学会所属フラグのみ	逐次登録・更新
上記以外の会員情報	逐次登録・更新

UMIN新規登録と学会所属フラグのみ	逐次登録・更新
上記以外の会員情報	逐次登録・更新及び定時一括更新・登録の組み合わせ

UMIN新規登録と学会所属フラグのみ	逐次登録・更新
上記以外の会員情報	定時一括登録・更新

UMIN新規登録と学会所属フラグのみ	逐次登録・更新
上記以外の会員情報	保守・管理しない

UMIN新規登録と学会所属フラグのみ	定時一括登録・更新
上記以外の会員情報	定時一括登録・更新

UMIN新規登録と学会所属フラグ（当該学会に入っていることを示す印）については、会員制ホームページにアクセスしたり、メーリングリストのメンバーとなるために保守・管理が必要ですから（会員として学会から情報サービスを受ける権利に関係するので）、逐次登録・更新が望ましいのですが、その他の情報については学会としての方針で決定する必要があります。UMIN新規登録と学会所属フラグ以外の情報を保守しないという方針に奇異な感じを抱く方がいらっしゃるかもしれませんが、もし電子メール・会員制ホームページでのみ会員に情報を提供する場合には、UMINアカウント(電子メールアドレスにもなっています)さえあれば会員に連絡がつくはずですので、自宅住所・勤務先等を学会がコストかけて管理する必要はないという考え方もできます。

一方で、学会内の「希望者」だけというやりかたもあまり推奨いたしません。インターネットの普及はどんどん広がっており、数年以内に医学・生物学系研究者はほぼ全員が使うようになると思われるからです。バラバラと登録者を逐次新規追加していくよりも、最初から一括して登録してしまった方が労力が掛かりません。

どうするかは、学会毎の判断ですが、１）会員全員に登録をお願いする、２）登録を拒否した人以外は原則として登録するという方針がよい思われます。大切なのは「経済の原理」だと思います。登録してくれた方が学会としては、コストが安く済むはずでから、会費に差をつける方法がよいと思います。その上でどうするかは各個人の判断になります。

1. 学会毎にUMIN IDとパスワードが必要になる不便さ
   １種類のUMIN IDとパスワードでは、各学会毎にUMIN IDとパスワードが必要です。通常、医学系の研究者は多くの学会に入っていますので、これではたくさんのUMIN IDとパスワードを覚える必要があります。これば不便です。会員を登録すれば、会員は同じUMIN IDとパスワードで自分の入会している学会の情報サービスだけを利用できます。
2. 不正利用の問題
   １種類のIDとパスワードでは、誰がアクセスしているかわかりません。このため、例えば学術雑誌の全文または全会員名簿の不正なダウンロード（通常読む場合にはこのような読み方はしないはずです）した場合に誰がやったのかわかりません。このような運用方法は危険です。また会員全員にUMIN IDとパスワードがあれば、特定の人だけ緊急にアクセスできなくする運用も容易です。
3. OASISの会員管理・通知機能が利用できない
   １種類のIDとパスワードでは、OASISの会員管理機能・通知機能（名簿作成、メーリングリスト作成）が利用できません。

1. UMINセンター内で作業が必要であること。
2. 保守作業等が、UMINの担当者が在室している時間に限定されること。
   （平日、土日祝日の午前９時ー午後５時まで。平日は、通常残業している人がおりますので、
   個別交渉でもう少し遅い時間まで作業できます）

UMINのメールアドレス宛であれば、会員は学会に届け出なくてもオンラインで電子メールの転送先を変更できます（またはUMINのメールサーバを利用するということも可能です）。所属している複数の学会でUMINのオンライン学会情報サービスを利用していれば１回変更ですべての学会のメールが転送先に転送されるようになります。

学会事務局では、UMINの電子メールアドレス宛に学会関連情報は送付すると決めておけば、会員がUMINのメールサーバまたは転送先のメールサーバで読んでくれます。会員のメールアドレスを管理する必要はありません。適切な転送設定をしないのは会員側の問題になります。

１万人もの人で議論を行うためには、メーリングリストではなく、電子掲示板（ニュース）の方が一般的です。議論が始まるとものすごいメール量になる可能性があり、通常のメールのやりとりができなくなってしまうからです。また電子掲示板（ニュース）では情報が参加人数分複製されることがないので、ディスク使用量も膨大になりません。

対策として、会員に印刷物等を利用して、１）学会の連絡はUMINのメールアドレスに宛てに送ること、２)必要に応じて会員が普段利用しているメールアドレスに転送すること、３）メールが届かないのは会員自身の設定が問題であることを繰り返して広報する必要があります。学会で会員の正しいメールアドレスを常時把握しておくのには相当な労力がかかります（年間約１５％の人が、プロバイダーや勤務先の変更でメールアドレスを変更します）。会員宛ての通知は、UMINのアドレス宛てに送付すると決めて、転送先の設定は会員自身でやることを慣習とすれば、労力が相当に節約できます。慣習をつくるまでに、繰り返して何度も広報することが必要です。

ホームページのデータ：アップロードした後も手元にコピーを残しておく。
電子メールデータ：会員宛てに送付したもののコピーを手元に残しておく。
会員名簿（会員個人情報）：学会事務局側でダウンロードできるようにいたします(準備中：現行では一部データののみダウンロード可能）。
電子掲示板の情報等：学会事務局側でダウンロードできるようにいたします（準備中）。