オンライン学術集会演題抄録登録システムFAQ(学会担当者用)


まず初めにお読みください。


オンライン学術集会演題登録の運用新規受け入れの制限の緩和について

新規運用開始の最低予想演題数を180題から100題に引き下げました。尚、継続利用については、演題数の数にかかわらずすべてお受けしております。また地方会については、演題数が少ない場合でもお受けしております。
詳細はこちらをご参照願います。
  1. UMIN事務局として、特に学会側に気をつけて欲しいと思うことが何かあるでしょうか。

    特にお願いしたいことは以下の2点です。

    1)FAQをよくお読みください。
    皆様から頂く質問の大部分は既に本FAQに掲載されております。事前によくお読みくださいますようお願いいたします。

    2)学会運営業者、前回の学術集会の担当者、学内・院内の利用経験者等に是非ご相談をお願いいたします。
    本システムの運用は特に難しくありませんが、はじめてですと途惑う場合もあると存じます。利用経験者のお話をする機会を設けていただければと存じます。学会運営業者主な印刷業者は既にほとんどの業者が経験がございます。学内・院内の利用経験者については、こちらでご確認ください。

    3)演題登録用のID・パスワードを打ち合わせ用のメーリングリストのアドレス
    継続利用の場合には、演題登録用のID・パスワードを打ち合わせ用のメーリングリストのアドレス必ず前任者より、引き継いでいただけますようお願いいたします。

    4)学会として、学術集会の演題投稿規定等を決定し、学術集会毎の変更を避けるようにご検討願います。
    毎年のように学術集会の演題投稿規程を大幅に変更する学術集会もあるようです。こうしたことがおこるのは、投稿規定が毎回の学術集会会長の裁量となっている学会です。大幅に投稿規定が変わりますと、システムは新規作成とあまり変わらなくなります(紙の申し込み用紙ほどには簡単に変更はできません)。是非、毎回の学術集会単位でなく、学会として投稿規定を一貫させることをご検討願えたらと存じます。このことは、学会の会員に大きな利益があります。


  2. オンライン演題登録の担当者になりました。まず最初に何をしたらよいですか。

    1.まず本FAQを全てお読みください。

    2.継続登録の場合には、前回に管理用IDを5つ発行し、メーリングリストを2つ作成しています。このID(及びそのパスワード)とメーリングリストを確実に引き継いでいただけますようお願い致します。

    3.引き継いだメーリングリストから、前回開催分の関係者を除き、次回開催分の関係者を新規に登録お願いします(2つのメーリングリストのうち、xxxxx-endai@umin.ac.jpという形式のものをUMINとの打ち合わせにご利用お願いします。umin-endai-staff@umin.ac.jpというアドレスが登録されていますがこれは除かないでください)。

    4.上記が済んだら、継続申請書をご提出ください。


  3. 引き継いだ管理用のIDで、管理用システムに入ることができないのですがどうしたらよいでしょうか。

    まず下記URLのアクセスしてみてください。IDとパスワードを聞かれますので 入力してください。

    https://center6.umin.ac.jp/index.cgi

    1)画面が正常に表示されれば、IDとパスワードは正しいということがわかります。UMIN事務局のオンライン演題登録担当者(endai@umin.ac.jp)まで、学術集会名(第何回ということも含む)、開催期日、利用したIDを明記の上、メールでご照会ください。

    2)画面が正常に表示されなければ、IDとパスワードが間違っていますので、前の担当者に今一度ご確認願います。もしそれでも駄目であれば、ID、パスワードの再発行をご申請願います。


利用手続き・事前打ち合わせ


  1. このシステムの利用ははじめてですが、どのように申し込んだらよいでしょうか。

    オンライン学会演題登録システムのご案内をご参照ください。まず仮申請書を提出していただきます。折り返しUMIN事務局より電子メール(場合によっては電話)でご連絡を差し上げます。


  2. 前回の学術集会でこのシステムを利用しました。継続利用したいのですが、どのように申し込んだらよいでしょうか。

    同じ学術集会(同じ学術集会とは、第23日本悪性腫瘍学会総会を去年行ったとすると第24回日本悪性腫瘍学会のことを指します。同じ学会が開催していても、学術集会の規模や位置づけが異なるものは違う学術集会とみなします。例:日本悪性腫瘍学会関東地方会等)で2回目以降の運用の場合にはは、オンライン学会演題登録システムのご案内をご参照の上、継続利用申請書を提出していただきます。折り返しUMIN事務局より電子メール(場合によっては電話)でご連絡を差し上げます。
    2回目以降の運用は、1回目と比較して非常に楽です。打ち合わせ等も原則としてしておりません。ただし、前回とやり方を大きく変えたい場合には別途打ち合わせが必要です。学会事務局、会員、UMINの3者にとって理想的な運用は毎年同じ方法をとることです。学会事務局は前の年のコピーを日付と開催場所だけ変更して会員に配布します。ホームページもほとんどコピーですみます。会員は毎年同じなのでやり方に戸惑うこともなくなり問い合わせをする必要も減ります。UMIN事務局では前年の設定をコピーして、利用できます。

    前回利用された学術集会では、既に演題登録の管理用に下表のような5つのIDと発行済みです。これらのIDを今回もそのまま利用しますので、前回の担当者からIDとパスワードの引継を受けて下さい。もしIDやパスワードが不明の際には、UMIN事務局で再発行いたいますので、endai@umin.ac.jpまでご照会ください。

    IDの説明 ログイン名 機能
    学会代表 xxx-admin 通常のUMIN IDとしてのすべての機能
    団体代表アドレスとして発行します。メールアドレスとしてもご利用できます)
    学術集会事務局用 xxx-comm 演題登録関係の機能のみ使えます
    学術集会運営業者用 xxx-conv 演題登録関係の機能のみ使えます
    学術集会抄録集印刷業者用 xxx-print 演題登録関係の機能のみ使えます
    学会事務局用 xxx-hq 演題登録関係の機能のみ使えます

    前回利用された学術集会では、既に連絡用のメーリングリストも作成済みです。メンバーの変更は学会側で行っていただきます。メーリングリスト管理システムの使い方をご参照の上、メーリングリスト管理システムに学会代表IDでログインして、設定をお願いいたします。

    作成済みのメーリングリスト

    1)オンライン演題登録関係専用:「学会を表す英語略称等」+「endai」
       2)一般:「学会を表す英語略称等」+「meet」

    (例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」であれば、「jac-endai@umin.ac.jp」と「jac-meet@umin.ac.jp」になります。)


  3. 学会側担当者に必要な条件は何でしょうか。

    1)電子メールを読み書きできること、2)WWWブラウザーが利用できること、3)ホームページの作成ができることが必須の条件です(近くにこの条件を満たす人がいるということでも結構ですが、できるだけこの条件を満たす方を学会側の担当者にしていただけるようお願いたします)。プログラムが書ける必要はありません。尚、ホームページ作成については、業者への委託も可能です。


  4. いつまでに申し込めば運用が可能でしょうか。

    新規の場合は、登録開始4ヶ月前までにはお申込みください。継続利用の場合には、登録開始2ヶ月前までにお申し込みください。なお、一番最初の具体的な演題の応募方法を記した会告の原稿の締め切りがそれ以前の場合には、会告原稿締め切りより1,2週間前までです。会員に一度会告を出すと訂正が効きませんので、この段階である程度の演題募集のやり方を決定する必要があるからです。ただし、オンライン登録については、あまり詳細な情報を提示する必要はありません。後で訂正がおきた場合に問題になるからです。オンライン登録できる人は、ホームページがみられますので、概要を述べた後に、「詳細は、XX月XX日までに、URL "http://www.xxxx.or.jp/"に掲示」ということでよいと思います。会員に配布する前に内容に問題がないか是非チェックさせてください。新しい機能を追加して欲しい、オンライン査読にして欲しいなどのプログラム開発・改造が必要と思われる場合にはそれより3,4ヶ月前に申し込む必要があります


  5. 料金はいくら必要でしょうか。

    無料です。現在のところ、有料化の予定はありません。オンライン演題登録に利用しているプログラムは、各学会ですべて共通です(画面はまったく違って見えます)。各学会の要望にあわせて、1本のプログラムの機能を拡張して利用しています。このために、大幅に運用コストの低下が可能になりました。これは大きな本システムの特長です。


  6. オンライン演題登録システムを利用するためには、UMIN事務局での打ち合わせが必須ですか。

    はじめてオンラインシステムをご利用の学会は原則として打ち合わせをお願いしております。以下に該当するの場合には、必須ではありません(必要があればということです)。尚、打合わせは学会運営業者に委託されても差し支えありません。

    1.前回オンライン演題登録を利用した学術集会
    前回オンライン演題登録を利用した学術集会では打合わせは必要ありません。前回と演題登録の仕方やフォーマットはほとんど同じと思われますので、電子メールによるやりとりで結構です。

    2.UMIN事務局で必要がないと判断した場合
    最近は、多くの学会運営業者がUMINのオンライン学術集会演題抄録登録システムの運用経験を蓄積してきています。このため、UMIN事務局と学会運営業者のやりとりで打ち合わせの必要がないとUMIN事務局で判断した場合には、ご足労には及びません。電子メールのやりとりのみで仕事を進めます。


  7. 小さな学会も利用できるのでしょうか。

    小ささの程度によります。基準となるのは、予想演題数です。演題数が少ない場合には、オンライン演題登録システムを稼動させて抄録収集することのメリットはほとんどありません。電子メールやフロッピーで原稿を集めても対して手間はかかりません。
    現時点(平成15年5月)では、新規の申込は現在予想演題件数が100題以上であること、及び継続して利用いただくことを約束していただけることを基準にしております(それ以前の申込分は継続して運用しております)。本システムは一度設定すれば翌年以降は新たな労力がほとんどかかりません。小さな学会では、学会の意思として3年程度は継続して利用する方針を決定していただければ幸いです。運用実績はもう十分ございますので、継続して利用することで学会に著しい不利が生じることはありえないと考えております。


  8. 地方会で利用してもよいでしょうか。

    学会の地方会等についてもお受けできます(地方会等の運用状況・運用予定をご参照願います)が、演題募集のやりかたを全国で統一していただくようお願いしております(尚、「まず試験的に1つの地方会で運用してみて、その後に全国に広げることを学会に提案したい」という場合には1地方会のみの運用も受け付けております。この場合は、その旨を事前に学会会長・学会事務局のお話して了承をいただくようお願いいたします)。例えば、日本悪性腫瘍学会という学会があったとして、北海道地方会、東北地方会、関東地方会、北陸地方会、東海地方会、関西地方会、中四国地方会、九州地方会があったといたしますと、すべてで演題募集の仕方を揃えていただきたいと考えております(最大著者数、題名の最大文字数、抄録の最大文字数、印刷のフォーマット等)。地方会のレベルでバラバラですととても対応ができなくなると考えております。統一するためには学会理事会レベルでの意思決定が必要と考えております。本システムは、総会のように予算の掛けられる場合よりも、地方会のようにかけられない場合にむしろ向いておりますので、できるだけ対応はしたいと考えておりますが、フォーマットの統一については是非ご配慮願います。UMIN事務局では、直接地方会とだけコンタクトはとらない方針です。必ず学会本部事務局と連絡をとって、進めさせていただきます。


  9. 基礎医学(または歯学、看護学、医療技術、生物学)系の学会なのですが、利用できるのでしょうか。

    基礎医学、歯学、看護学、医療技術、生物学等の医学・医療・生物学系の学会であれば、すべて利用できます。ご利用のためには、UMIN学会データベースに掲載されている必要があります。もし掲載されていないようでしたらご連絡願います。


  10. UMIN事務局との最初の打ち合わせの際に必要な資料はどのようなものでしょうか。

    以下のもの及び情報をご持参・ご提供いただければ幸いです。

    1. 前回の学術集会の演題募集案内(会員に配布分)
    2. 前回の学術集会の演題名・抄録記入用紙一式
    3. 今回の学術集会開催期日
    4. 今回の学術集会演題募集締め切り期日(何月上旬のような大体の日程で結構です)
    5. 学会会員数及び予想演題応募数
    6. 演題登録システム設定オプション記入シート(打ち合わせ時にご記入いただいても結構です)

  11. 前大会の登録画面を見たいのですが。

    演題登録画面は、オンライン学術集会演題抄録・学会誌論文登録システムにて確認ができます。 掲載は年度別となっており、アクセスするには演題登録担当者の管理用IDが必要です。ご不明な場合は前回担当者にご確認ください。 なお、2000年6月以前については、リンクしておりませんのでUMIN事務局(endai@umin.ac.jp)までメールにてご連絡ください。別途URLをお知らせいたします。


  12. UMIN事務局との打ち合わせやその他のやりとりを学会運営業者等に委託することは可能でしょうか。

    申請書は学会から正式にご提出いただければ、学会運営業者等に委託しても差し支えありません。ただし、学会の会員の中で連絡担当者は指定していただきます。


  13. UMINのオンライン演題登録で、UMIN事務局との打ち合わせや学会側で必要となる作業を業者を委託したいと思います。よい業者を紹介してもらえないでしょうか。

    業者のサービス内容・質等については一切お答えしておりません。参考までに学会から委託を受けて業務を代行したことのある業者の一覧を掲載します。経験があった方が円滑に業務は進むと思いますが、初めてだからといって、特に大きな支障があったということは今までありません。


  14. 次期学会の会長が私立大学(公立大学・病院・研究所)所属者ですが、演題登録システムが利用できるでしょうか。

    サービスは学会に対して行っています。会長の所属施設は関係ありません。


  15. 打ち合わせ用のメーリングリストについて教えてください。

    1回目の打ち合わせの終了時までにメーリングリストをお作り致します。原則として、それ以降の打ち合わせはメーリングリストで行うことになります。

    以下のように演題登録用メーリングリスト作成のやり方が変わりました。

    平成11年7月以前開設分
    アドレス

    1つ作成しておりました。

    「学会を表す英語略称等」+「開催回数または開催年を表現する数字
    (例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」の第43回総会であれば、「JAC43@umin.ac.jp」になります。)

    メンバーの設定・変更 UMIN事務局が行う。

    平成11年8−9月開設分
    アドレス

    2つ作成します。

    ・オンライン演題登録関係専用:「学会を表す英語略称等」+「endai」
    ・一般:「学会を表す英語略称等」+「meet」
    (例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」であれば、「jac-endai@umin.ac.jp」と「jac-meet@umin.ac.jp」になります。)

    メンバーの設定・変更 UMIN事務局が行う。 (UMIN事務局で行うのは、この期間に大きなシステムの変更があるための暫定的な措置です)

    平成11年10月以降開設分
    アドレス

    メーリングリストを2つ作成します。

    ・オンライン演題登録関係専用:「学会を表す英語略称等」+「endai」
    ・一般:「学会を表す英語略称等」+「meet」
    (例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」であれば、「jac-endai@umin.ac.jp」と「jac-meet@umin.ac.jp」になります。)

    メンバーの設定・変更 学会側で行う。このために学会側に専用IDの発行を行う。
    メーリングリスト管理システムの使い方

    メーリングリスト一覧[登録者限定]

    をご参照になれば具体例がわかります。

    このようにメーリングリストを運用する理由は以下のとおりです。

    1. 毎年、学術集会毎に新しいメーリングリストを作成して、前年用メーリングリストを削除する労力を省きたい−>毎年同じメーリングリストを使えばよい
    2. メーリングリストのメンバーの変更は、学会側から要請されるものがすべてでUMIN側で変更することはまずないと思われる(UMIN側のスタッフの電子メールアドレスとして、"umin-endai-staff@umin.ac.jp"がメーリングリストに登録されています。このアドレス宛にメールを送るとUMIN側オンライン演題登録関連のスタッフには全員に届くようにしてあります。)。従来は、1)学会側から電子メールでUMIN事務局宛に変更の要請があり、2)UMIN事務局側で作業をし、3)学会側に変更作業を行った旨を通知していた。−>学会側で変更ができれば、やりとりをなくすことができる。
    3. メーリングリストを作成すると、学会側のメンバーがオンライン演題登録とは関係のない打ち合わせを始めてしまうことがしばしばある(こうした用途に使うとメーリングリストは非常に便利ですが、UMIN事務局のスタッフは常時60以上のオンライン演題登録メーリングリストに入っており、他にも平均1日50−100通の業務上のメールを受け取っているので、読む必要のないメールが来ることはできるだけ避けたいと考えております)。−>学会側だけが参加するメーリングリストを最初から作ってしまえばよい。希望に応じてつくったり削除したりするよりは、最初からすべての学会に対して作ってしまった方が労力が省ける。学会側では、年度によって使っても使わなくてもよい。

    尚、メーリングリストのメンバーとして登録していただくメールアドレスはUMINの電子メールアドレスのご利用をお勧め致します。その理由は、宛先とUMINのメールアドレスを指定するとメーリングリストの過去の記事が当該のUMIN IDを利用して参照できるからです。メーリングリスト一覧[登録者限定]から過去の記事のアーカイブはリンクされております。これによって、前年度のやりとりを参照できますし、またメールを誤って消してしまった場合での内容の確認が可能です。いつも利用しているメールアドレスが別にある場合には、UMINメールアドレスから転送の設定が可能です。

    UMINでは、運用合理化を進めることにより、現行の人員ですべての医学・医療系の学会のオンライン演題登録を行うことができるようにすることを目標としております。


運用の方針等


  1. どうしてUMINでオンライン演題登録サービスを行っているのでしょうか。

    主たる目的は、大学(国立大学)の経費の削減のためです。もちろん各学会の学術情報の電子化の支援という意味もあります。学術情報は、研究教育機関にとって不可欠な情報ですが、電子化されていない学術情報の保管・閲覧はコストがかかり、不便です(研究者が学術情報の検索・閲覧の時間使うということは研究に要するコストの問題に還元されます)。研究者が相互の協力することによって(そうした相互協力をUMINが支援することによって)に、インターネットで無料で学術集会書誌情報データベースを提供することが可能になっています。このデータベースを全国立大学が購入した場合と比較して、UMINがオンライン演題登録につかっている経費は十分ペイしていると考えます。


  2. オンライン演題登録サービスは、UMINの業務でしょうか、それともボランティア活動でしょうか。

    UMINの業務です。決してボランティア活動ではありません。可能な限り、ご要望には答えるようにしておりますし、お約束した事項の期限も厳守するようにしております。


  3. 郵送による演題登録を認めていない(インターネットでしか演題を受け付けない学術集会)がありますか。

    UMIN事務局で把握している範囲では、平成11年9月1日現在の以下の学会が郵送による演題登録を受け付けていません。

    ・日本循環器学会総会
    ・日本小児科学会総会
    ・日本内分泌学会総会
    ・日本消化器外科学会総会


  4. 演題募集要項を作成する上でどのような点に注意したらよいでしょうか。

    演題募集要項作成上の注意点をご参照ください。


  5. オンライン登録できない人のために、紙またはフロッピーで演題・抄録を集める方法をとりたいと考えています。何か注意しなくてはならない点はあるでしょうか。

    オンライン登録では、演題名、共著者数、所属機関数、抄録の長さが自動的にチェックされますので、演題登録上の制限事項を守らない演題・抄録は登録できません。しかしながら、紙やフロッピーではこれが可能です。例を挙げれば、所定用紙に小さなフォントを利用して文字数の多い抄録を書くことも可能です。従って、所定用紙登録分についても、制限事項を守らないものについては、自動的に不採択にするか、学術集会事務局で抄録の文字数を超えた分は切る等のアナウンスが望ましいと考えております。ただし、オフライン分は今までの実績では多くとも2割以下ですので、学術集会事務局が労力を厭わなければ、個別に連絡をとって書き直してもらっても対応が不可能というわけではありません。


  6. オンライン登録分については演題受理や採択の通知は必要ないそうですがいかがですか。

    オンライン登録分については自分でサーバ上に登録されたか確認することが可能です。また採択演題の発表についても、何月何日までにホームページ上で発表としておけば、郵便で送る必要はないと思います。オンライン登録する人はホームページを見ることができます。もちろん紙やフロッピーで投稿した方には郵便での受理通知・採択通知は必要と思われます。オンライン分についても、受理通知や採択通知を郵便で送付したい学会は、ご相談ください。


  7. オンライン登録分については電子メールで演題受理や採択の通知をしたいのですがいかがでしょうか。

    UMINでは、採択者に一括して採択の電子メールを送付する機能を用意しています。 ただし、演題受理及び採択の通知を電子メールで行うことは推奨しておりません。

    理由は下記のとおりです。

    1.メールによる連絡不確実性

    1)メールアドレスの入力ミスの場合には届かない
    2)メールアドレスの事後変更に場合には届かなくなる
    3)メールサーバの障害等の場合には届かない

    2.正しく届いているかどうかの確認が難しい

    上記のため、たとえ電子メールで連絡しても、ホームページへの掲載等の別の手段での連絡が必要になります。UMIN事務局では下記によって演題受理、採択の連絡をすることを推奨しております。

    1.演題受理の通知

    オンラインによる整理番号の確認による。整理番号は、一番最後になって表示され、整理番号が発行されたということは演題登録(受理)処理が終わったことを意味します。従って、「演題受理通知は、整理番号の発行に代える。抄録の修正や今後照会に必要なので必ず整理番号はメモしておくこと」とアナウンスするのがよいと思います。

    2.演題採択の通知

    採択についてはホームページでの採択演題の掲示(予めX月X日頃に掲載とアナウンスしておきます)によって行うことをお勧めいたします。確実な上、手間もかかりません。学会や専門分野で、このやりかたを習慣とすることをお勧めいたします。


  8. 電子メールでの採択通知の内容をおしえて下さい。

    UMINでは、演題受理及び採択の通知を電子メールで行うことは推奨しておりません。

    デフォルトの設定は下記の内容になります。
    この演題は採択されました。

     登録番号 xxxx  
     演題番号 xxxx  
     演題名  xxxx  
     所属機関部局名 xxxx
     筆頭著者名姓  xxxx
     筆頭著者名名  xxxx

     詳細および採否確認はホームページ(http://〜)をご参照下 さい。


  9. 演題締切日は、適当な期日に設定してよいでしょうか。

    休日の直前または直後でない日(前後に祝日のない火曜日、水曜日、木曜日)の日中で、締切を1週間遅らさざるを得なくなっても学会の開催に支障がおきないような日程でお願いします。また例年10月末または11月の初めの休日に定期点検のための停電がありますのでご参考にしていただくようお願いいたします(締め切りの2,3日前の休日に停電があっても今までに例ではホームページに適切に情報が掲載されれば大きな問題は生じていません)。どうしてもこの条件にあわせられない場合にはご相談ください。これらの条件が望ましい理由を以下にご説明いたします。

    締切日を平日昼間にする理由

    その1
    演題の締切までに充分な期日がある場合には、システムに障害が起きても学会員は落ち着いて対処が可能です。しかしながら、締切間際に障害が起きた場合には、直ちに対策(障害からの復旧、登録期間の延長や復旧の見通しのアナウンス等)をとらないと大きな混乱が生じます。また演題登録は締め切り直前に集中しますので、比較的トラブルが起こりやすいのこの時期です。休日または深夜に締切を設定しますと、この時間にUMIN事務局のスタッフがUMINセンタで待機している必要があります。また学会関係者もオンコールで各種対策の連絡がつくようにしている必要があります。これはお互いに大きな負担になります。月曜日の昼間に締め切りを設定すると、休日の間にトラブルが起きた場合に大きな混乱を引き起こします。会員は翌日の昼間が締め切りなのに登録できないので、締め切りが延長されるのか、それとも登録はもうできないのか問い合わせをして確認したいと考えます。このため学会担当者は、休日も連絡が付くようにしておく必要が生じます。金曜日(休日の前日)に締め切りを設定すると締め切りの延長した場合に、休日にかかってしまいます。ところが休日明けに締め切りを変更すると先にご説明したような問題が生じますので、結局火曜日が締め切りにせざるを得なくなります。

    その2
    東大病院では、電源設備の定期点検(通常10月末から11月始め)または改修・増強工事等で定時停電することがあります(事故ではなく、事前に予告された停電です)。停電の日程が通知されるのが遅れる場合があり、1週間前になって通知されることもありました(この点は改善を申し入れています)。今まで定時停電は、すべて土日に実施されてきましたので、締め切りを平日昼間に設定すれば、停電と締め切りが同じ日になってしまうリスクをなくすことが可能です(東大病院の診療・教育・研究に支障をきたすため、特に緊急性を要する作業でない限り、定時停電は今後も休日に設定されるはずです)。

    1週間締切が遅れても学会開催に支障が起きないようにする理由
    オンライン登録には、いろいろなトラブルが考えられます。インターネットの信頼性は最近向上してはおりますがまだトラブルが起きています。UMINセンタのコンピュータの障害や停電等の障害が起こる可能性もあります。トラブルがあることもあるので、早めに登録して欲しいということやトラブルがあっても学会として責任は負えないということを会員にいっておくこと必要はありますが、トラブルのために投稿ができなかった学会員への配慮も必要と思われます。このため、障害等の状況に応じて、適宜登録期間の延長ができるようにしておくことが必要と考えます。目安としては1週間です。今まで1週間以上インターネットが停止したという事件はありません。ローカルな問題として、ある大学の学内LANの入れ替え時のトラブルのために締切予定日の前後2日間同大学内からアクセスできないという事件が実際にありました。この大学からはまとまった数の演題登録がありましたので、学術集会事務局と交渉して締切を延長してもらうことができました。しかしながら、演題が1題しかでないような施設でこのようなトラブルが起こるとなかなか締切を延長してもらうように交渉することは難しいと思います。学会担当者は早く締め切たいところだと思いますが、特に障害の情報がなくても、1日程度はルーチンで延長した方がよいというのが私どもの考え方です。


  10. 締め切りの後に追加登録・修正の必要が生じてしまったのですが、もう一度再開できないでしょうか。

    管理者用の画面からは締め切り後も演題・抄録の追加登録・修正が可能です。通常はこちらをご利用ください。尚、一般会員からの演題の申込を再開したい場合には、管理用画面から締め切りを解除することもできます。


  11. 招待講演(シンポジウム、特別講演、教育講演等)で、抄録の文字数が一般演題よりも長い(短い)ものを少数登録したいのですか。

    招待講演、シンポジウム、特別講演、教育講演等で一般演題よりも長い(または短い)抄録を登録したい場合には以下のように対応しております。

    ・ある程度まとまった数のある場合(例えば50題以上ある場合):専用の登録画面を作成いたします。

    ・少数の場合(10−20題程度):電子メール、フロッピー等で別途収集して、管理用画面から代理登録願います。管理用画面からですと、字数制限を越えている場合でも、警告が出るだけで登録することが可能です。


  12. 演題登録期間はどの程度とればよいでしょうか。

    1ヶ月もあれば十分だと思います。今まで経験では、演題の70%は締切の3日前以降に登録されます。また登録開始からしばらくはほとんど登録がありません。あまり長くしても意味はないと考えています。締切をいつにするかの方が会員にとって重要ではないでしょうか。


  13. 国際学会を日本で開催しますが、国際学会の演題抄録収集に使ってもよいのでしょうか。

    英語の抄録や入力フォームに関しては、英文の演題・抄録について別項を設けてありますので、そちらをご参照願います。英文での演題・抄録収集には実績もあり、問題はありませんが、学会毎に若干入力項目や解説が異なりますので、既存の英訳のない部分については翻訳の必要が生じます。この作業は学会側でやっていただきます。

    国際学会の場合には、一度切りという場合がほとんだと思います。ある程度以上の規模のある国際学会か、または継続的に運用していいただけるのであればお受けできます。継続的に運用ということは、次回以降に海外で開催になっても使っていただけるように提案をいただくということです。学術情報の効率的な収集と電子化のための、国際貢献ができれば光栄だと考えております。ただし、日本側にも今後海外の関係者とUMINの間の仲介はしていただく必要があります。


  14. 英文の演題・抄録の登録も可能でしょうか。

    可能です。システムオプション設定シートは、現在英文での抄録収集も想定したものになっております。 以下の点に御留意ください。

    1. 英文の場合には、演題名、抄録の長さは、Word数また文字数にどちらかで制限ですることになります。制限方法を決定しておく必要があります。演題名、抄録の長さを文字数で制限する場合には、スペース等も含めた半角文字の文字数で、単純に日本語の文字数(全角文字数)の2倍または3倍までの文字数(どちらかを指定していただきます)の演題名、抄録の入力が可能なように設定可能です。
    2. 英文入力の場合でも、演題登録画面の解説等を日本語にする(日本人が英語で投稿する場合等)か英語にするか(外国人も投稿する場合等)か決定する必要があります。
    3. 既に英文の演題登録画面(説明・解説及びエラーメッセージ等もすべて英文)は、第64回日本循環器学会総会用に作成されたものがあります。これを同総会会長(香川医大松尾教授)のご好意で他の学会も無償でこれを活用させていただけることになっております。つまりほとんどの部分では、新規の英訳は必要がありませんが、画面の説明・解説や使用する機能は各学会によって若干違いますので、一部に新規英訳の必要が生じると思われます。英訳の部分は学会側で作業をお願いいたします。また作成した英訳の部分は他の学会でも使えるようにご配慮をお願いしております。

  15. 英語モードと日本語語モードの違い(プログラムの動作の違い)について教えてください。

    文書量の数え方の違いだけです。日本語モードでも英語での入力は可能です。入力フォームの上の入力項目名・解説文を英語で書くか、日本語で書くかとはまったく別に指定できます。つまり英語モードでも、入力フォームの上の入力項目名・解説文を和文にできます。

    日本語モード英語モード
    文の長さの数え方全角文字換算で指定(最大500文字まで等)
    *半角文字は、半角文字:全角文字数換算を3:1(印刷会社が通常利用)または2:1(会員にわかりやすい)で指定可能です。
    word数で指定(最大200 wordsまで等)
    全角文字入力可能不可能


  16. 演題抄録登録フォーム上の項目・解説等での日本語・英語の利用と、登録プログラムの英語モードと日本語モードとの組み合わせについて教えてください。

    演題抄録入力フォーム上の項目名・解説文等とプログラムの動作(英語モードと日本語モード)は、別にできます。国内学会で、日本語と英語のどちらで投稿してよい場合には、プログラムの動作モードは日本語モードで運用するのが通例です。この場合、英語抄録は、「半角換算で何文字まで」という形で長さを指定します(何wordという形の指定ができない)。日本人であればこれで意味はわかると思います。英語セッション等の「英語でしか投稿できないカテゴリー」を設ける場合には、英文専用の画面を作成することもあります。欧米人が投稿する場合には、「XX charactersまで」という長さの制限方法(日本語モードでの指定方法)にはなれていないために、英語モードの利用が望ましいでしょう(国内に居住する欧米人は問題ないと思いますが)。

    演題抄録入力フォーム上の項目名・解説文等プログラムの動作モード運用の例
    日本語のみ日本語モード国内学会で日本語の抄録を集める
    国内学会で日本語と英語(混在)の抄録を集める
    英語のみ日本語モード*この組み合わせは通常利用しない。
    日本語・英語混在(例:筆頭著者[First auther])日本語モード国内学会で日本語と英語(混在)の抄録を集める
    日本語のみ英語モード国内学会で英語の抄録を集める
    英語のみ英語モード国際学会で英語の抄録を集める
    日本語・英語混在(例:筆頭著者[First auther])英語モード国内学会で英語の抄録を集める


  17. 演題・抄録の著者及び共著者が学会に所属しているかどうか確認したいと考えています。どうするのがよいでしょうか。

    登録されたデータは、エクセルやロータスで読める形式でダウンロードできますので、会員名簿と同じ順番に並べ替えることができます。そうすれば名簿と比較することが容易にできます。通常あいうえお順になっている思いますので、氏名の読みかなを必須にしていただければ簡単に並べ替えができます。同姓同名の場合に確認が困難ですが、会員番号を必須する方法もあります。しかしながら、締め切り間際で登録したい場合に手元に会員名簿がないと登録できなくなってしまいます。自分はともかく共著者の会員番号を調べるには会員名簿が必須です。著者にとって、会員番号を探して入力するのは面倒ですし、急には見つからない場合もあります。実用上氏名・読みかなで十分というのが私どもの印象です(このような書いているのは、最初に会員番号を必須していて後から必須にしないように変更する学会がいくつかあったからです)。学会員は専門分野が同じ場合が多く、所属機関がわかれば同一人物かどうかの区別はすぐにつく場合がほとんどだからです。どのように運用するかは、学会側でご判断願います。

    この問題の最終的な解決方法は、学会会員全員をUMINに登録することです。そうすれば自動的にチェックすることが可能になります。


  18. テスト版、本番用の準備ができたどうか、またテスト版、本番用のURLはどうやって確認したらよいのでしょうか。

    準備ができしだい運用状況・運用予定一覧(業務向け)[登録者限定]に掲載致しますので、お問い合わせ前にまずご確認願います。もし準備が遅れているようでしたら、endai@umin.ac.jpまでご照会ねがいます。


  19. テスト(練習)版は必ず会員に提供しなければなりませんか。また本番用のの提供が始まってからもテスト(練習)版のリンクを続けなければなりませんか。

    テスト(練習)版を必ず会員に提供しなければならないということはありません。実際には一般会員でテストする人の数は多くはありませんので、むしろ学会事務局で十分にテストしていただいた方がよいかもしれません。テスト(練習)版を提供した方が、「事前に練習させて欲しい」とかいう要望を事前に満たすことができること、「テスト期間中に必ず問題点を指摘する」と宣言しておくことによって、会員側の不備で登録ができない場合の批判を免れれることができる等のメリットがあります。

    テスト(練習)版の提供による不利は、テスト(練習)版を間違えて登録してしまう(またはテスト版に登録したことで登録した気になってしまう)人が出ることです。これは、本番が始まったら、本番へのリンクは大きく目立つようにすることや、テスト版は直接リンクせずに「テスト版ですが利用を続けますか。」等が記載されたページを介在させることによって防止が可能です。


  20. 演題抄録登録システムの学会側の管理者用のIDについて教えてください。

    現在は、管理者用に以下のような専用(業務指定)のIDを5つ発行しております。これを利用して管理していただきます。当初は、各年度毎に個別に特定の方のUMIN IDを利用して管理していただいておりましたが、毎年設定を変更するのは煩雑なためこのような運用に変更いたしました。具体的な発行状況は、演題抄録登録システム担当者一覧[登録者限定]をご参照願います。

    *学会名の略称を仮にXXXとして標記してあります。XXXのところに具体的な個別の学会の略称が入ります。

    IDの説明 ログイン名 機能
    学会代表 xxx-admin 通常のUMIN IDとしてのすべての機能
    団体代表アドレスとして発行します。メールアドレスとしてもご利用できます)
    学術集会事務局用 xxx-comm 演題登録関係の機能のみ使えます
    学術集会運営業者用 xxx-conv 演題登録関係の機能のみ使えます
    学術集会抄録集印刷業者用 xxx-print 演題登録関係の機能のみ使えます
    学会事務局用 xxx-hq 演題登録関係の機能のみ使えます


システムの機能・仕様・制限事項等


  1. 学会の希望で新しい機能等を付け加えることは可能でしょうか。

    現時点ではすべてご要望に応えるようにしております。是非、ご相談ください。ただし、特殊なもの(つまり他の学会ではあまり使わないであろうという機能)は対応できないことがあります。プログラムの改修を伴う場合には、充分な時間が必要ですので、早めにご連絡願います。現在、追加することが決まっている機能については、開発予定機能のページをご参照ください。


  2. 演題登録の方式にはどのようなものに対応していますか。

    (1)テキストで演題名・著者名・所属名・抄録を入力して登録(場合によっては図表を画像として登録)

    これが最も一般的なやり方です。以下のような運用も可能です。

    (2)テキストで演題名・著者名・所属名を入力して登録し、更にMS-WORD等で作成した抄録(著者本人がレイアウトすることになります)を登録する。(この方式は本人がレイアウトを決定できるのが利点ですが、体裁がそろわなく可能性があるのでお勧めしておりません。)

    (3)テキストで演題名・著者名・所属名・抄録を入力して登録し、更にMS-WORD等で作成した論文を登録する。


  3. うちの学会では、抄録集ではなく、論文集を作成して、学会のときに配布します。論文の投稿(アップロード)は可能でしょうか。

    可能です。ただし、どのようなアップロードの方法をとるかによって、現行システムで対応できない場合があります。その場合には、改造を行いますので、早い時期にご相談をお願いいたします。


  4. うちの学会では、抄録を2種類集めています。抄録集掲載用と学会雑誌掲載用です。このような運用に対応可能でしょうか。

    可能です。学会によっては、下記のように2種類の抄録を要求していることがあるようです。いずれも対応が可能です。また投稿時期を分けることも可能です。

    1)抄録集掲載用・学会雑誌掲載用

    2)演題査読用・抄録集掲載用

    3)和文抄録・英文抄録


  5. 登録した演題の印刷されるレイアウトを登録時点で著者が直接確認・修正は可能ですか?

    著者による直接確認・修正はお勧めしておりません。レイアウトは、著者ではなく、印刷業者にやってもらうのが最もきれいで学会側も労力がかかりません。その理由は下記です。

    (1)著者の作成したレイアウトが最善ではないこと
    著者によってよい(と感じた)レイアウトと1ページ4件なり、6件の演題抄録を配置した場合のよいレイアウトは違います
    。またどうみてもバランスのよくないレイアウトでの投稿もあります(それが、著者の主張であれば無視するのは難しいかも知れません)。従って、著者が確認したとしてもレイアウトのやり直しは必要のようです。著者が確認しているのに修正してよいのかは問題がありますが、現実に修正しないと抄録ができあがりません。
    (2)トラブルの増加
    システム操作のステップ数が増え、操作法も複雑になるので問い合わせやトラブルが増えます

    例をあげます。操作が、「画像アップロード−>表示−>修正−>表示−>修正」となりますが、一定のスペースに入りきらないと表示時にエラーと表示されます。もしここで断念しまうと、データはアップロードされているのに正常に表示されていない状況になります。
    (3)運用上の制約が発生します。
    下記のような運用上の制約が生じます。

    1)レイアウトの表示をした場合にはそのとおり(またはそれに近い形)に印刷するのが原則となりますので、後で印刷レイアウトの変更がしにくくなる等の制約発生します。
    2)レイアウトは、MS-WORD、TEXでお渡しすることになりますので、印刷会社が使い慣れているDTPソフトが使えない場合が多いと思われます(対応できない印刷会社もあると思われます)。

    可能です。登録時点での印刷レイアウトのオンライン表示・確認・修正は、TEX(dvi)、PS、PDF、GIF、MS-WORDで可能です(dvi、PSでの表示・確認は技術的に可能であっても、運用は難しいでしょう)。ただし、オンラインで確認した形式で印刷するためには印刷のしかたに制約が発生します。

    (1)TEX、PS、PDF、GIF形式で抄録を表示・確認する場合には、印刷するためのファイルフォーマットはTEX(PSでも一応可能ではありますが、PSはTEXから生成しているのでやはりTEXの知識は必要です)になります。TEXでのテンプレートの作成にはTEXに関する知識と技術が必要であり、対応できる印刷業者が限定されます。

    (2)MS-WORD形式で抄録を表示・確認する場合には、印刷するためのファイルフォーマットはMS-WORD形式になります。当然、表示・確認には、MS-WORDのファイルを表示できるブラウザーかまたはMS-WORDそのものを会員がインストールしていることが前提になります。

    表示・確認・修正の方式によっては、現行システムで対応できない場合があります。その場合には、早い時期にご相談をお願いいたします。


  6. まだ演題登録は締め切っていませんが、重複登録や未完成の抄録を削除したいと考えています。削除された抄録の整理番号は欠番になるのでしょうか。

    はい、欠番になります。違う抄録に同じ整理番号が再度割り当てられることはありません。


  7. 収集された演題データはどのような形で受け取れるのでしょうか。

    学会側で、UMINサーバからダウンロードしていただきます。ダウンロード用のIDとパスワードは別途発行いたします。尚、データ量が多い場合には、MOによる提供も可能です。

    演題抄録データは、平成14年2月1日以降新規受付分よりCSV形式の文字データと画像データのみといたしました。紙の形(そのまま写真にとって印刷すれば抄録集になります)で欲しい場合には、紙での御渡しも可能ですが、抄録集のレイアウトは既存のテンプレートのみでの対応となります。 関連:【学会側で行わなければならない作業】の15


  8. 文字数の制限方法について教えてください。

     文字数の制限(共著者数、施設数の制限も含めて考えます)は、

    1)個別の制限(例えば、題名は何文字以内、抄録本文は何文字以内、共著者数は何人以内、施設数はいくつ以内という個別項目毎の制限)

    2)全体文字数

    の2つで制限します。全体文字数での制限が必要な理由は、例えば共著者20名以内、所属施設10以内と指定したとします。制限一杯に共著者(2名)と所属施設(10名)を入力した演題が抄録集に収納して印刷できる必要があります。このように抄録集をレイアウトすると一般には隙間だらけになってしまい、あまりきれいではありません(共著者数の平均は4、5名という学会が多いようです)。そこで、共著者数、施設数の多い演題はその分抄録本文を減らせばきれいにレイアウトできます。このために、個別項目の制限と全体文字数の制限を両方設定することが一般的です。もし抄録集のレイアウト上問題がないのであれば、総文字数の制限をする必要がありませんし、事実そのように運用している学会もあります。注意していただきたいのは、これは「印刷する」ためだけに必要な制限であるということです。UMINのデータベースや検索システム上での総文字数等の制限はありません。


  9. 1演題あたりの共著者数、所属機関数に制限はあるでしょうか。

    制限はありません。つまり実質的に無限に共著者・機関を入れることができます(以前は、1演題につき著者数最大20名まで、著者の所属機関数最大10までの制限がありました)。

    著者数、所属機関数が多い場合には、UMINのオンライン登録システムでデータ入力はできても、想定した抄録の印刷レイアウトに収まりきらない場合が考えられます。この場合には、著者数、所属機関数の数に応じて、抄録本文の文字を減らす必要があります。


  10. 演題数は最大何件程度まで対応可能でしょうか。

    特に制限はありません。多ければ多いほど労力の軽減効果が大きくなります。現時点の実績では、最大の収集数は約4000件となっております。少なくとも5万件程度までは充分に対応が可能と思われます。


  11. MS-WORD形式(またはPDF形式)で作成した抄録・論文をアップロードする機能はありますか?

    MS-WORD形式(またはPDF形式)で作成した抄録・論文のアップロードは可能ですし、そのように運用した実績もあります。ただし、以下のような問題点があり、抄録(論文でなく)のみをMS-WORD形式等でアップロードすることはお勧めしておりません。HTML形式で作成して登録する方法(UMINで運用している通常の方法)をお勧めしております。理由は下記のとおりです。

    ○抄録をHTML形式で収集することのメリット

    1.WindowsやMac等の機種に依存した文字の除去(機種依存文字は入力できない)ができる
    2.文字数のチェックが可能
    3.収集した抄録のフルテキスト検索が可能
    4.印刷処理が容易
    5.特定のソフトに依存しない
    6.整合性の問題(著者・所属機関の数や名称がオンラインで登録したデータとワープロソフト上に入力したデータとでは違う可能性がある)
    7.演題の修正が容易

    ○抄録をHTMLで収集するデメリット

    1.抄録本文中に太文字・イタリック・上付き下付き文字があった場合、HTMLに変換する際 にタグを入力しなければいけない。

    上記のデメリットについては、初回に戸惑う方が若干おられようですが、慣れで解決できると思われ、今まで100学会以上やってまいりましたが大きな問題にはなっておりません。

    逆にMS-WORD(またはPDF形式)でアップロードした方が望ましい場合は下記です。

    1.論文(フルペーパー)を登録する場合
    2.抄録であっても、1件の抄録に図表が数点以上掲載されることが一般的である場合 (このような場合は、通常、抄録の長さも長めに設定されている)

    上記の理由は、文書中に複数の図表が異なった場所に挿入されるために、HTMLでは文書のレイアウトが困難だからです。1の運用は、医療情報・医用工学等の理工学系との境界分野で採用されていることが多く、2の運用は衛生・公衆衛生学分野で採用されていることが多いようです(学術集会当日の発表にスライドやOHPを利用しないで、抄録集の図表を使って発表を行うことを前提にしているために、図表が多い)。


  12. 演題登録で利用できる文字に制限はありますか。

    原則としてJIS第1、第2水準で規定されている文字以外は原則として利用できません(人名も含む、例外は下記を参照)。JIS第3水準で規定されている発音記号・歯式については、別途タグを用意することによって入力可能としております(WWWブラウザーでの入力・表示ではタグそのものが表示され、発音記号・歯式自体は表示されません。印刷する段階でタグを発音記号・歯式自体に変換していただくことになります。詳細は次項をご参照願います。)。これは制限ではありますが、逆に本システムで登録された文字が98、IBM互換機、Mac、UNIX、大型汎用機等のすべてのコンピュータで取り扱うことができるという大きな利点でもあります。機種依存の外字等を使用した演題は登録拒否されます。文字修飾、特殊文字等については、JIS第1、第2水準の全角文字と以下のものが使用できます。

    a. “&lt”、””は、全角文字”<”、”>”を使用すること。

    b. 文字修飾(下付、太文字等)は、以下のものを使用できます。

    上付き : <SUP></SUP>で囲む
    入力形式 x<SUP>2</SUP>
    表示形式 x2

    下付き : x<SUB>x</SUB>で囲む
    入力形式 O<SUB>2</SUB>
    表示形式 O2

    イタリック: <I></I>で囲む
    入力形式 <I>Strepotococcus Aureus</I>
    表示形式 Strepotococcus Aureus

    太文字 : <B></B>で囲む
    入力形式 これは、<B>最低限必要なこと</B>である。
    表示形式 これは、最低限必要なことである。

    アンダーライン : <U></U>で囲む
    入力形式 これは、<U>最低限必要なこと</U>である。
    表示形式 これは、最低限必要なことである。

    c. 特殊文字

    1.全角の以下の文字が使用できます(JIS第一、第二水準で規定されている)。

    →←↑↓ %‰Å+−±×÷=≠≒≡≦≧∞∽∝⊆⊇⊂⊃∪∩∧∨αβγδεζηθικλμνξοπρστυφχψω〜℃

    2.ISO-8859-1に規定の特殊文字

    この他のISO-8859-1に規定の特殊文字もタグを使用して入力できます。入力できる文字の例については特殊文字に対応するタグ一覧をご覧下さい。ISO-8859-1に規定の特殊文字の利用に許す学会は、必ず印刷会社にその旨をお伝えください。ブラウザーによっては、ISO-8859-1規定の特殊文字を適切に表示できない場合がありますのでご注意ください(新しいブラウザーは対応しています)。

    3.歯式・発音記号

    入力可能ですが、JIS第一水準、第ニ水準及びISO-8859-1で規定されていないために制限があります(歯式はJIS鞫3水準)。通常のコンピュータでの表示には工夫が必要ですし、印刷にも注意が必要です。現時点では以下の方法をとっています。歯式・発音記号のタグの入力を許可する学会は、事前にその旨をUMIN及び印刷会社に通知しておく必要があります。

    (1)発音記号の入力は、UMINで指定したタグを使っていただきます。タグは、\マークで挟まれた文字列です。例については、歯式及び対応するタグ一覧発音記号及び対応するタグ一覧をご覧願います。

    (2)WWWブラウザーでの表示は、タグのまま表示されます。

    (3)印刷する際には、タグを各々の発音記号で置き換えていただきます。発音記号を印刷したい場合には、印刷・組み版は印刷会社でお願いいたします。UMINの自動抄録作成機能は利用できません。

    4.皮膚科のJIS記載外の漢字

    (1)皮膚科で使用される4種類の漢字の入力は、UMINで指定したタグを使っていただきます。タグは、\マークで挟まれた文字列です。例については、皮膚科漢字への対応一覧をご覧願います。

    (2)WWWブラウザーでの表示は、タグのまま表示されます。

    (3)印刷する際には、タグを各々の漢字で置き換えていただきます。漢字を印刷したい場合には、印刷・組み版は印刷会社でお願いいたします。UMINの自動抄録作成機能は利用できません。

    5.鍼灸のJIS記載外の漢字

    (1)鍼灸で使用される32種類の漢字の入力は、UMINで指定したタグを使っていただきます。タグは、\マークで挟まれた文字列です。例については、鍼灸で使われるJIS規定外の漢字と対応タグ一覧をご覧願います。

    (2)WWWブラウザーでの表示は、タグのまま表示されます。

    (3)印刷する際には、タグを各々の漢字で置き換えていただきます。漢字を印刷したい場合には、印刷・組み版は印刷会社でお願いいたします。UMINの自動抄録作成機能は利用できません。    

    6.上記以外のJIS記載外の漢字

    (1)ISO-8859-1、歯式、発音記号、皮膚科、鍼灸以外で使用可能な漢字の入力は、UMINで指定したタグを使っていただきます。タグは、\マークで挟まれた文字列です。  例については、その他に利用可能なJIS規定外の漢字と対応タグ一覧をご覧願います。

    (2)WWWブラウザーでの表示は、タグのまま表示されます。

    (3)印刷する際には、タグを各々の漢字で置き換えていただきます。漢字を印刷したい場合には、印刷・組み版は印刷会社でお願いいたします。UMINの自動抄録作成機能は利用できません。


  13. カテゴリー、講演形態などの選択肢の設定に制限事項はありますか。

    以下の制限がございます。


  14. 特殊文字(外字データ)を使用する際に、特に気をつけることはありますか。

    特殊文字(外字データ)が登録されている場合は、変換が必要となりますので、 印刷をする前に管理画面より採択演題のデータをCSVにてダウンロードし、Excel又はテキストエディタにて抄録演題名と抄録本文の中に特殊文字(外字データ)が登録されていないかチェックを行ってください。この作業は、特殊文字(外字データ)を許可、不許可にかかわらず必ず確認を行ってください。
    特殊文字(外字データ)は、&#*****; (*は数字) または、&***;(*は文字列)の形式になっています。エクセルで題名・抄録の部分を一括選択して、"&"で検索すると簡単に探すことができます


  15. HTMLタグの入力について

    演題名や抄録k本文にHTMLタグが登録されている場合、CSVデータの編集時に変換が必要となります。
    印刷をする前に管理画面より採択演題のデータをCSVにてダウンロードし、Excel又はテキストエディタにて抄録演題名と抄録本文の中にHTMLタグが登録されていないかチェックを行ってください。 この作業は必ず行ってください。
    HTMLタグの検索は、エクセル等で演題名・抄録本文の部分を一括選択して、『<』等で検索すると簡単に探すことができます。検索した結果、HTMLタグが入っていた場合には、その部分について改行や文字修飾の変換が必要となります。


  16. 演題登録後に確認メールが届きましたが、抄録本文の中にHTMLタグ『<BR>』がそのまま表示されておりました。これはシステムの不具合でしょうか?

    HTMLタグや特殊文字は、ブラウザでは自動的に変換されますが、電子メールで送られるデータや管理画面からダウンロードしたCSVデータでは変換されません。これはシステム具合ではありません。


  17. ISO-8859-1指定の特殊文字はどのようなときに用いるのでしょうか。

     通常、国際学会の際に用います。ドイツ語、フランス語や東ヨーロッパの国の人名に使われる例がほとんどです。外国人が投稿しない場合には、通常は必要ありません(通常のHTMLのタグ、JIS規定の全角文字や歯式・発音記号等の組み合わせで表示可能です)。


  18. 日本語の文字化けが心配ですが大丈夫でしょうか。

    まったく問題ないと思います。第1回目(1997年)の運用のときに演題のタイトルの一部に文字化けが発生し、著者に問い合わせて、数十題の演題を修正しましたが、それ以降は数万件の演題収集を行っておりますが一度も文字化けは起きておりません。
    英語版日本語版
    文の長さの数え方単語(WORD)数で数える文字数で数える(半角文字と全角文字の換算は、3:1または2:1が選択可能)
    文字のチェック全角・半角文字とも入力可能半角文字しか入力できない


  19. 英語登録画面で登録されたデータ(英文)をダウンロードしたのですが、国名に3文字の略称が使われています。どれがどの国に対応するのか教えてください。


    国別の略称と正式英語名一覧をご参照願います。


  20. 英語登録画面で登録した場合に、全角文字は使っていないのに登録を拒否されてしまうという苦情が来ています。


    全角文字なのに全角文字とは気づき難い文字がございます。これらが使われていないかどうかご確認ください。

    ・全角文字なのに全角文字とは気づき難い文字(英語抄録本文中に使用するタグ)
    全角と気づきにくい全角文字の例正しい半角文字
    名称ブラウザー上の表示表現方法ブラウザー上の表示
    ギリシャ文字のアルファα&alpha;α
    括弧&lt;<
    引用符&quot;"
    プラスマイナス±&plusmn;±
    乗算記号×&times;×
    全角空白表現できません表現できません表現できません
    句読点・カンマ,,
    句読点・ピリオド..


  21. 英語登録画面にてPCがMacでブラウザはNetScapeで登録しようとした場合、演題名・抄録本文の文末に不明な文字が付加されますが、どうしてでしょうか?

    IEやWindowsからのNetScapeでは問題ないのですが、MacでブラウザはNetScapeの場合、上記の現象が発生します。なぜかといいますと英語登録画面は海外向けに作成されたものですので、文字コードセットをUnicode(UTF-8)で設定しております。日本から登録される場合、文字コードセットが日本語になっているため上記の現象が発生しました。対策としては、登録する前にブラウザの文字コードセットをUnicode(UTF-8)に設定してから登録して下さい。


  22. 英語登録画面において海外より投稿される場合、外国人の氏名で特殊文字を使用されて文字化けをすることはないでしょうか。

    英語登録画面においては、入力制限を設けていません。よって、欧文の特殊文字(ウムラウト、アクサンなど)につきましては、氏名欄への入力も可能となっております。 また、その際、文字化けが起きないようプログラムでUnicode(UTF-8)に変換するように設定しております。 もし、文字化けが起きた場合には、プログラムのバグになりますので、至急UMINへご連絡くださいますようお願いいたします。 但し、抄録本文と同様にデータに特殊文字の記号が入ってくることになりますので、印刷の段階で変換作業が必要となります。


  23. オンライン演題登録で外国人(漢字使用圏を除く)が登録する場合、日本語入力の必須項目は入力できないと思うのですがどうなるのでしょうか?

    以下のような運用をお願いしております。予め演題要項に説明文があると問い合わせが減ります。

    1)日本語氏名(漢字):英語またはカタカナのどちらか抄録に印刷して欲しい方で入力する。

    2)日本語氏名入力(ふりがな):ひらがなで一番読みに近い発音をいれていただく。

    3)英語氏名:英語の氏名をいれていただく。

    その理由は下記のとおりです。

    1)日本語氏名(漢字)は、印刷会社が抄録集の印刷に利用します。ここを空欄にすると印刷できません。英語でもあってもカタカナであってもここに入力した文字が印刷されます。

    2)日本氏名入力(ふりがな)は、索引作成のために必要です。外国人も入力してもらうようにしないと索引作成ができません。

    3)英語氏名:英語の氏名は、英語の索引作成のために必要です。また抄録のタイトルを英語にした場合には、著者名の表示に使用します。


  24. 抄録に図表などを添付することは可能でしょうか。

    可能です。現行のシステムでは、各演題につき1件の図表を含む画像を添付できます(添付を不可とする運用も勿論可能)。1件の画像に複数の図表を入れることは可能ですが、あまり見やすいものとはならないでしょう。図表の添付に伴い、抄録文字数等の削減が必要になります。従来は、文字数を3分の2程度の減らし、空いたスペースに図表を適当な大きさでいれる方法で運用してまいりました。


  25. 図表の貼付では、どのような画像フォーマットが利用できますか。

    JPEGとGIF形式が利用可能です。一般に写真等画像はJPEG形式、線画(表等)はGIF形式の方がきれいに印刷できるようです。


  26. 図表の印刷時の状態はどのように確認できますか。

    システムの設定により、抄録印刷時に近い大きさ・レイアウトでブラウザーに表示することが可能です。これによって登録者自身が確認することができます。この方法を採用する場合には、印刷の仕方に制約が生じます(Latex,Postscript等のフォーマットでの印刷になければならない)。


  27. RTF形式でダウンロードしましたが、図表添付演題で図表が大きくはみ出てしまいます。

    RTFの場合、図表は機械的に埋め込みますので手作業で図表を小さくして下さい。


  28. 図表の登録方法を教えて下さい。

    図表の登録方法は登録画面に「図表あり・なし」の選択欄がありますので、「図表あり」を選択した場合は登録ボタンの代わりに「図表のアップロード」ボタンが表示されます。そのボタンをクリックして作成した図表ファイルを指定して頂いてボタンを押すとその他に入力した文字と同時に登録されます。「図表なし」の場合は通常と同じ登録方法です。


  29. UMINで収集したデータをCSV形式でダウンロードして、抄録集を印刷したいのですが、どのようなことに気をつけたらよいでしょうか。

    CSV(Comma Separeted Value)形式のデータをダウンロードして、抄録集を作成するためには、CSV形式のデータ読み込んで適当なDTPの形式に変換するプログラムを作成する必要があります(過去のこの作業を行った経験のある印刷会社は、少なくともデータの読み込み用のプログラムは既に持っています)。以下の2点にご注意ください。

    (1)氏名、所属等のテキストデータの抽出・印刷フォーマットへの変換の他、HTMLでかかれた題名・抄録本文をDTPのフォーマットに変換する必要がある点にご注意ください。 具体例を挙げると、HTMLの「H<SUB>2</SUB>O」(表示は、「H2O」になります)をDTP上の「H2O」を表現するフォーマット(ソフトによって異なります)に変換が必要です。

    (2)lISO-8859-1に規定の特殊文字発音記号歯式の利用を許す場合には、UMIN指定のタグからの変換処理が必要です。詳細は、ISO-8859-1に規定の特殊文字、発音記号、歯式についての規定をご参照願います。

    (3)UMINのシステムでは、オンライン演題登録の段階で、1)個別項目の制限(共著者数、所属数、題名文字数、抄録本文文字数)と2)全体文字数の制限(共著者数、所属数、題名文字数、抄録本文文字数の個別項目をすべて足した文字数)の2つの制限を通常行っております。これらの制限の設定依頼は、システムオプション設置シートで設定していただいております。この設定の基準にあう演題・抄録がすべて印刷可能なようにレイアウトを作成していただく必要があります。

    その他、過去に以下のような問題が発生しておりますのでご留意ください。

    (1)プログラミングやDTPについて、相当の経験と技術がないかぎりは、先生方自身での組み版をお薦めできません。印刷会社の利用をお薦めいたします。ご自分でなされると主張して、締め切り後に作業をはじめてから発見された問題点とこれに対応するための作業量に多さにに気づいて、結局印刷会社に委託した例がございます。

    (2)印刷会社が、CSVからの組み版が可能であるといったにも関わらず、実際には自身でできないで再度下請けに出したり、納期に間に合わなかったりという例が出ています。 印刷会社としては、お客さんに依頼されて、「できません」とはいいにくい事情もあると思います。円滑な学会開催のためには、組み版が確実に可能である旨の確認を印刷会社からとっておく必要があります。

    (3)テスト運用の段階で、組み版・印刷のテストは可能なはずですが、本番登録終了後に演題がすべて集まってからいきなり作業を行って、作業に手間取る例が出ています。必ずテスト運用の段階で、組み版・印刷のテストをしていただけますよう御願いいたします。


  30. UMINで収集したデータをCSV形式でダウンロードして抄録集を印刷したいのですが、よい印刷業者を教えてもらえないでしょうか。

    印刷業者のサービス内容・料金については、一切お答えしておりません。参考までにUMIN事務局で把握している印刷業者の一覧を掲載します。印刷については、本システムの運営請負業者経由で発注されている場合が多いようですので、運営請負業者に相談するのも1つの方法です。


  31. 抄録集の自動作成システムがあると聞きましたが本当ですか。

    UMINでは、下記のような理由により、原則としてUMIN抄録集自動作成システムではなく、印刷会社で製版していただくことをお願いしております。

    1)UMIN抄録集自動作成システムからの写真製版と、データからDTPで直接処理して版をおこした方場合と比較して、印刷会社に支払う料金は必ずしも安くなりません(写真製版にしても学会の経費削減には必ずしもなりません)。特に一度UMINで収集した演題抄録を印刷した経験のある印刷会社は、入力部分のプログラムを持っていますので、写真製版の方が高くなる場合があります。写真を何枚もとるのには手間がかかりますが、データをDTPソフトのフォーマットに変換するプログラムを一度作ってしまえばかえって手間が節約できます。
    2)UMIN抄録集自動作成システムで作成したレイアウトの変更依頼(特に演題が集まった後での時間的に余裕のない変更依頼)がUMIN側の負担になっています。例えば、題名を後5mm左にして欲しいとか、フォントを1ポイント小さくして欲しいというような木目細かな要望には応じるのは、負担になっております。
    3)写真製版よりは、データからDTPで処理して直接印刷した方がきれいに印刷できます。
    4)UMIN抄録集自動作成システムの場合には、レイアウトを学会担当者とUMINの担当者でおこなうことになりますが、プロの印刷業者と比較すると、レイアウトの巧拙には明らかな差がでます(勿論印刷業者の方が腕ははるかに上です)。

    本当です。登録の終わった演題・抄録に対して、オンラインで(1)二重登録やいたずら登録の削除、(2)採択演題・抄録の選択、(3)演題・抄録の並び順の指定を行うことにより、抄録集が自動的に作成されます。この抄録集は、MS-WORD97またはLaTeXのフォーマットで作成可能です。MS-WORD97を利用して自由に再編集が可能なのが特徴です。LaTeX版は、MS-WORD97版よりもレイアウトの構成の自由度が高く、複雑なページを作成できるのが特徴です。デモシステムの管理者用画面のご覧になるとどのようなものかわかります。尚、コンピュータが自動的に抄録集を生成いたしますので、人間の目から見て、見苦しくなっている場合もございます。必ず肉眼で、すべてのページをご確認の上、必要なら修正を加えてから印刷業者にお回しください。


  32. 自動抄録作成では、半自動的に抄録が作成されるそうですが、各学会毎に異なる抄録集の書式・形式(テンプレート)等はどのような形で御渡しすればよいでしょうか。

    MS-WORDのファイルで1頁分を作成して御渡しください。


  33. UMIN自動抄録作成を利用して、管理画面より全演題をダウンロードしたのですが、何度行なってもタイムアウトしました。とうしたらよいでしょうか。

    通信回線が遅い場合には、ダウンロードが途中でタイムアウトしてしまう場合があります。何度やってもタイムアウトする場合は、UMIN事務局でダウンロードして電子メールで送付いたしますので御連絡下さい。


  34. 査読用に抄録を印刷したいのですが、この際、演者の氏名、所属を査読者にわからないように抜きたい(印刷しないようにする)のですが、可能ですか。

    可能です。システムオプション設定シートで、どのようにするかご指摘ください。査読用のフォームのサンプル(サンプル例は、UMIN標準の査読用紙で学会側が特に指定しなければこの査読用紙が利用されます。サンプル例では、演者名、所属機関名を抜いてあります)をMS-WORDの形式及びPDF形式でダウンロード可能です。デモシステムの管理者用画面から、ダウンロードすることも可能です。この場合は、ID、パスワードとも"test"でログインして御試しください。


  35. 演題登録フォームを起動するのに、平文通信と暗号通信で各々別のURLが指定されています(平成11年2月以降登録開始分から)。平文通信と暗号通信について教えてください。


    UMINでは、暗号通信の利用を強く推奨しております。

    暗号通信とは
    平文通信ではインターネット上を、オンライン演題登録の整理番号とパスワードがそのまま流れます。インターネットでやり取りされる情報は、情報の通り道となった施設の人に盗聴される可能性があります。整理番頭やパスワードを見られてしまう可能性があるわけです。この場合、盗聴した人の悪意で抄録が改竄されたり、知らないうちに消されたりということが起こり得ます。
    暗号通信では、データが暗号化されてインターネットを流れますので、盗聴しても暗号を解く必要があります。暗号を解くには相当の知識や高速コンピュータの利用が必要ですから、盗聴するための敷居はかなり高くなります。つまり暗号通信の方が安全ですから、暗号通信をできるだけ利用するようにアナウンスをする必要があります。

    暗号通信を利用した場合の使い方
    通常の使用する分には、平文通信の場合と変わりません。ただし、暗号通信に対応していないブラウザーは利用できません(Internet Explorer version 2等)。また各施設やインターネットプロバイダーの設定に問題がある場合には、暗号通信を使えない場合があります。この場合には、施設での設定を暗号通信を利用できるように設定してもらうか、プロバイダーを変更する必要があります。

    暗号通信の推奨
    UMINでは、暗号通信の利用を強く推奨しております。パスワードの盗聴が第3者による演題・抄録の無断削除・改竄の事故につながるからです。また演題確認用のパスワードに自分が電子メールを読んだり、病院情報システムにログインするために利用しているパスワードを使っている会員がいる可能性があります。これは非常に危険です。以下は、演題応募案内のページから演題新規登録・修正画面へのリンクの例です。
    ブラウザのバージョンはInternetExplorer,Netscape供にversion 4.0以上を推奨いたします。


    演題応募案内のページから演題新規登録・修正画面へのリンクの例

    原則として暗号通信をご利用ください。平文通信は危険です。第3者があなたのパスワードを盗聴して、演題・抄録を無断削除したり、改竄したりする可能性があります。特に病院情報システムや電子メール用に使っているパスワードを、平文通信で演題登録用に使用することは絶対に止めてください。被害が演題・抄録以外にも及びます。平文通信は、暗号通信が使えない場合(施設やプロバイダーの設定に問題があるか、ブラウザーが古い)に限ってご利用ください。

    新規登録
    (暗号通信:推奨)
    修正・確認
    (暗号通信:推奨)

    平文通信の利用は推奨しません。暗号通信が使えない場合にのみご利用ください。

    暗号通信が使えないので、平文通信を使う。


  36. JAVAを利用すればもっと使いやすいインターフェイスが作れると思うのですが。またJAVA Scriptを用いれば、階層型のメニュー等も作れて便利だと思います。いかがでしょうか。

    JAVAについては、平成13年度の開発を予定しております。演題登録がオンラインでしかできない学会が増えていますが、まだJAVAに未対応のブラウザーを利用しているユーザはまだ存在しています。JAVAは、動作が各ブラウザーで異なり、安定した運用を行う上で後3、4年は問題が残ると考えています。演題登録では、「安定して動作し、確実に登録できること」が重要です。JAVAによるシステムの運用を開始しても、当面は従来のものと一緒に提供する予定です(JAVA版の動作がおかしい場合には、従来版を使えるようにします)。

    JavaScriptについては、一部採用をしていますが、JavaScript対応でないブラウザーでも利用できるようにJavaScriptの機能を利用しないでも登録できるように工夫しております。


  37. Windows版やMac版の専用オンライン演題登録プログラムを作る予定はないでしょうか。

    以下のような問題点があり、Windows版やMac版の専用オンライン演題登録プログラムを作る予定はありません。尚、Java版は平成13年度の開発を予定しています。

    1)開発コストの問題
    UMINのアクセスログから推測して、医学領域では、WindowsとMacの利用比率が約3対7になります。このため、Windows版とMac版の両方を作成しないと運用ができません。Windows版とMac版を開発して、なおかつ、各々の異なったバージョンでの動作確認が必要です。これから、多くの学会がオンラインでしか演題を受け付けなくなることを考えると、あるバージョンでは動かないというのは、許されなくなってきます。これに対応するには、大きな開発・保守コストがかかります。

    2)障害時の対応の問題
    パソコンにインストールするタイプのソフトはもし障害が見つかった場合には、再度ダウンロードしてインストールしてもらう必要があり、利用者にとって不便です。また動作環境が各人で異なりますので、これに対する確認も必要であり、手間がかかります。

    3)プログラムの書き換えの問題
    演題収集の方法が変更になるとプログラムの書き換えが必要で(Mac版とWindows版ともに)、そのたびに動作確認が必要でコストがかかります。また毎年新しいプログラムをダウンロードしてインストールしてもらうことになりますので、その手間もかかります。UMINのプログラムはCGIでカスタマイズが簡単で、100学会以上演題登録に1本のプログラムで対応しています。プログラムコードの書き換えが必要ならとても無料ではできません。恐らくWindows版、Mac版で同じことをするのは不可能です。

     UMINでは、来年度にJAVA対応の演題登録登録プログラムを開発する予定です。機能的には、今までのものよりも大分使いやすくなるはずです。インターフェイスは、WEB版をシミュレートすることになります。JAVAでは、動作が不安定ですから、従来のWEB版も併用して運用し、JAVAで動かない場合には従来のものを使ってもらうようにする予定です(まだネットスケープのバージョン1を使っている人がいますし、病院で一括インストールしているところは更新が4,5年に一度しかなされないために5年前のプログラムを利用しなければならない場合もあります。)。JAVAだけでやれるようになるまでに後3,4年はかかると思います。


  38. UMIN事務局から演題のURLが沢山(通常6つですが、特別演題と一般演題で集める抄録の長さ等が違う場合には、6x2=12)送られてきましたがどのURLを会員にアナウンスすればよいのでしょうか。

    演題関係のURLは通常6つご連絡致します。大きく分けて平文通信と暗号通信(前項を参照)です。平文通信、暗号通信に対してぞれぞれ3種類のURLをご連絡致します。 登録画面、確認画面、管理画面の平文通信、暗号通信では通信の形式が違うだけでページの内容は同じものです。 平文通信の登録画面で登録した演題を暗号通信の確認画面で修正することもできます。

    画面・URLの種類 学会・学術集会ページからリンク 画面の機能種類
    平文通信暗号通信
    登録画面 する する 会員の方に演題を新規登録して頂く画面
    確認画面 する する 既に登録した演題の修正・削除を行う画面
    管理画面 しない しない 学会・学術集会事務局で全演題の管理を行う画面


  39. 共著者のふりがな、会員番号を必須項目にできますか。

    共著者が入力された時だけ、その共著者のふりがな、学会会員番号を必須にすることは可能です。


  40. 演者の所属機関をカテゴリー(コード)化したいと考えています。可能でしょうか。

    可能ですが、現状では個別対応しております。つまり各学会に所属機関の一覧を作成してもらって、各学会毎に違うコードを利用しています。これでは、各学会毎に施設コードが違うのでは複数の学会の抄録を一緒に検索できませんし、各学会に違うコードを保守するのは面倒です。UMINでは、現在医学・医療・生物学領域で利用できる所属機関コードを開発中です。β版の完成は平成12年春、正式版は平成13年春からの提供を予定しております。現在、所属機関データベースとして公開されているものが所属機関コードの未完成版です。1)未収録の機関がまだあること(収録状況が参照になれます)、2)略称の設定等細部の検討がまだ必要であることが未完成の理由です。


  41. 抄録印刷用のデータをダウンロードしたら、誤字が見つかり修正しました。修正した文書は、UMINのサーバに戻せないでしょうか。

    手動でUMINのサーバ上のデータを同様に修正することはできますが、ダウンロードしたデータを一括して元に戻すことは困難です。UMINのシステムでは、データの登録・修正・削除はすべてUMINのサーバ上で行うように設計されています。つまりデータの原本はUMINのサーバ上にあるデータであり、あらゆるデータの変更はこれに対して行われることを想定しています。そして、抄録集の印刷・プログラム作成等の直前になってから、データをダウンロードして、抄録集・プログラムを作成するというような利用法を想定しています。これはデータの整合性を保つ上で非常に重要な設計コンセプトです。例えば、もしダウンロード後のデータが印刷会社により、修正されてしまうと、プログラムやネットワーク版の抄録集との整合性がなくなってしまいます。またダウンロードされてしまったデータの変更状況を一元管理することは非常に困難です。ですから、必ずデータの登録・修正・削除は、UMINサーバ上で行うという原則を守り、ダウンロード後のデータの修正は避けてください。結局、この方法が一番効率のよい方法です。


  42. 演題登録されたデータや査読後採択のデータをCSV形式ダウンロードすることができますが、項目の出力順を指定できないでしょうか。

    出力順の指定には、ソフトの改造が必要になります。各学会毎に対応するのは困難です。一方で、CSV形式のデータはエクセルやロータス123に組み込んで簡単に項目順の変更が可能です。こちらの方法で項目順の変更はお願いしております。


  43. 演題新規登録・更新の状況を分析するためにアクセスログが欲しいのですが。

    管理画面の管理メニューで、「登録・更新履歴」をクリックすると登録・更新の履歴が表示されます。通常、履歴は30件まで表示する設定になっていますが、画面上の方に表示件数をいれる欄があり、ここに非常に大きい値(3万等)をいれて、表示ボタンをクリックすれば、登録開始後からの全件のログが見られます。これをカット・アンド・ペーストするか、またはセーブして表計算ソフトに読み込めば分析が可能です。履歴には、日付、時刻、整理番号、筆頭著者名、マシン名が表示されています。通常の分析はこれで十分だと思いますが、これ以上の記録が欲しい場合にはご相談に応じます。


  44. 抄録を1文字(文字数は何文字でも回答は同様です)下げて入力してもらいたいのですが(抄録本文の前に「全角空白文字1文字」を事前に入れて欲しいのですが)。

    技術的には可能ですが、お勧めしておりません。というのは、事前にいれておくと、「全角空白を消してから、本文を入力する人」、「全角空白を消してから、間違って消したことに気づいて、半角空白を2文字入れる人」、「全角空白の後からきちんと本文を入力する人」等、いろいろな対応が考えられ、手間が返って増えるからです。むしろ、空白はいれないで本文を入力してもらい、印刷用の版を作成するときに、「全角空白1文字」を後から挿入した方が手間がかかりません。


  45. 演題登録で入力してもらった電子メール宛に演題の採否や案内を出したいのですが、可能でしょうか。

    可能です。平成12年度よりこの機能がサポートされました。学術集会事務局の側で、送付する文書を用意して本システムからメールを一斉送付することができます。


  46. 一般演題の他に、シンポジウム(特別講演、主題)があり、集める抄録の本文の文字数が違います。このような場合どうしているのでしょうか。

    1)シンポジウム(特別講演、主題)で集める抄録が、一般演題と違う様式(抄録本文の文字数等)の場合

    シンポジウム(特別講演、主題)の抄録の数が30件以上ある場合には一般演題とは別にシンポジウム(特別講演、主題)用の画面を作成しております。これより少ない場合には、学会事務局の方で電子メール、フロッピー等で集めたものを一般演題用の管理用画面から代理入力していただいております。管理用画面から登録すると、様式に合わないものでも(抄録の本文の文字が多い)登録が可能です(ただし、警告はでます)。

    2)シンポジウム(特別講演、主題)で集める抄録が、一般演題と同じ様式の場合

    一般演題用と同一の画面で登録をお願いしております。登録時に、演題の区分(一般演題及びシンポジウムのどちらか等)を会員に選択してもらう形で運用しております。


  47. 演題の登録を締め切りたいのですが、どうすればよいでしょうか。

    学会側で管理用画面から締め切りの操作を行うことができます。


  48. 一度締め切った演題登録を都合により再開したいのですが可能でしょうか。

    可能です。学会側で管理用画面から一度締め切った演題登録の再開の操作を行うことができます。


  49. 暗号通信が利用できないのはどのような場合でしょうか。

    以下の2つの場合です。実際に使えないケースはほとんどないと思われます。

    1)病院等のファイアウォール(外から侵入できないように安全にインターネットに接続する機器です)の設定でWWWの暗号通信が使えないように設定されている場合
    このような設定はセキュリティ上好ましくないので、管理者の人に連絡して使えるように設定を変更していただいた方がよいと思います。暗号通信のWWWが使えないと、その病院の利用者のIDやパスワードが詐取される可能性が高まり、その病院の利用者の利益になりません。また同じパスワードを内部のシステムに利用している場合には被害が内部に及ぶ可能性もあります。

    2)ブラウザーが古い場合
    暗号通信ができないブラウザーは、ネットスケープ・ナビゲータのバージョン1.xx及びインタネット・エキスプロラーの1.xx、2.xx及び3.xxの一部(3.xxでは利用できるものもあります)です。これに該当するブラウザーの利用率は既に低いと思います。詳細は、ブラウザーの種類・バージョンと暗号機能についての解説をご参照願います。


  50. 演題抄録の検索システムはありますか。

    ございます。UMINで演題抄録を収集した学会には、全学会に

    1)個別学術集会毎の検索システム
    2)学術集会毎の通年検索
    3)すべての学術集会・論文誌の統合検索

    の3通りの検索システムを用意してございます。 詳細はこちらをご参照願います。


  51. 演題抄録の検索は、何時の時点で利用可能になりますか。また検索システムの設定はどのようにお願いしたらよいでしょうか。

    演題登録システムの管理画面から、演題抄録の採択の有無についてのデータ入力完了した時点で検索システムの利用が可能になります(採択の有無を入力しないとどれが採択された演題抄録かわかりません)。UMIN事務局まで電子メールで設定をご依頼ください。検索システムの設定は、短時間で可能です(通常1日程度)。


  52. 演題抄録の検索システムに2種類あるようですが。

    学術集会演題抄録・学会誌論文等フルテキスト検索システムには、以下の2種類の検索システムがあり、機能・役割が異なっております。

    1)個別学術集会専用版:学術集会の演題採択が終了した時点から提供され、学術集会終了日(または終了日からしばらくの間)まで提供されるフルテキスト検索システム

    ・各学術集会毎の当該開催回の抄録しか検索できない。
    ・学術集会事務局により、演題抄録の修正が自由にできる。
    ・検索機能が多い

    2)統合検索版:学術集会終了日(または終了日からしばらくの間)以降から提供されるフルテキスト検索システム(個別検索・学術集会毎の通年検索も可能)

    ・すべての学術集会・学会雑誌論文を一緒に検索できる(各学術集会毎の当該開催回のみの抄録検索も可能、各学術集会毎の通年の検索も可能)。
    ・学術集会事務局による演題抄録の修正ができない(UMIN事務局に申し出れば可能です)。
    ・検索機能が少ない

    上記のように運用している理由は以下のとおりです。

    1)学術集会終了までは、演題抄録の修正・発表追加・発表取り消し等の事態が発生します。このため、学術集会事務局で自由に訂正・削除・追加ができる必要があります。

    2)学術集会終了後にも、自由に訂正可能であると公表した内容の信憑性が問題になります。印刷媒体では修正がききませんが、一方でこのことは一度発表した内容への信頼に足る記録としての意義を持つことを意味します。勿論、どうしても修正したい場合も発生すると思います。この場合印刷媒体では、訂正内容を別途印刷して配布します。同様に訂正内容をオンラインで提供いたしますので、どうしても訂正したい場合には、UMIN事務局まで申し出願います。

    3)各学術集会毎に演題分類方法・演題発表形式が異なります。各学術集会毎に異なるデータについての検索機能をつけることは可能ですが、これらの各学術集会毎の異なる項目については、他の学術集会・論文と一緒に検索することはできません。このため、個別の学術集会毎の検索しか用意しない場合には検索機能は多くできますが、全体を通して検索する場合には検索項目が限定されます。


  53. 演題抄録の検索システムを学会側で作成したホームページに貼り付けることは可能でしょうか。

    以下の方法をとればおそらく可能です。ただし、動作は保証しかねます。

    1)UMINで用意した演題抄録検索システムのページを開き、このページを保存する。
    2)保存されたページをエディターで開く。下図のようにFORMタグで囲まれた部分を取り出して、ホームページに貼り付けます。
    3)<FORM Method="POST" Action="glance.cgi">の部分を以下のように書き換えます。

    (1)抄録本文のアクセスをUMIN登録者に限定している学会

    <FORM Method="POST" Action="https://endai.umin.ac.jp/cgi-bin/hanyou/lookup/glance.cgi">

    UMIN IDとパスワードを持つ学会の会員等しか抄録が見られません
    UMIN IDとパスワードを入れないと検索が開始できません(UMIN登録者しか検索できません)。

    (2)抄録本文のアクセスを一般公開にしているか、抄録本文を提供していない学会

    <FORM Method="POST" Action="http://endai.umin.ac.jp/cgi-open-bin/hanyou/lookup/glance.cgi">

    抄録本文の提供を行っている場合には、UMIN IDとパスワードがなくても抄録が見られます(誰でも見られます)
    UMIN IDとパスワードがなくても検索可能です(誰でも検索できます)。

    以下は、第64日本循環器学会(抄録を会員に限定して提供しています=>会員以外は抄録が見られません)での貼り付け例です。

    図1.ホームページへの検索システム貼り付けのために抽出する部分
    <FORM Method="POST" Action="glance.cgi">
    <INPUT TYPE="hidden" NAME="parm" VALUE="shuukai">
    <INPUT TYPE="hidden" NAME="history" VALUE="0">
    検索条件を入力した後、「検索」をクリックしてください。
    <INPUT TYPE="submit" VALUE="検索">
    <BR><BR>

    <TABLE>
    <TR><TH NOWRAP>筆頭著者名</TH>
    <TD><INPUT NAME="data1" TYPE="text" SIZE="32" MAXLENGTH="30"></TD>
    <TD>(共著者は含まない)</TD></TR>
    <TR><TH NOWRAP>共著者名</TH>
    <TD><INPUT NAME="data12" TYPE="text" SIZE="32" MAXLENGTH="30"></TD>
    <TD>(筆頭著者は含まない)</TD></TR>
    <TR><TH NOWRAP>所属機関</TH>
    <TD><INPUT NAME="data14" TYPE="text" SIZE="32" MAXLENGTH="50"></TD>
    <TD>(「東大・医・1内」の様に省略してある演題もあります)</TD></TR>
    <TR><TH NOWRAP>演題名</TH>
    <TD><INPUT NAME="data2" TYPE="text" SIZE="32" MAXLENGTH="50"></TD>
    <TD></TD></TR>
    <TR><TH NOWRAP>抄録本文</TH>
    <TD><INPUT NAME="data3" TYPE="text" SIZE="32" MAXLENGTH="50"></TD>
    <TD></TD></TR>
    </TABLE>
    <INPUT TYPE="HIDDEN" NAME="condtion" VALUE="A00172-00003">
    </FORM>

    図2.貼り付けの例

    検索条件を入力した後、「検索」をクリックしてください。
    筆頭著者名 (共著者は含まない)
    共著者名 (筆頭著者は含まない)
    所属機関 (「東大・医・1内」の様に省略してある演題もあります)
    演題名
    抄録本文


  54. 演題抄録の検索システムをホームページに貼り付けたいですが、よいでしょうか。

    将来どうするかは別にして、現時点では以下の条件を満たせば貼り付けることは差し支えありません。

    1)UMIN提供のシステムであることを明記すること(UMIN以外の団体が提供しているかのような誤解を与える記述をしないこと)。
    2)ホームページアクセスに料金を徴収しないこと(学会等が会員・購読者に抄録本文・論文本文を提供する場合は例外です)
    3)貼り付けたホームページ内に広告を掲載しないこと。


オンライン査読


  1. オンライン登録での査読の仕方について教えてください。

    査読については、オンライン査読と紙ベースの査読方法があります。

    1)紙ベースの査読

    紙ベースの査読方法は、1)CSV形式のデータと画像ファイルから学会側で査読用の用紙を作成する方法と2)UMINで査読用紙をMS-WORD形式で作成する方法があります。UMINでは、2)をお勧めしております。その理由は、a)査読用紙のフォーマットに凝る必要性は低いと思われること、b)2)の方法にした場合には、演題が集まって査読用紙を印刷したいと思ったときに思わぬトラブルが生じて査読用紙がうまく印刷できない可能性があることです(UMINでは確実にMS-WORDフォーマットでの印刷原稿の作成が可能ですが、急に明日中に印刷してくれと依頼されても難しい場合があります)。査読の場合には原則として、演題の著者名、所属機関は記載しませんが、記載することも可能です。

    2)オンライン査読

    オンライン査読では、査読者にUMIN IDを利用して、WWW画面から査読してもらう方式をとります。詳細は、FAQのオンライン査読の各項目をご参照願います。


  2. 現在どの学会がオンライン査読を採用しているか教えてもらえますか。

    日本小児科学会、日本循環器学会、日本消化器外科学会、日本心臓外科学会、日本消化器病学会がオンライン査読を採用しております(2000年10月1日現在)。


  3. オンライン査読の運用する上での注意点について教えてください。

    オンライン査読システムは、慎重に準備して運用する必要があります。オンライン査読を行う際には、1)査読のやり方は各学会で違いますので、プログラムの新規開発が必要になる場合が予想され、十分な時間的余裕が必要であること、2)オンライン査読についての学会理事会レベルでの合意が必要と思われること(演題を出す人はコンピュータに慣れた若い人ですが、査読をするのは年配の先生方です)、3)うまく査読データが入らなかった場合に査読者に連絡をとってFAXで査読してもらうなどのバックアップ体制が必要なこと、4)査読者へのID発行を早めに行う必要があること等をご考慮願いします。

    UMIN事務局では、従来オンライン査読を積極的にはお勧めしておりませんでしたが、日本小児科学会・日本循環器学会で大きなトラブルがなく終了したことから、オンライン演題登録2年目以降の学会で、1500台以上の演題数がある学会については、学会内の合意が得られるのであれば、利用を推奨する方針に変更いたしました。

    運用例がまだ多くはないことから、システム安定性の点で問題が発生する可能性があります。また運用される学会もまだシステムに慣れていないと思われます。このため、事前に必ずテストデータを入れて、リハーサルを行うようお願いいたします。


  4. オンライン査読の作業手順について教えてください。

    以下のようになります。特に1年目に実施する学術集会事務局の負担はある程度覚悟する必要があります。2年目以降はある程度簡略化できると思われます。尚、オンライン査読者に対して発行するIDはUMINの通常の登録利用者用IDになります。

    時期 作業内容
    学術集会開催1年前 UMIN事務局との詳細な打合わせ
    既存のオンライン査読プログラムで対応可能かどうかの調査
    もし対応可能でなければUMIN側でソフトの改造を行う
    オンライン演題登録テスト運用開始3ヶ月前 査読者の選定終了及び同意の取得
    オンライン演題登録テスト運用開始1ヶ月前 査読者全員のUMINへの登録終了
    オンライン演題登録テスト運用時
    (本運用の1ヶ月以上前)
    オンライン査読システムのテスト運用開始
    査読者全員がUMINを利用できるか確認
    もし利用できない人がいれば学術集会事務局で代理入力する旨を通知し、郵送・FAXに切り替え
    オンライン演題登録開始時
    オンライン演題登録締め切り1週間前 後少しで査読が始まる旨のアナウンスと学術集会事務局作成の査読者用マニュアルの配布を査読者に行う
    オンライン演題登録締め切り 締め切り処理(二重登録・不完全抄録等の削除を含む)
    査読者への演題・抄録の割当て作業
    オンライン演題登録締め切り数日後 オンライン査読開始
    オンライン査読締め切り1週間前 査読状況の確認
    オンラインで査読できない人を再度確認して、学術集会事務局で代理入力する旨通知し、郵送・FAXに切り替える。
    オンライン演題登録締め切り 自動集計結果の確認(バグによる計算違いがないか確認)


  5. オンライン査読に対するUMIN事務局のサポートについて教えてください。

    従来、UMIN事務局ではオンライン抄録登録に際して、会員からの問い合わせはまず学術集会の方でやっていただき、学術集会事務局で回答・対応が出来ない件については学術 集会事務局より、UMIN事務局にご照会をいただいて回答する形でサポートを行ってまいりました(間接サポート)。

    オンライン査読を円滑に行うために、当面オンライン査読者への対応の一部について、UMIN事務局で直接サポートいたします。

    ○UMIN事務局が直接サポートする事項

    1)ID・パスワードの再発行

    UMIN事務局で行いますので、下記のオンライン査読者専用の申請書を貴学術集会ホームページへリンクしていただけますようお願いいたします。

    http://www.umin.ac.jp/misc/saihakkou_umin_online_review.htm

    2)査読画面にアクセスできない場合の対応

    本件につきましては、問い合わせ先として、下記をホームページにご記載ください。
    なお、パスワードの認証エラーでアクセスできない場合は、上記の申請書を提出していたくようお願いします。また、アクセスできた後の使い方等の問題は学会の方でまず対応していただきます。


    サポート対応時間(平日:午前9時より12時まで、午後1時より午後5時まで)
    UMIN事務局電子メールアドレス:online-review@umin.ac.jp
    FAX番号:03-5689-0726

    ○学術集会事務局でサポートしていただく事項(UMIN事務局の間接サポート)

    ID・パスワードの再発行及び査読画面にアクセスできない場合以外の査読者からの問い合わせ、質問、要望事項への対応(「使い方がわからない」、「うまく動かない」、「この点を改善して欲しい」等の対応)。学術集会事務局の側で回答できるものはご回答いただき、できないものについては、UMIN事務局にご照会ください。また要望・修正希望事項については、学術集会事務局で取りまとめをお願いいたします。


  6. 締め切りを終えたらすぐにオンライン査読を開始できますか。

    いいえ、締め切り処理(不完全な演題の削除及び同じ演題の二重登録の削除)及び登録された演題への査読者の割当作業が必要です。これには、1週間程度を見ておく必要があります。演題登録を締め切ってもすぐに査読を開始できるわけではありません。


  7. オンライン査読のIDについて教えてください。

    オンライン査読で利用するのは、UMINの通常IDです。通常IDは、一般にUMINの登録を抹消しない限り、半永久的に使用します(本人の希望でオンラインで変更は可能です)。オンライン演題登録に際して、発行される一時的なID(整理番号と呼んでおります)ではありませんので、ご注意ください。整理番号は、演題・抄録を1件登録する毎に発行され、当該の学術集会の演題登録が締め切られた後は使用できなくなります。

    オンライン査読は通常のUMINの個人用IDをご利用頂きます。UMINでは個人に対して発行される通常のIDと大学病院の官職・業務に対して発行される業務指定・官職指定アドレス(XX病院長や○○課課長など)がありますが、個人IDしかご利用になれません。その理由は、業務指定・官職指定アドレスは人につくものでなく、業務・官職につくものですから、業務指定・官職指定アドレスを利用しているユーザは変わってしまうからです。

    以前は、オンライン査読専用に一時IDを発行しておりましたが、オンライン査読を採用する学会が増えてまいりましたので、現在では原則としてオンライン査読専用の一時IDの発行はしておりません。UMIN個人IDの利用には下記のメリットがあります。

    1)査読のたびに一時IDを発行して、郵送し、終わると削除するのはコストと手間がかかる。
    2)学会毎にいくつもIDが発行されたのでは査読者が途惑う(どの学会も同じIDで査読できた方が便利)

    一方で、この方法を採用すると、UMIN個人IDやパスワードを忘れてしまった査読者にIDとパスワードを通知する必要があります。これは特にオンライン査読の初年度には手間がかかりますが、2年目以降の労力は逆に軽減されます。またオンライン査読採用の学会が増えれば、同じIDやパスワードを何度も利用しますので、IDやパスワードを忘れることはほとんどなくなると予想しています。

    通常IDの取得方法

    UMINの通常個人IDをお持ちでない先生が多数の場合はUMIN事務局で一括登録を致します。その際、先生の漢字の姓、漢字の名、姓のふりがな、名のふりがな、所属などのデータを送って頂きます。※一括登録データフォーマットはこちらをご参照ください。〔作成例

    1)査読者の先生が決まったらUMINの通常のIDを既におもちになっているかを調査する。(学会)
    2)既にUMINのIDをお持ちになっている先生はそのIDをパスワードをご確認頂く。UMINのIDをお持ちでない先生はUMINに一括登録をする。
    3)UMIN事務局に査読者の先生の一覧を送って頂く(学会)
    4)一覧データより既に登録されている先生がいないか調べる(UMIN事務局)
    5)一括登録し学会事務局にIDを送る(UMIN事務局)
    6)学会事務局より査読者の先生にIDを配布する。
    登録されたIDは査読以降もUMINのIDとしてUMIN3へのアクセスやメールアドレスとしてご利用可能です。


  8. オンライン査読の打ち合わせに何か事前に用意するものはありますか。

    まず、前回の学術集会で使用した査読用紙と査読者のリストを御用意下さい。査読者のリストが無い場合は人数だけでも構いません。もし、今回の学術集会の査読者のリストがあるのでしたら、そちらのリストを御用意下さい。


  9. オンライン査読で過去におきたトラブルについて教えてください。

    以下のようなトラブルが発生しております。いずれも事前の入念な対策・点検で防止可能なです。

    1)査読者のIDの間違え

    学術集会事務局が、査読者のIDを同姓同名の人と間違えて設定してしまう例が発生しています。

    (例)同姓同名の人が2人以上登録されていた場合
    日本UMIN学会所属の勇民太郎(○○大学病院循環器科)がUMIN ID(taro-yumin)を持っていたとします。同姓同名で、勇民太郎(××病院消化器科)という人がUMIN ID(t-yumin)を持っていたとします。日本UMIN学会第31回学術集会事務局が、UMIN利用者の検索を行って、日本UMIN学会所属でない勇民太郎(t-yumin)氏のIDを発見します。査読者のIDが、t-yuminでアクセスするように設定されているため、日本UMIN学会所属の勇民太郎(本当のIDは、taro-yumin)はアクセスができません。このため、パスワードがまちがっているのではないかと判断して、パスワードの変更処理を行うと今度は、同姓同名の勇民太郎(t-yumin)氏がアクセスできなくなります。

    (例)査読者が登録されておらず同姓同名の別の人が登録されていた場合

    日本UMIN学会所属の勇民太郎(○○大学病院循環器科)は、UMIN IDを持っていませんでした。ところが同姓同名の勇民太郎(××病院消化器科)という人がUMIN ID(t-yumin)を持っていたとします。学術集会事務局の側で、同姓同名の違う人を査読者として設定しておいた場合には同様の問題が発生します。

    以下のような確認が必要です。

    *査読者が複数のIDを持っていないか
    *査読者と同姓同名の人がいないか。

    このような事態を防止するために、査読依頼の際に、UMIN IDの取得の有無等について尋ねる等の工夫が必要です。UMIN事務局で作成した査読依頼のサンプルをご参照願います。

    2)抄録の大きな不備

    オンライン査読をはじめる前にすべての抄録について、担当者が読んで確認することが必要です。抄録の内容が明らかにおかしい(抄録本文に「準備中」としか書いてない)、抄録が著しく短い(書きかけの可能性があります)場合には、事前に削除するなり、著者に問い合わせることが必要です。そうしないと、システムの不備で表示されていないのか、抄録本文そのものが入力されていないのかわかりません。

    3)査読者をUMINに登録する旨の事前通知がなされないこと

    査読者はオンライン査読のためにUMINに登録することになりますので、査読者が未登録者の場合には、必ず事前に「登録する」旨を査読者に通知するようにお願いします(もし査読者が登録を拒否する場合には登録できませんが、その場合にはオンライン査読もできません)。知らないうちに勝手に登録されたとか、登録に同意した覚えはないというクレームが来る場合がございます。

    4)査読用IDとUMIN IDが同じであることが周知されていないこと

    査読用に用いるIDは、通常のUMIN IDです。このことが査読者に理解されていない場合がございますのでこの点は強調しておく必要があります。査読専用と勘違いして、UMIN事務局または学会事務局(OASIS利用学会の場合)でパスワードを変更すると、電子メール等が使えなくなります。

    5)査読期間が短いこと

    特にはじめてオンライン査読を行う場合には、使い方がわからない、うまくログインできない等のトラブルが発生しがちです。この場合、問い合わせ、返答が発生しますので少なくとも2週間程度の査読期間をとり、1週間程度は査読が遅れても大丈夫なような日程にする必要があります。


  10. 登録された演題を査読者に割当る時の一括登録データの形式を教えてください。

    データの例


  11. 査読される先生への通知方法や、IDやパスワードを忘れた場合に対応法について教えてください。

    学術集会事務局で、事前に査読される先生に個別に確認して、一括してIDとパスワードの再発行をUMIN事務局に申請する方法を採用するのがよいと思います。

    ・UMIN IDは取得済みでIDとパスワードも知っている先生の場合:
    ご本人からUMIN IDを確認します。UMIN IDが実在しているか、学術集会事務局で確認します。

    ・UMIN IDは取得済みだが、IDまたはパスワード(もしくは両方)のわからない先生の場合:
    学術集会事務局で、氏名・勤務先・電話番号・FAX番号・電子メールアドレス等を調べて、UMIN事務局に一括して再発行を依頼します。

    ・UMIN IDを取得していない場合:学術集会事務局で、氏名・勤務先・電話番号・FAX番号・電子メールアドレス等を調べて、UMIN事務局に一括して新規発行を依頼します。

    以下に確認文の例を記載します。

    注意:オンライン査読用のID・パスワードは、(電子メール等を使うための)通常のUMINのIDとパスワードと同じです。このため、オンライン査読用のパスワードを変更すると、電子メールが使えなくなります。

    1.第XX回日本○○学会総会の査読者となることを承諾されますか。

    a.承諾します。 b.承諾しません。

    2.査読はインターネット(オンライン)で行いますか。
    (1.で「承諾します」と回答された先生のみご回答ください。)

    a.はい、オンラインで行います。b.いいえ、査読用紙を利用して査読します。

    3.オンライン査読には、UMINのIDが必要です。UMINのIDに関して該当するものをご選択ください。
    (2.で「はい、オンラインで行います」と回答された先生のみご回答ください。)

    a.UMIN IDは取得済みでIDとパスワードも知っています。
    b.UMIN IDは取得済みですが、IDまたはパスワード(もしくは両方)がわかりません。
    c.UMIN IDは取得していませんので取得を希望します。(UMIN IDの取得を希望されない場合にはオンライン査読はできません)

    4.UMIN IDをご記入ください(未取得または不明の場合は記入する必要はありません)。

    ___________________

    UMIN事務局にも各人のパスワードが何かはわかりません。このため、パスワードを再発行するためには、パスワードを強制的に変更し、変更された後のパスワードを通知することになります。このため、必ず査読される先生に、IDとパスワードの通知が必要かご確認ください。もし、本人が現在UMINのサービスを使っている場合には、大変なトラブルになります。

    下記に記載する方法は、オンライン査読がもっと一般的になるまで当面ご利用にならないようにお願いします。以下のような大きなトラブルが起きております。

    状況

    1.既にUMIN IDは配布されている。ただし、実際に普段使っている人はほとんどいないのでIDもパスワードもわからない状況になっている。
    2.査読者には、UMIN IDのみ通知し、オンラインで査読して欲しい旨の通知し、パスワードがわからない場合には、UMIN事務局に再発行依頼書を出して欲しいいう通知を出す。

    トラブルの内容

    1.ほとんどの人がパスワードがわからないので、UMIN事務局に再発行の申請が殺到する。

    2.査読を依頼されたから受けたのに、IDを通知するだけで、パスワードは自分で申請して再発行してもらえというのは不親切という怒りの電話がUMINと学術集会事務局へ多数寄せられる。

    3.再発行が殺到して、再発行作業が遅れますので、査読期限が近くなりいらいらした査読者からお叱りの電話がUMIN及び学術集会事務局へたくさんくる。

    過去にオンライン査読の経験があり、UMIN IDは取得済みの査読者の先生の場合には、IDまたはパスワード(もしくは両方)がわからない場合に、査読される先生ご自身で、UMIN事務局宛に個別にIDとパスワードを再発行を申請していただく方法が利用できます。尚、UMIN ID未取得の場合には、学術集会事務局で一括して登録をご申請ください。 オンライン査読用のIDとパスワードの再発行通知願いをダウンロードしてUMIN事務局までご送付しただくことになります。

    必ずパスワードを忘れたという方がでますので、

    1)オンライン査読用のIDとパスワードの再発行通知願いをホームページのわかりやすいところからリンクしておくか

    または

    2)オンライン査読用のIDとパスワードの再発行通知願いを通知する郵便物にご同封ください。


信頼性の維持・事故対策


  1. ハードウエアやソフトウエアの障害が起きた場合には、どのような対応がなされますか。

    UMIN事務局による障害時の対応は、原則として平日昼間のみです。締めきり真近のトラブルは、大きな混乱を会員に引き起こしますので、演題登録の締切は平日に昼間に設定していただくようお願いしています。ハードウエア故障時のためにバックアップ専用のコンピュータは用意してありますが、データの移行等には平日の昼間で8時間程度かかります。これらの障害対策は、他のUMINのサービスと同様のものです。


  2. データの信頼性の維持及びバックアップはどのような体制がとられていますか。

    フロントエンドWWWサーバ及びデータベースサーバには、無停電電源装置がついており、RAIDディスクを使用しています。バックアップ体制は、以下のようになっています。バックアップは、三重にとられております。

    1. 1日1回(平日のみ)にテープによるバックアップ
    2. 1時間に1回、別のコンピュータのハードディスクへのバックアップ
    3. 演題の新規登録・修正の生じた時点で1件毎、電子メールによりUMINのメールサーバにバックアップされます。

    バックアップについては、万全を期しておりますが、人間や機械が行う作業ですので、完璧はありえません。また万一、地震、火災、盗難等のおきた場合には、バックアップテープそのものが使えなくなってします。従いまして、データの保証はできかねます。
    学会側で、定期的に抄録の一括ダウンロードを行って、独自にバックアップを取られることを強くお勧めいたします。


  3. 今迄おきた事故の例をすべて教えてください。

    UMINでは、発生した障害・事故をすべてのUMIN利用登録者に公表しています。その理由は、1)障害・事故の隠蔽が、更に大きな事故の発生に繋がる可能性があること(動燃の例でも明らかです)、2)利用者にきちんと情報提供すれば実質的な被害はほとんど生じないことの2つです。障害の事実の公表は、UMINに製品を納品している企業や運用委託を受けている企業の努力を促します。会員に情報が提供されないと、学会に苦情がきて学会は迷惑を受けますし、締め切り間際に登録できなくなれば会員はあせります。情報がホームページで提供されていれば、会員は落ちついて対処可能ですし、苦情もきません(実質的な被害は最小限にとどまります)。
    UMIN一般の事故については、
    UMINサーバ障害情報のページ、オンライン演題登録システムでのみ発生した事故については、オンライン演題登録システムの事故の記録をご参照願います。UMIN登録者であれば誰でも参照できます。


  4. 無料で信頼性は大丈夫でしょうか。

    UMINは、国立大学病院関連のデータベースの運用・管理を行っています。信頼性には定評があります。データバックアップは、他のシステムと一緒に一括して行っています。ただし、万一事故が起きた場合の補償には応じられません。


  5. 事故が起こった場合にどのように連絡が来るのでしょうか。

    UMIN事務局と学会側で連絡用に開設しているメーリングリストにご連絡いたします。またUMINの一般公開用ホームページの一番上の方に大きな字で掲示します。障害情報は通常UMIN一般公開ホームページにもっとも早く掲示されます。「もしうまく利用ができない場合には、お問い合わせの前にUMINホームページで障害が発生していないかまずご確認ください。」という文句を演題登録用のホームページ掲載して、UMIN一般公開ホームページ(http://www.umin.ac.jp/)をリンクしておくと、会員もすぐに状況が理解できますし、学術集会事務局への問い合わせ・苦情を減らすことができます。


  6. 事故が起こった場合に混乱を防ぐためにはどのようにしたらよいでしょうか。

    正しい情報を早期にホームページに掲載すれば混乱・感情的な非難はおきません(今すぐに登録・更新できないことによる不満はおきますが、感情的なものには発展せず、冷静に対処してもらうことができます)。情報の提供が遅れると混乱・不安が広がります。


  7. 事故はなくせませんか。

    なくせません。安定運用が可能な大型汎用機を利用し、バックアップ用に二重にコンピュータをスタンバイさせている(つまり必要数の2倍のコンピュータを購入し、常時稼動させているということです!!)銀行ですら、事故が起きています(つまり故障時にバックアップマシンへの切り替えがうまく作動しない等の事故です)。事故が起こるのは確率の問題です。確率を下げるには、お金がかかります。したがって、どの程度に事故の発生がクリティカルによってもかけられるお金がかわってきます。飛行機の制御システムや新幹線の運行管理には高度な安定性・信頼性が要求されます。UMINでは、様々な理由により、オンライン演題登録がうまくいかない事態に備えて、1週間締め切りを遅らせても支障がないように締切日の設定をお願いしております。現在のUMINの運用体制は演題登録目的には十分であると考えています。

    安定稼動には大変な労力とお金が必要です。保守時間も含めた年間のマシン停止時間を8時間以内にすることを保証する(つまり8時間以上サービスが停止した場合料金を返す)とか、ソフトウエアのバグによって生じた損害を保証するような契約について、コンピュータベンダーと相談してみてください。相当な金額を要求されるはずです。


学会側で行わなければならない作業


  1. 抄録集を印刷する前に特殊文字(外字データ)を使用しているか見極めるにはどうすればよいでしょうか。

    登録データをCSVデータとして取り扱う際には、必ず、特殊文字が使用されているかの確認をお願いいたします。
    特殊文字(外字データ)が登録されている場合は、変換が必要となりますので、 印刷をする前に管理画面より採択演題のデータをCSVにてダウンロードし、Excel又はテキストエディタにて抄録タイトルと抄録本文の中に特殊文字(外字データ)が登録されていないか検索を行ってください。この作業は、特殊文字(外字データ)を許可、不許可にかかわらず必ず確認を行ってください。
    特殊文字(外字データ)は、&#*****; (*は数字) または、&***;(*は文字列)の形式になっています。エクセルで題名・抄録の部分を一括選択して、"&"で検索すると簡単に探すことができます 特殊文字(外字データ)の例は次の通りです。:&#*****; (*は数字) または、&***;(*は文字列)


  2. HTMLタグの入力について

    演題名や抄録k本文にHTMLタグが登録されている場合、CSVデータの編集時に変換が必要となります。
    印刷をする前に管理画面より採択演題のデータをCSVにてダウンロードし、Excel又はテキストエディタにて抄録演題名と抄録本文の中にHTMLタグが登録されていないかチェックを行ってください。 この作業は必ず行ってください。
    HTMLタグの検索は、エクセル等で演題名・抄録本文の部分を一括選択して、『<』等で検索すると簡単に探すことができます。検索した結果、HTMLタグが入っていた場合には、その部分について改行や文字修飾の変換が必要となります。


  3. 演題登録後に確認メールが届きましたが、抄録本文の中にHTMLタグ『<BR>』がそのまま表示されておりました。これはシステムの不具合でしょうか?

    HTMLタグや特殊文字は、ブラウザでは自動的に変換されますが、電子メールで送られるデータや管理画面からダウンロードしたCSVデータでは変換されません。これはシステム具合ではありません。


  4. 採択後のCSVデータをダウンロードし、エクセルで開いたら、演題番号の「2-1」が日付(2月1日)になり、正しく表示されません。

    CSVファイルをExcel等の表計算ソフトで開いた場合、セルの表示形式が「標準」と認識されてしまい、0埋めしてある数値データの0が消えてしまったり、「/」、「-」を含む数値データが日付データに変換されてしまったりすることがあります。例として、下記にExcelでの対処法を記載しておきます。

    • WindowsのExcel
      1. 特に拡張子とファイルタイプの変更をしていなければ、csvファイルは自動的にExcelで起動されてしまうので、ダウンロードの際に拡張子をtxt等の別のものに変換して、ダウンロードするか、コマンドプロンプト(DOS窓)でmoveコマンドを使用し、拡張子をかえる。
      2. そのファイルを右クリックし、「アプリケーションから開く」−>「プログラムの選択...」でExcelから起動する。
      3. 全ての列が列「A」に格納されて表示されるので、列「A」全体を選択して、メニュー「データ」ー>「区切り位置」を選択する。
      4. 区切り位置指定ウィザードでは、以下のとおりに指定する。
        1. カンマやタブなどの...を選択し、「次へ」をクリック
        2. 区切り文字は「カンマ」を選択し、「次へ」をクリック
        3. データのプレヴューで自動変換されている列のデータ形式を「文字列」にして、「完了」をクリック
    • MacintoshのExcel
      1. Macintoshには拡張子の概念はありませんが、Excelで参照すると同様な現象が発生する場合には、最後の「.csv」を他の文字に変更してください。
      2. U以降は、windowsと同様です。

  5. オンライン演題登録システムで必要な作業を教えてください。

    オンライン演題登録運用の流れをご参照ください。


  6. バックアップはどのような方法でとることができますか。

    UMINでは、データの保証はできません。UMINでもバックアップはとっておりますが、1)操作ミスやバックアップ機器の故障、2)火災・地震等の災害等によって、データのバックアップがうまくできない可能性があります。従いまして、演題登録の本番が始まったら、必ず学術集会事務局の側で定期的にバックアップはとっていただきますようお願いたします。バックアップをとる方法は、以下の3種類です。

    1. 電子メール(演題の新規登録・修正の生じた時点で1件毎、指定した電子メールアドレスにお送りします。) メールの件数は、登録演題総数の10倍程度を想定願います。修正は予想した以上に頻回になされます。
    2. WWW(WWW自動巡回ソフト等を利用して全演題をダウンロードできます。ダウンロードに必要なIDとパスワードを巡回ソフトが指定できる必要がります。)
    3. CSV(管理者用ページのCSV形式でのダウンロード機能を使用して、全演題をダウンロードできます。)

  7. 正式登録前に学会側で十分にテストをして欲しいそうですが、何に気を付けてテストしたら良いでしょうか。

    よくソフトのテストのときに使われるのが、わざと不正なデータ(郵便番号にひらがなをいれてみる等。きちんと正確なエラーメッセージを出して、登録を拒否するのが正しい動作で、受け付けてしまったり、反応が返ってこなかったりするのが不正な動作です。)をいれたり、境界テストといって、例えば本文抄録の文字数上限が800文字ならば、799文字、800文字、801文字の抄録を登録してみてきちんと動作するか確認することです(この場合には、799文字と800文字の抄録が受理されて、801文字の抄録が拒否されるのが正しい動作です)。既に3万例以上の抄録を集めておりますので、使い方がわかりにくいということは少ないと思いますが、設定のミスがある場合もありますので、是非テストをお願いいたします。


  8. 学会側でも学術集会の案内のホームページを作成する必要があるそうですが、なぜですか。

    学会誌等による紙ベースの情報提供では、訂正に手間と費用と時間がかかります。オンライン登録では、学会側でも別にホームページを用意して、UMINの演題登録システムへのリンクを張ることが望ましいと考えます。運用方法の変更(登録期間の延長等)があ った場合には、ホームページ以外の方法では会員への広報ができません。会員には、予め指定のURLでいろいろな変更事項の伝達を行うということ周知しておく必要があります。


  9. 学術集会のホームぺージを開設する上で何か注意事項がありますか。

    ホームページは、回線速度の速いサイト(UMINのサーバ(ホームページサービス)または信頼のおける通信回線速度の速い業者のサイト。大手のコンベンション業者の提供するサーバーでは今迄問題は起きておりません。回線速度の遅い大学・研究所・病院が要注意です。)に構築することをお勧めしております。特に通信速度の遅い施設にサーバを設置すると締切直前につながりにくくなり、会員から苦情がきますので、絶対に避けてください。締め切り直前にアクセスできないという電話が殺到し、おお慌てする例が何件かおきています。理由は以下のとおりです。

    1. 演題登録終了間際のアクセス数は、相当な数に達します(最後の3日で70%程度の演題がきますし、内容の更新は相当頻繁に行われます。従って、遅い回線の施設に設置するとなかなかつながらずに会員から苦情が殺到する可能性があります。UMINは、東京大学内に設置されており、非常に高速な回線が複数あり、どこからアクセスしてもアクセスが高速です。この問題は、締めり直前の2、3日前になってにはじめて明らかになりますので注意が必要です。
    2. 自分でサーバを運用するとバックアップや保守管理を自分でする必要があります。個人で運用しているサイトであればよいのですが、学会として運用しているサイトが障害(コンピュータの故障、ディスクの故障等)がおきた場合には自分で対応しなければなりません。これは大きな負担となります。

  10. 学術集会のホームぺージを運用する上で何か注意事項がありますか。

    以下の点に注意いただければ、円滑に運用が進むと思われます。最も重要なことは、「問い合わせを減らすこと」で、これが学術集会事務局・UMIN事務局にとって大きな負担の軽減につながります。

    1. トラブル・障害等の情報はすぐに大きな文字で目立つところに掲示する。
      トラブルや過去にあった質問は、どんどんホームページに掲載するようにすると負担の軽減につながります。
    2. UMINホームページへのリンクを作成して、トラブル・障害時と思ったらまず確認するように注意書きを書く
      トラブル・障害の情報は、UMINホームページの上の方に最も早く掲載されます。学会側での掲載が何らかの理由で遅れた場合(深夜・学会側担当者の不在時等)には、UMINホームページを参照すれば障害情報の参照が可能です。
    3. 一般利用者用のオンライン演題登録用FAQ(よくある質問と回答)をリンクする
      今までオンライン演題登録を行うにあたって、一般利用者(演題を登録する人)から寄せられた質問とそれに対する回答集を一般利用者用のオンライン演題登録用FAQとしてまとめてありますので、学術集会ホームページからリンクしていただければ幸いです。また問い合わせがあった場合、この文書に記載されている範囲で回答できるのであれば(ほとんど案内や文書を読まないで登録しようという人は非常に多いようです)学会側でご回答ください。
    4. 本番用と練習用の演題登録ホームページを間違えないように配慮する。
      練習用の演題登録システムで登録して、本番用に登録したと勘違いした例が数例出ております。これを防ぐためには、1)本番用を大きく目立つ位置に表示して練習用を小さく目立たないように表示する、2)練習用演題登録システムを起動する前に、以下のようなページを介在させて、もう一度確認する等の工夫が必要です。

      これから練習用システムに入ります。演題登録の練習をなさいますか?

      練習をする元に戻る

    5. 演題募集終了後も、すべての情報のリンクは1年程度は保持する。
      演題募集要項やオンライン登録の注意点等の情報は、演題登録後は掲載の必要がなくなります。しかしながら、来年の同じ学術集会の事務局や他の学術集会が参考として利用できます(来年の同じ学術集会の事務局の場合にはほとんどコピーで済んでしまいます)。本システムは、第1回目に運用した第62回日本循環器学会事務局の多大な負担のもとにシステムが構築され、各種の文書が整備されました。他の学会も同事務局の作成した各種の資料を参考にして、案内等を作成してきました。お互いに助けあいですので、少なくとも次回の学術集会のホームページができるまでは是非各種の文書等のリンクは残していただけますようお願いしております。リンクを保持していない場合には、教えて欲しいという要望がきて、対応しなければなりません。またホームページはUMINか信頼のおける業者のサーバに載せる方が適切です。自分で運用した場合には、バックアップをとっておかないと次期大会の事務局はゼロから作り直しになります。


  11. 学会側で作成するホームページを提供するために、WWWサーバを利用したいのですが、UMINのサーバが利用できますか。

    利用可能です。ホームページサービスのページをご参照ください。


  12. 既に多くの学会がUMINのオンライン演題登録システムを利用していますが、WWW上に掲載された各種のオンライン演題登録に関する注意事項・説明の著作権はどうなっているのでしょうか。各学会で、他の学会のものをコピーしている例がほとんどのようですが。

    ホームページに掲載されている各種のオンライン演題登録に関する注意事項・説明は、元をたどると、第1回目にオンライン演題登録を行った第62回日本循環器学会総会(会長 東大循環器内科矢崎教授)事務局の作成したものに行き着きます。1回目に作成された注意事項・説明に、少しつづ付け加えたり、削ったりして、注意事項・説明が作られてきました。1回目に記載された注意事項・説明については、転用の許可を頂いておりますが、それ以降については特に頂いておりません。いろいろと改変・改良が続いて、誰がオリジナリティを主張できるのかわからない状況になっています。各学会では、営利目的で学術集会を開いているわけではありませんし、これらの記載事項についてある学会が権利を主張したとしても、他の学会は別に書きおこせばよいだけの話ですから、あまり利益がありません。現実的にコピー・転用しても問題がないと思われます(この件については、UMIN事務局として責任は負えませんが)。尚、UMINホームページに掲載されている演題登録についての説明・解説を、各学術集会事務局がUMINのオンライン学術集会演題抄録登録システムの利用に資する目的でコピー・改変してホームページに掲載することは差し支えありません。


  13. 所定用紙により募集した演題をWWWで入力したいのですが、 後の処理を考えてWWWで募集したものと区別できるようにしたいのですが、 どのような方法が良いのでしょうか。

    通常、WWWで募集した演題の登録番号には1XXXX、 所定用紙で募集した演題には5XXXX が振られますので、 先頭1桁の番号で区別することが可能です。


  14. 演題締切日の学会側の作業について教えてください。

    演題締切日には、以下の作業が必要です。すべて学会側で締め切り作業を行うことができます。

    1. 学術集会ホームページでの演題登録終了のアナウンス
    2. 学術集会ホームページから演題登録システムへのリンクの削除
    3. 演題登録システムを起動できなくする(演題登録管理システムは引き続き起動できます)。

    従来は、実際の締め切り時間よりも、3,4時間程度は遅れても登録できるように運用する場合がほとんどでしたので、参考にしていただければと思います。


  15. 演題締切日後も、学会担当者用の演題管理システムは利用できるでしょうか。

    利用できます。学会担当者は、演題締めきり後も演題管理システムのすべての機能(演題の登録、修正、更新、削除を含む)が利用可能です。実際の締めきりは、学術集会ホームページから演題登録・修正フォームへのリンクをはずした時期ではなく、UMIN事務局で演題登録・修正フォームを使えなくした時期です。URLを会員が控えているとリンクをはずしても、登録・修正が可能です。登録終了後の処理は、UMIN事務局で演題登録・修正フォームを使えなくした時期以降に行わないと(リンクをはずした直後でUMIN事務局が演題登録・修正フォームを使えなくしていない状態で登録後の処理を始めると)、不整合が生じる可能性があります。尚、学術集会事務局側では、管理画面から締切後も新規登録・更新・削除もすべて可能です。


  16. 登録された演題の査読を終えて、採択された演題の指定や演題番号などの登録をしたいのですが、どのような方法がありますか。

    1)管理者用画面から学会側で入力する方法と2)バッチ処理でUMIN事務局で入力する方法があります (この場合、エクセル、ロータス123、CSV形式のいずれかでデータをいただいて、UMIN事務局で作業します。 バッチ登録のレコードレイアウトをご覧ください。)

       2)の一括登録処理の場合のデータは以下レイアウトで、ExcelデータなどにてUMIN事務局宛にメール等にてお送りください。
        (注意)一括登録後に、修正が発生した場合や、追加データを登録する場合は、全体のデータを再送してください。
             一括登録は全データの置き換えとなります。

    1. 採択処理の場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【採択】項目のレコードレイアウトで作成ください。
    2. 演題番号登録の場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【抄録集】項目のレコードレイアウトで作成ください。
    3. 発表セッション情報登録の場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【発表セッション情報】項目のレコードレイアウトで作成ください。
    4. 演題毎に発表セッションを割り当てる場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【演題毎の発表情報】項目のレコードレイアウトで作成ください。


  17. 紙代理登録用ページとはどのようなものでしょうか。

    学会事務局にフロッピ−や紙で送られてきた抄録を事務局で代行登録する画面です。この画面で登録することにより他のオンラインで登録された抄録データと同じように抄録印刷や検索を行えるようになります。演題番号は50000番からとなりオンラインで登録された演題か、事務局で代行登録された演題かの区別がつきます。


  18. 演題登録者が演題を修正するところを誤って削除してしまいました。この場合どのようにすればよいのでしょうか

    演題登録受付中でしたら、登録者の方に再度演題の登録をお願い致します。演題の修正期間中でしたら、時間に制限をつけて一時的に演題登録受付可能にしておき、その間に登録者に再度演題の登録をお願いしてください。


  19. 文字数のカウントでタグがカウントされているように思われるのですが、なぜでしょうか。

    こちらで登録した以外のタグはタグと認識されず通常の文字列と同じ扱いになりますので文字数にカウントされます。文字コードについても同じです。


演題登録管理者用ページ


  1. 学会事務局側で登録した演題の修正を行いたいのですが,修正のボタンが見当たらないのですが?

    管理者ページより上段”登録”ボタンを押し、左メニューのデータ表示・修正欄より分類・全演題どれかを選んでクリックし、演題一覧より演題名をクリッ クしますと演題が表示され、その画面の一番下に”修正””削除”ボタンがでます。


  2. 抄録の順序番号を入力したのですが一部分の順序が期待したものと違うのですがなぜですか。

    順序番号は文字列としてソートしますので、上位の桁に0を入れるなどして桁数を合わせてください。

    1.よくないやり方と推奨する方法

    よくないやり方 推奨する方法 よくないやり方 推奨する方法
    1 01 1 001
    2 02 2 002
    3 03 3 003
    4 04 10 010
    5 05 11 011
    6 06 12 012
    7 07 13 013
    8 08 100 100
    9 09 101 101
    10 10 102 102
    11 11 103 103

    2.上記の「よくないやり方」を並び替えた結果

    よくないやり方 左記を並び替えた結果 よくないやり方 左記を並び替えた結果
    1 1 1 1
    2 10 2 10
    3 11 3 100
    4 2 10 101
    5 3 11 102
    6 4 12 103
    7 5 13 11
    8 6 100 12
    9 7 101 13
    10 8 102 2
    11 9 103 3


  3. 順序番号を入力した後、CSV形式のダウンロードをすると順序番号がダウンロードされません。

    入力して頂く順序番号はRTF形式のダウンロードの際の順序ですので、CSV形式のダウンロードの項目としてダウンロードはできません。


  4. 管理者用ページにアクセスした時に、「認証タイプ設定エラー」というメッセージが表示されてしまいアクセスできませんでした。どうしてでしょうか?

    管理者用ページのURLを間違って入力してアクセスした場合のエラーメッセジです。UMIN事務局から御連絡した正しいURLをご確認の上、再度アクセスして下さい。


その他


  1. インターネットで登録してくる人の割合はどの程度でしょうか。

    今まで演題登録を行った学会の例では、全体の8−9割がインターネットで投稿してきます。この割合は、我々の当初の予想よりもはるかに大きなものでしたが本当です。インターネットを利用できる環境にいる人は思ったより多いのです。ただし、今まで演題登録を行ってきた学会では、ほとんどオンライン投稿の締切が、フロッピーや紙での演題登録より締め切りを後にしてきたという点は考慮する必要があります。オンラインの方が手間がかからないのですから締切が遅くても当然といえば当然です。

    以下は、1999年7月現在での私ども経験則です。オンラインの登録締切を1ヶ月程度、紙・フロッピーの締切をよりも後にした場合を想定しています。

    ・会員のほぼ全員が医師の学会でオンライン登録率は8割を切ることはない。
    ・看護婦(士)、パラメディカルの比率の多い学会ではオンライン登録率は下がる。
    ・回を重ねるに従って確実にオンライン登録率は上昇する。
    ・電子機器を多く使うような分野の学会(循環器内科・脳神経外科・救急医学・麻酔科等)のオンライン登録率は高い。これらの分野はオンライン登録をしている学会自体も多いので、一層にオンライン登録率が高まっています。

    参考までに平成12年2月22日までに演題登録を終了した各学術集会のオンライン比率等を掲載いたします(調査件数42、うち回答数36、未回答6)。オンライン比率が少ない学術集会も少数ありますが、それは締め切りをオンラインと郵送で同じに設定したことが主たる原因であると推測しています(オンラインは期限を越えると提出できませんが、郵送では送付できてしまいますので、事実上郵送の方が期限が後ということになってしまいます。)。

    学術集会名 総演題数 オンライン 郵送 オンライン比率
    A 913 913 0 100.0%
    B 4375 4375 0 100.0%
    C 686 686 0 100.0%
    D 733 733 0 100.0%
    E 295 293 2 99.3%
    F 4051 4021 30 99.3%
    G 480 470 10 97.9%
    H 213 208 5 97.7%
    I 1254 1224 30 97.6%
    J 1250 1215 35 97.2%
    K 445 425 20 95.5%
    L 650 620 30 95.4%
    M 627 597 30 95.2%
    N 1712 1621 91 94.7%
    O 3083 2916 167 94.6%
    P 276 258 18 93.5%
    Q 1147 1063 84 92.7%
    R 1330 1224 106 92.0%
    S 163 150 13 92.0%
    T 1202 1096 106 91.2%
    U 2780 2500 280 89.9%
    V 349 312 37 89.4%
    W 4000 3500 500 87.5%
    X 770 670 100 87.0%
    Y 221 190 31 86.0%
    Z 157 130 27 82.8%
    α 600 480 120 80.0%
    β 3150 2500 650 79.4%
    γ 249 191 58 76.7%
    δ 180 138 42 76.7%
    ε 800 610 190 76.3%
    ζ 1944 1480 464 76.1%
    θ 713 532 181 74.6%
    ι 1100 800 300 72.7%
    κ 164 78 86 47.6%
    λ 210 50 160 23.8%
    全体総計 42272 38269 4003 90.5%


  2. このシステムでは、同じ人が同じ演題を複数登録できてしまうように気がします。またいたずら登録も可能ではないでしょうか。

    ご指摘のとおりです。演題名・筆頭著者名をチェックして同じ演題が2度以上登録されている演題を表示できるようになっており、重複している演題を確認する作業を支援できるようになっています。しかしながら削除を手作業で行う必要があります。新規登録時に同じ名前の筆頭著者で登録されている演題の一覧を示すようにシステムを作ることはできますが、そうすると名前を偽って新規登録をすると誰が投稿しているのかわかってしまいますので、査読等で不採択となってしまった方のプライバシーが保てません。<この問題を解決するためには、学会員全員にUMIN IDを取得していただくのがよい解決法です(オンライン学会情報サービス=OASIS) いくつかの学会が既にこの方法を導入しています。バッチによる一括登録も可能ですのでご相談ください。
    故意のいたずら登録については、今まで運用状況ではほとんど零でした。今後起こる可能性はありますが、素人がそれらしい演題・抄録を書くことは困難なので、通常の登録と区別することは容易だと思います。この問題を解決する方法は重複登録の予防と同様にUMIN IDを学会員全員に発行することです(オンライン学会情報サービス=OASIS)。


  3. 過去におきたUMIN事務局との行き違いや問題点の例を教えてください。

    学会側担当者にとってオンライン演題登録はほぼすべての場合にはじめての経験です。また学会担当者はコンピュータの専門家ではありません。従って、いろいろな形で行き違いが起こります。本文書は、この行き違いを減らすための役割も持っています。知識の蓄積により行き違いを未然に防ぐことが可能です。

    1. プログラムの改修には時間がかかることを念頭におく必要があります。
      プログラムの改修には時間がかかります。登録が終了して、査読や採択の作業を行う段階になって、機能追加を求められても間に合わない可能性があります。必ず事前にすべての機能をテストして、問題がないか確認するという注意深さが必要です。
    2. βテストは重要です。
      どんなプログラムにもバグがあります。「なくて七バグ」という言葉が情報処理関係者の間にあります。現在のところ、オンラインの演題登録で大きな労力を必要とされるようなバグ(例えば、500人分の抄録がプログラムの障害で本文の後ろが切れており、再度入力してもらう必要が生じた等)は出ておりません。しかしながら、5,6人に再登録をお願いする程度の障害は起きています。実はソフトウエア開発でもっとも手間と労力がかかり、しかも面白くない作業がバグとりです。UMINでは細心の注意を払ってプログラム開発し、αテストを終えたシステムをβテストで提供しておりますが、是非をβテストには積極的にご協力をお願いいたします。
    3. テスト中に仕様について十分ご検討願います。
      正式運用開始後の・仕様設定変更、登録画面の新設は、既登録者のデータとの整合性、設定変更作業中の登録上の問題、設定ミスの混入があり、しない方が賢明です。既に運用実績が多くあり、プログラムのバグの問題はほぼなくなっていますが、設定ミスで問題が生じています。これはUMIN側の問題でもありますが、締め間際の仕様・設定の変更ではトラブルが生じる可能性が非常に高いという点についてはご留意願います。是非、テスト期間中に設定や仕様上の問題点についてはよくご検討願います。

  4. UMINでオンライン演題登録を行う学会が増えていますが、UMIN側のキャパシティ(処理能力)はいかがでしょうか。

    現在、新規に演題登録を開始する学会が急激に増加しているため、演題登録を受け付ける学会の予想演題数を制限しておりましたが、システム運用省力化システムの各機能の稼動に伴い(運用省力化のためのシステム開発の内容については、開発予定機能のページをご参照ください)、順次制限を緩和しております(予想演題数80題以上、平成11年12月より300題以上であったのを150題以上に緩和し、平成12年6月に100題以上、平成12年8月に80題以上に緩和致しました。)。このため、一部の学会の演題登録をお断りする事態が生じております。尚、過去にオンライン演題登録を行った学会の継続利用についてはすべて受け入れております。

    UMIN側で行われる作業とその状況は、以下のようなものです。新規に運用を開始する学会の数によって労力が大きく左右され、継続利用の場合にはあまり労力がかかりません。つまり、運用学術集会数/年ではなく、新規運用開始数/年によって、処理しきれるかどうかが決まります。受け入れる演題数の下限を設定することによって、新規運用開始数/年を一定以下に保ちながら、より多くの学術集会の演題登録の運用を行いたいと考えております。

    <

    1. 新しくオンライン演題登録を始める学術集会のための画面の作成、設定
      UMINでは、「1本」のプログラムを利用して、オンライン演題登録を行っています。新規の場合の必須の作業は、1)画面作成、2)プログラムの設定変更です。毎年、UMINを利用する場合には、この作業のほとんどすべての部分は最初の1回目の設定のままで利用できます。つまり、継続して利用する場合には労力はほとんどかかりません。オンライン登録をする学術集会の件数ではなく、新規に始める学術集会の件数が問題となります。継続して利用する学会が増えておりますので、件数が増えても継続して利用いただければ労力を軽減することができます。極端な例ですが、すべての医学系の学会が毎年利用するようになれば、労力は最低限にできます(学会の担当者も楽になります。去年、A学会の担当者で今年B学会の担当者になった場合を考えてください。A学会とB学会で使うプログラムと運用法が同じであれば担当者も非常に楽です)。UMINとしては、オンライン演題登録は重要なプロジェクトと考えておりますので、積極的に受け入れるつもりでおります。
    2. プログラムの開発・改造
      学術集会の運用法によっては、プログラムの開発・改造が必要になる場合があります。この場合には、大きな労力がかかります。しかしながら、過去に多くの学術集会の演題登録をこなしており、しだいに機能が充実してきております。このため1998年の末頃からほとんど改造の必要がなくなってきております。これは、UMIN側の大きな労力の削減につながっています。つまり、利用件数が増える一方でプログラム開発・改造の労力は大幅に低下しており、ゼロに近づいています。2,3年以内に完全にゼロにできると考えています。

    コンピュータハードウエアの処理能力については、現状ではまったく問題はありません(将来的には問題が生じる可能性はありますが4年に一度ハードウエアは更新されますので大丈夫なはずです)。演題登録は締め切り直前の数日間に全体の2/3以上が登録されます。4000題程度の演題の登録が行われる学会では1日の登録件数のピーク(締め切り日の前日)が1500件近くになります。現状の処理能力では、1日当たり1万件程度までは大丈夫と思われます。


  5. オンライン登録にして、応募用紙での登録の期日をオンライン登録の締切より前にすると演題応募数が減るのではないかと心配です。

    今まで運用してきた学会では、すべて応募用紙での登録の期日はオンラインより前にしてきました。現在のところ、この方法で例年より演題申込み総数の減った学会は1つもありません。


  6. 締め切りが近づいていますが、会員から「混み合っている」とか、「アクセスが遅い」という苦情が来ています。大丈夫でしょうか。

    現在急激に利用件数が増えており、2,3年後にどうなるかは別にして、平成12年7月時点では演題登録システムのコンピュータには余力が十分あります。またUMINの存在する東京大学は、140MbpsのSINETをはじめとする太い複数のネットワーク回線で接続されており、ネットワークの通信速度を遅くするとなると相当なアクセスが必要であり、恐らく数万題の演題登録を1時間でしてもとても無理でしょう。

    以上、機器の障害や事故がないかぎり、通常の利用に耐えないほどシステムが遅くなることはありえません。機器の障害や事故がないかぎり、「混み合っている」とか、「アクセスが遅い」というのは、UMIN以外の原因(その多くは会員が利用しているプロバイダーや会員の所属する施設の通信環境の問題)であると断言して頂いて結構です。


  7. 締切まであと5日しかないのに例年の総申込み数の4分の1しかまだ登録されていません。大丈夫でしょうか。

    最後の3、4日間で、全体の3/4の演題が登録されます。また前日と当日の登録分が半分以上になります。参考までにある学会の締めり前10日間の登録状況をグラフにしましたのでご覧ください。他の学会も大体同様です。


  8. UMINが演題登録のサービスを止めてしまうことはあるでしょうか。

    学術情報の収集及び流通については、民間企業のように儲かるから参入し、赤字が出たら止めるというのでは困ります。UMINとしては、オンライン演題は最も重要なプロジェクトの1つであり、止めることはありえません。またインターネット、情報・通信、電子化は、国家レベルでも最も重要な課題であり、UMIN(国)の予算が減ることはないと思います。

    抄録・学会誌の電子化によって、大学や医療機関は大きなメリットを受けます。保管場所の節約、保管のための労力の節約だけで、全国レベルで莫大な額になります。UMINが演題登録のために使っている予算はこれと比べれば、ごくわずかです。


  9. 東京大学(東大病院)の定期点検による停電の通知を、停電の2週間前にいただきました。定時停電なのになぜもっと早く通知をいただけないのでしょうか。

    ご迷惑をおかけしております。UMINでは通知を受けた後に直ちに各学会に連絡ををしておりますが、UMINに事務から通知が来る時期が遅いのです。本件については、既に申し入れをしてあり、改善する旨の回答を頂いています。以前は演題登録の件数が少なかったこともあり、締め切り直前に定期点検による停電になるケースはありませんでした。演題登録を行う学術集会の数が急激に増えつつありますので、今後は少なくとも3ヶ月前には通知する体制が必要だと考えております。ただし、過去の例から推測すると、学術集会のホームページにマシンの停止時間を目立つようにきちんと表示すれば、会員から問い合わせの電話はほとんどきません。つまり情報提供を確実に行えば経験上混乱が起こることはないと思われます。


  10. 自前でプログラムを開発した場合とUMINのプログラムを利用する場合のメリット・デメリットを教えてください。

    UMINのプログラムを利用することのメリットは以下のとおりです。

    1)費用が安く済みます。
    プログラムの使用料・サーバの利用料がかかりません。UMIN事務局との打ち合わせややり取り(学会運営業者等に委託もできます)を学会担当者が自ら行えば他の費用もかかりません。

    2)学術集会抄録データベース構築のために貢献できます。
    UMINで演題登録を行えば、書誌情報をそのまま学術集会抄録フルテキストデータベースに収録できます。医学界の貴重なデータベースとして、無料で利用できます。

    3)学会運営業者・印刷業者が変わってもまったく同じプログラムを利用できます。
    既に多くの学会運営業者印刷会社が、学会からの委託を受けてUMINのプログラムを利用しており、年度によって学会運営業者が変わっても同じプログラムがそのまま利用できます。

    4)信頼性・安定性が実証されています。
    既に5万例の抄録をオンラインで収集しており、プログラムの信頼性・安定性について大きな実績があります。またWWWブラウザの種類・バージョンの違いによるプログラムの動作の違い・トラブルについても豊富な経験をつんでいます。

    5)サーバの管理・運用体制が優れています。
    毎日のバックアップ体制、高い品質のサーバ・RAIDディスクの使用、定時保守体制等の管理・運用体制が優れています。

    一方、自前で開発・運用することのメリットは、自由にプログラムの設計ができることです。ただし、各学会が各自自由に設計を行うとインターフェイスがバラバラになってしまい、会員が戸惑う事態も考えられます。現在、循環器系、消化器系、脳神経外科系、麻酔・救急・集中治療医学系の学会は、ほとんどすべてがUMINを採用しており、どの学会の演題登録も同じインターフェイスで行うことが可能です。現在、UMINで演題登録を行っている学会で、少なくとも5つの学会が当初別のオンライン登録システムで運用を行ってから、UMINに移行しました。その理由は下記のとおりです。

    (1)サーバの停止・プログラムの不良等のトラブルのため、評判が悪かったため(2学会)
    (2)ある担当校のときに特定の人がプログラムをつくったが、それ以外の担当校では運用が困難であり、持ち回りでは運用を続けられないため。(2学会)
    (3)運用コストの面で折り合わないため(2学会)。


  11. UMINのような複雑なシステムよりも、フォーマットを規定した上で単に電子メールを使って抄録を集めるやりかたで充分ではないでしょうか。単純なシステムの方がシンプルで扱いやすくかえって誤りがないような気がします。

    単に電子メールだけを利用する単純な方法は、規模が小さい学会、頻繁に演題収集のフォーマットを変更する学会ではよいかもしれません。UMINの方法は規模が大きい学会では大きなメリットになります。UMINでは、既に4万件以上の抄録を集めており、どのブラウザーのどのバージョンで動作がどうという情報を網羅的にもっています(ここらへんが学会独自のシステムを開発すると面倒なところです)。開発・運用とも、安定性・信頼性を重視しており、大きなトラブルは起きておりません。

    単純な方法のデメリットは、以下のとおりです。

    1)一定の基準にあった抄録かどうかの自動チェックができません

    演題・抄録文字数、著者数の制限、文字コードの制限(JIS以外は駄目など)規格外の抄録がチェックできないので人手が必要です

    2)約束したとおりのフォーマットで送ってくれるという保証がありません

    形式が約束とおりになっていないと、自動処理ができません。欠損があれば問い合わせも必要です。水の化学式を表現するタグは、H<SUP>2</SUP>Oとするとこうしたタグがあっているかの確認も必要です。また画像がきちんと表示できるかも確認が必要です。

    3)共同利用のための障害になります

    UMINを利用した学会はすべてある一定のフォーマットで書誌情報が集めています。これをUMINでは、医学関係者に無料で提供しています。各学会がバラバラに集めたらどうでしょうか。集積して同じインターフェイスから検索することが困難になります。

    4)UMINの付加機能が使えません。


    UMINでは、オンラインで集めた抄録を、

    a)オンライン検索システムに自動掲載、
    b)プログラム集の自動作成
    c)索引用エクセルファイルの自動作成等、
    d)印刷用ページの自動作成等にそのまま利用できます。

    こうした付加機能が利用できません。


  12. UMIN側で演題登録システムの実務的な運用や学会側とのやりとりをするのはどういう人でしょうか。

    コンピュータの操作(オペレーション)を専門とする職種(オペレーター)の人たち、UMINの電算機システム運用委託経費により、外部の民間企業から派遣されています。


  13. 演題登録者がパスワードを忘れた場合、どのような対応をすればいいでしょうか。

    パスワードはセキュリティ上、大会事務局、UMINでも確認できない設定としております。 そのため、不明になってしまった場合の対応策としては、演題システム管理画面にて該当演題のパスワードを別なものに更新し、ご本人確認の上、変更後のパスワードをご連絡いただければよろしいかと存じます。
    なお、上記ケースの場合などの対応方法につきまして、この方法をとられるかどうかは、大会事務局様のご判断にお任せしております。