医学情報・医療情報 UMINオンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


1.まず初めにお読みください。
1-1. UMINセンターとして、特に学会側に気をつけて欲しいと思うことが何かあるでしょうか。
1-2. オンライン演題登録の担当者になりました。まず最初に何をしたらよいですか。
1-3. 引き継いだ管理用のIDで、演題登録システムの管理用画面に入ることができないのですがどうしたらよいでしょうか。


2.利用手続き・事前打ち合わせ
2-1. このシステムの利用ははじめてですが、どのように申し込んだらよいでしょうか。
2-2. 前回の学術集会でこのシステムを利用しました。継続利用したいのですが、どのように申し込んだらよいでしょうか。
2-3. 学会側担当者に必要な条件は何でしょうか。
2-4. いつまでに申し込めば運用が可能でしょうか。
2-5. 料金はいくら必要でしょうか。
2-6. オンライン演題登録システムを利用するためには、UMINセンターでの打ち合わせが必須ですか。
2-7. 小さな学会も利用できるのでしょうか。
2-8. 地方会で利用してもよいでしょうか。
2-9. 基礎医学(または歯学、看護学、医療技術、生物学)系の学会なのですが、利用できるのでしょうか。
2-10. UMINセンターとの最初の打ち合わせの際に必要な資料はどのようなものでしょうか。
2-11. 前大会の登録画面を見たいのですが。
2-12. UMINセンターとの打ち合わせやその他のやりとりを学会運営業者等に委託することは可能でしょうか。
2-13. UMINのオンライン演題登録で、UMINセンターとの打ち合わせや学会側で必要となる作業を業者を委託したいと思います。よい業者を紹介してもらえないでしょうか。
2-14. 次期学会の会長が私立大学(公立大学・病院・研究所)所属者ですが、演題登録システムが利用できるでしょうか。
2-15. 打ち合わせ用のメーリングリストについて教えてください。
2-16. 過去に利用したことがあるかどうかわかりません。


3.運用の方針等
3-1. どうしてUMINでオンライン演題登録サービスを行っているのでしょうか。
3-2. オンライン演題登録サービスは、UMINの業務でしょうか、それともボランティア活動でしょうか。
3-3. 郵送による演題登録を認めていない(インターネットでしか演題を受け付けない学術集会)がありますか。
3-4. 演題募集要項を作成する上でどのような点に注意したらよいでしょうか。
3-5. オンライン登録できない人のために、紙またはフロッピーで演題・抄録を集める方法をとりたいと考えています。何か注意しなくてはならない点はあるでしょうか。
3-6. オンライン登録分については演題受理や採択の通知は必要ないそうですがいかがですか。
3-7. オンライン登録分については電子メールで演題受理や採択の通知をしたいのですが。(採択通知メール)
3-8. 電子メールでの採択通知の内容をおしえて下さい。
3-9. 演題締切日は、適当な期日に設定してよいでしょうか。
3-10. 演題登録の締切日を変更したいのですが、どのような申請を行えばよいのでしょうか。
3-11. 締め切りの後に追加登録・修正の必要が生じてしまったのですが、もう一度再開できないでしょうか。
3-12. 招待講演(シンポジウム、特別講演、教育講演等)で、抄録の文字数が一般演題よりも長い(短い)ものを少数登録したいのですか。
3-13. 演題登録期間はどの程度とればよいでしょうか。
3-14. 国際学会を日本で開催しますが、国際学会の演題抄録収集に使ってもよいのでしょうか。
3-15. 英文の演題・抄録の登録も可能でしょうか。
3-16. 英語モードと日本語語モードの違い(プログラムの動作の違い)について教えてください。
3-17. 演題抄録登録フォーム上の項目・解説等での日本語・英語の利用と、登録プログラムの英語モードと日本語モードとの組み合わせについて教えてください。
3-18. 演題・抄録の著者及び共著者が学会に所属しているかどうか確認したいと考えています。どうするのがよいでしょうか。
3-19. テスト版、本番用の準備ができたかどうか、またテスト版、本番用のURLはどうやって確認したらよいのでしょうか。
3-20. テスト(練習)版は必ず会員に提供しなければなりませんか。また本番用の提供が始まってからもテスト(練習)版のリンクを続けなければなりませんか。
3-21. 演題抄録登録システムの学会側の管理者用のIDについて教えてください。


4.システムの機能・仕様・制限事項等
4-1.  英文abstractの入力の際、Wordで作成した文面を貼り付けたのですが、アポストロフィ「'」がエラーとなり登録出来ません。文面中にアポストロフィ「'」は使用出来ないのでしょうか。
4-2. 学会の希望で新しい機能等を付け加えることは可能でしょうか。
4-3. 演題登録の方式にはどのようなものに対応していますか。
4-4. うちの学会では、抄録集ではなく、論文集を作成して、学会のときに配布します。論文の投稿(アップロード)は可能でしょうか。
4-5. うちの学会では、抄録を2種類集めています。抄録集掲載用と学会雑誌掲載用です。このような運用に対応可能でしょうか。
4-6. 登録した演題の印刷されるレイアウトを登録時点で著者が直接確認・修正は可能ですか?
4-7. まだ演題登録は締め切っていませんが、重複登録や未完成の抄録を削除したいと考えています。削除された抄録の登録番号は欠番になるのでしょうか。
4-8. 特に演題が削除された形跡は無いのですが、登録番号に欠番が発生しています。何かの不具合でしょうか。
4-9. 収集された演題データはどのような形で受け取れるのでしょうか。
4-10. 文字数の制限方法について教えてください。
4-11. 1演題あたりの共著者数、所属機関数に制限はあるでしょうか。
4-12. 演題数は最大何件程度まで対応可能でしょうか。
4-13. MS-WORD形式(またはPDF形式)で作成した抄録・論文をアップロードする機能はありますか?
4-14. 演題登録で利用できる文字に制限はありますか。
4-15. カテゴリー、講演形態などの選択肢の設定に制限事項はありますか。
4-16. 特殊文字(外字データ)を使用する際に、特に気をつけることはありますか。
4-17. HTMLタグの入力について
4-18. 演題登録後に確認メールが届きましたが、抄録本文の中にHTMLタグ『<BR>』がそのまま表示されておりました。これはシステムの不具合でしょうか?
4-19. ISO-8859-1指定の特殊文字はどのようなときに用いるのでしょうか。
4-20. 日本語の文字化けが心配ですが大丈夫でしょうか。
4-21. 英語登録画面で登録されたデータ(英文)をダウンロードしたのですが、国名に3文字の略称が使われています。どれがどの国に対応するのか教えてください。
4-22. 英語登録画面で登録した場合に、全角文字は使っていないのに登録を拒否されてしまうという苦情が来ています。
4-23. 英語登録画面にてPCがMacintoshでブラウザがNetScapeという環境で登録しようとした場合、演題名・抄録本文の文末に不明な文字が付加されますが、どうしてでしょうか?
4-24. 英語登録画面において海外より投稿される場合、外国人の氏名で特殊文字を使用されて文字化けをすることはないでしょうか。
4-25. オンライン演題登録で外国人(漢字使用圏を除く)が登録する場合、日本語入力の必須項目は入力できないと思うのですがどうなるのでしょうか?
4-26. 抄録に図表などを添付することは可能でしょうか。
4-27. 図表の貼付では、どのような画像フォーマットが利用できますか。
4-28. 図表の印刷時の状態はどのように確認できますか。
4-29. RTF形式でダウンロードしましたが、図表添付演題で図表が大きくはみ出てしまいます。
4-30. 図表の登録方法を教えて下さい。
4-31. UMINで収集したデータをCSV形式でダウンロードして、抄録集を印刷したいのですが、どのようなことに気をつけたらよいでしょうか。
4-32. UMINで収集したデータをCSV形式でダウンロードして抄録集を印刷したいのですが、よい印刷業者を教えてもらえないでしょうか。
4-33. 抄録集の自動作成システムがあると聞きましたが本当ですか。
4-34. 自動抄録作成では、半自動的に抄録が作成されるそうですが、各学会毎に異なる抄録集の書式・形式(テンプレート)等はどのような形で御渡しすればよいでしょうか。
4-35. UMIN自動抄録作成を利用して、管理画面より全演題をダウンロードしたのですが、何度行なってもタイムアウトしました。どうしたらよいでしょうか。
4-36. 査読用に抄録を印刷したいのですが、この際、演者の氏名、所属を査読者にわからないように抜きたい(印刷しないようにする)のですが、可能ですか。
4-37. 演題応募案内のページから登録画面へのリンクの例(掲載方法)
4-38. 演題登録フォームを起動するのに、平文通信と暗号通信で各々別のURLが指定されています(1999年2月以降登録開始分から)。平文通信と暗号通信について教えてください。
4-39. 演題登録システムにて使用できるブラウザを教えてください。
4-40. JAVAを利用すればもっと使いやすいインターフェイスが作れると思うのですが。またJAVA Scriptを用いれば、階層型のメニュー等も作れて便利だと思います。いかがでしょうか。
4-41. Windows版やMacintosh版の専用オンライン演題登録プログラムを作る予定はないでしょうか。
4-42. UMINセンターから演題のURLが沢山(通常6つですが、特別演題と一般演題で集める抄録の長さ等が違う場合には、6x2=12)送られてきましたがどのURLを会員にアナウンスすればよいのでしょうか。
4-43. 共著者のふりがな、会員番号を必須項目にできますか。
4-44. 演者の所属機関をカテゴリー(コード)化したいと考えています。可能でしょうか。
4-45. 抄録印刷用のデータをダウンロードしたら、誤字が見つかり修正しました。修正した文書は、UMINのサーバに戻せないでしょうか。
4-46. 演題登録されたデータや査読後採択のデータをCSV形式ダウンロードすることができますが、項目の出力順を指定できないでしょうか。
4-47. 演題新規登録・更新の状況を分析するためにアクセスログが欲しいのですが。
4-48. 抄録を1文字(文字数は何文字でも回答は同様です)下げて入力してもらいたいのですが(抄録本文の前に「全角空白文字1文字」を事前に入れて欲しいのですが)。
4-49. 演題登録で入力してもらった電子メール宛に演題の採否や案内を出したいのですが、可能でしょうか。
4-50. 一般演題の他に、シンポジウム(特別講演、主題)があり、集める抄録の本文の文字数が違います。このような場合どうしているのでしょうか。
4-51. 演題の登録を締め切りたいのですが、どうすればよいでしょうか。
4-52. 一度締め切った演題登録を都合により再開したいのですが可能でしょうか。
4-53. 暗号通信が利用できないのはどのような場合でしょうか。
4-54. 演題抄録の検索システムはありますか。
4-55. ここ最近、Macintosh OS X環境においては標準的なブラウザとしてSafariが認知されつつありますが、UMINではどのように対応しているのでしょうか。
4-56. 演題抄録の検索は、何時の時点で利用可能になりますか。また検索システムの設定はどのようにお願いしたらよいでしょうか。
4-57. 演題抄録の検索システムに2種類あるようですが。
4-58. 演題抄録の検索システムを学会側で作成したホームページに貼り付けることは可能でしょうか。
4-59. 演題抄録の検索システムをホームページに貼り付けたいのですが、よいでしょうか。
4-60. Macintoshでリッチテキスト(rtf)データをダウンロードしましたがデータを開く事ができません。


5.オンライン査読
5-1. オンライン登録での査読の仕方について教えてください。
5-2. 現在どの学会がオンライン査読を採用しているか教えてもらえますか。
5-3. オンライン査読の運用する上での注意点について教えてください。
5-4. オンライン査読の作業手順について教えてください。
5-5. オンライン査読に対するUMINセンターのサポートについて教えてください。
5-6. 締め切りを終えたらすぐにオンライン査読を開始できますか。
5-7. オンライン査読のIDについて教えてください。
5-8. オンライン査読の打ち合わせに何か事前に用意するものはありますか。
5-9. オンライン査読で過去におきたトラブルについて教えてください。
5-10. 登録された演題を査読者に割当る時の一括登録データの形式を教えてください。
5-11. 査読される先生への通知方法や、IDやパスワードを忘れた場合に対応法について教えてください。
5-12. オンライン査読の英語画面はありますか。


6.信頼性の維持・事故対策
6-1. ハードウエアやソフトウエアの障害が起きた場合には、どのような対応がなされますか。
6-2. データの信頼性の維持及びバックアップはどのような体制がとられていますか。
6-3. 今迄おきた事故の例をすべて教えてください。
6-4. 無料で信頼性は大丈夫でしょうか。
6-5. 事故が起こった場合にどのように連絡が来るのでしょうか。
6-6. 事故が起こった場合に混乱を防ぐためにはどのようにしたらよいでしょうか。
6-7. 事故はなくせませんか。


7.学会側で行わなければならない作業
7-1. 抄録集を印刷する前に特殊文字(外字データ)を使用しているか見極めるにはどうすればよいでしょうか。
7-2. HTMLタグの入力について
7-3. 演題登録後に確認メールが届きましたが、抄録本文の中にHTMLタグ『<BR>』がそのまま表示されておりました。これはシステムの不具合でしょうか?
7-4. 採択後のCSVデータをダウンロードし、エクセルで開いたら、演題番号の「2-1」が日付(2月1日)になり、正しく表示されません。
7-5. オンライン演題登録システムで必要な作業を教えてください。
7-6. バックアップはどのような方法でとることができますか。
7-7. 正式登録前に学会側で十分にテストをして欲しいそうですが、何に気を付けてテストしたら良いでしょうか。
7-8. 学会側でも学術集会の案内のホームページを作成する必要があるそうですが、なぜですか。
7-9. 学術集会のホームぺージを開設する上で何か注意事項がありますか。
7-10. 学術集会のホームぺージを運用する上で何か注意事項がありますか。
7-11. 学会側で作成するホームページを提供するために、WWWサーバを利用したいのですが、UMINのサーバが利用できますか。
7-12. 既に多くの学会がUMINのオンライン演題登録システムを利用していますが、WWW上に掲載された各種のオンライン演題登録に関する注意事項・説明の著作権はどうなっているのでしょうか。各学会で、他の学会のものをコピーしている例がほとんどのようですが。
7-13.  所定用紙により募集した演題をWWWで入力したいのですが、 後の処理を考えてWWWで募集したものと区別できるようにしたいのですが、 どのような方法が良いのでしょうか。
7-14. 演題締切日の学会側の作業について教えてください。
7-15. 演題締切日後も、学会担当者用の演題登録システム管理画面は利用できるでしょうか。
7-16. 登録された演題の査読を終えて、採択された演題の指定や演題番号などの登録をしたいのですが、どのような方法がありますか。
7-17. 紙代理登録用ページとはどのようなものでしょうか。
7-18. 演題登録者が演題を修正するところを誤って削除してしまいました。この場合どのようにすればよいのでしょうか。
7-19. 文字数のカウントでタグがカウントされているように思われるのですが、なぜでしょうか。


8.演題登録管理者用ページ
8-1. 学会事務局側で登録した演題の修正を行いたいのですが,修正のボタンが見当たらないのですが?
8-2. 抄録の印刷順序番号を入力したのですが一部分の印刷順序が期待したものと違うのですがなぜですか。
8-3. 印刷順序番号を入力した後、CSV形式のダウンロードをすると印刷順序番号がダウンロードされません。
8-4. 演題登録システム管理画面にアクセスした時に、「認証タイプ設定エラー」というメッセージが表示されてしまいアクセスできませんでした。どうしてでしょうか?


9.その他
9-1. インターネットで登録してくる人の割合はどの程度でしょうか。
9-2. このシステムでは、同じ人が同じ演題を複数登録できてしまうような気がします。またいたずら登録も可能ではないでしょうか。
9-3. 過去におきたUMINセンターとの行き違いや問題点の例を教えてください。
9-4.  UMINでオンライン演題登録を行う学会が増えていますが、UMIN側のキャパシティ(処理能力)はいかがでしょうか。
9-5. オンライン登録にして、応募用紙での登録の期日をオンライン登録の締切より前にすると演題応募数が減るのではないかと心配です。
9-6. 締め切りが近づいていますが、会員から「混み合っている」とか、「アクセスが遅い」という苦情が来ています。大丈夫でしょうか。
9-7. 締切まであと5日しかないのに例年の総申込み数の4分の1しかまだ登録されていません。大丈夫でしょうか。
9-8. UMINが演題登録のサービスを止めてしまうことはあるでしょうか。
9-9. 東京大学(東大病院)の定期点検による停電の通知を、停電の2週間前にいただきました。定時停電なのになぜもっと早く通知をいただけないのでしょうか。
9-10. 自前でプログラムを開発した場合とUMINのプログラムを利用する場合のメリット・デメリットを教えてください。
9-11. UMINのような複雑なシステムよりも、フォーマットを規定した上で単に電子メールを使って抄録を集めるやりかたで充分ではないでしょうか。単純なシステムの方がシンプルで扱いやすくかえって誤りがないような気がします。
9-12. UMIN側で演題登録システムの実務的な運用や学会側とのやりとりをするのはどういう人でしょうか。
9-13. 演題登録者がパスワードを忘れた場合、どのような対応をすればいいでしょうか。
9-14. 紙代理登録用の画面がどこにあるのかわかりません。この画面は別途作成依頼が必要なのでしょうか。
9-15. ダウンロード用のリッチテキストの形式は事前に確認できないのでしょうか。
9-16. オンライン論文査読システムについてお伺いしたいのですが?