新利用者管理システムについて

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新利用者管理システムでは、主として以下の5つの機能の充実を図っています。

1)ID選択の自由
従来は、ログインID(kiuchi-tky等)が「任意の文字列+所属機関を表す3文字」(「kiuchi-tky」というIDで「-tky」は東大の所属者であることを表す)という形式でしたが、新システム移行の後には原則として自由に選べるようになります(「XXX-XXX」というような間にハイフンのある形でないといけないことや特定の文字列を使用できない等一定の制限はあります)。そして、所属が変わってもIDを変更する必要がなくなります。また従来取得していたIDをオンラインで変更することが可能になります。
こうしたことが可能であるのは、新利用者管理システムがログインIDとは別に利用者固有のIDを持つ仕様になるためです。一度登録するとこの固有のIDは変わりませんが、ログインID(勿論その他の情報も)は変更することが可能です(新利用者システム移行後しばらくは、IDの変更ができません。ID変更は平成11年末に可能になる予定です。)。またログインIDの文字列とは別個に利用者の所属機関を管理しますので、所属機関が変わっても同じログインIDを利用できるようになります。

2)オンラインによる利用者自己情報の更新
所属先の変更や氏名の変更等が自己情報の変更がオンラインでできるようなります。

3)オンライン学会情報サービス用機能の拡張−>詳細はこちら
a)条件またはID指定による任意のグループの設定、b)設定したグループによるメーリングリストや会員制ホームページの作成、c)設定したグループの名簿管理・郵送ラベル印刷機能等によって、学会等の学術関連団体が会員向けに情報サービスを行うことが可能になります。具体的には、オンライン入会申請、会員専用メーリングリストの運用、会員専用ホームページの運用、オンライン会員名簿の運用・保守が可能となります。これらのいくつかは、従来のUMINのサービスを複数活用することによっても実現可能でしたが、新システムでは統合的に運用が可能になります。

4)UMIN担当者・UMIN事務局の業務の省力化
利用登録のオンライン登録申請機能の強化(原則として利用登録の申請はすべてオンラインになります)及び登録情報のオンライン訂正機能(利用登録者のデータの修正はすべて利用登録者自身で行えるようになります)によって、UMIN担当者・UMIN事務局の業務の省力化をはかり、激増する登録利用者への対応を可能とします。また学会等による一括登録を推奨することによって登録業務量の低減をはかります。

・UMIN担当者のいる大学等:
オンライン申請−>UMIN担当者による申請の確認−>UMIN担当者からのIDの配布

・UMIN担当者のいない大学等:
オンライン申請−>UMIN事務局による申請の確認−>UMIN事務局からのIDの配布

・学会等:
最低限の会員情報による一括登録ー>学会等によるID配布ー>初回ログイン時の不足分情報の自己入力(正式登録)

5)個人識別情報・連絡先の追加
利用者の激増に伴い、利用者の情報管理が難しくなっております。1)同姓同名の増加(同一人物の二重登録が増えていますが、同一かどうかの確認が困難な状況です)、2)連絡先のわからない人の増加(勤務先が変更になりその後の連絡が取れない方が増えています)、3)氏名の変更時の処理が問題となっております。このため、生年月日、性別、本籍等の個人識別情報を追加入力していただきます。また自宅の連絡先(必要なら帰省先)も入力していただきます。生年月日、自宅の連絡先等のプライバシー保護の必要な情報は、UMIN事務局及び各大学のUMIN担当者のみ(担当者のいる大学の場合)で(一般利用者には見られないように設定いたします)利用します。