医学情報・医療情報 UMINオンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


7.学会側で行わなければならない作業
7-1. 抄録集を印刷する前に特殊文字(外字データ)を使用しているか見極めるにはどうすればよいでしょうか。

登録データをCSVデータとして取り扱う際には、必ず、特殊文字が使用されているかの確認をお願いいたします。
特殊文字(外字データ)が登録されている場合は、変換が必要となりますので、 印刷をする前に管理画面より採択演題のデータをCSVにてダウンロードし、Excel又はテキストエディタにて抄録タイトルと抄録本文の中に特殊文字(外字データ)が登録されていないか検索を行ってください。この作業は、特殊文字(外字データ)を許可、不許可にかかわらず必ず確認を行ってください。
特殊文字(外字データ)は、&#*****; (*は数字) または、&***;(*は文字列)の形式になっています。エクセルで題名・抄録の部分を一括選択して、"&"で検索すると簡単に探すことができます 特殊文字(外字データ)の例は次の通りです。:&#*****; (*は数字) または、&***;(*は文字列)
7-2. HTMLタグの入力について
演題名や抄録本文にHTMLタグが登録されている場合、CSVデータの編集時に変換が必要となります。
印刷をする前に管理画面より採択演題のデータをCSVにてダウンロードし、Excel又はテキストエディタにて抄録演題名と抄録本文の中にHTMLタグが登録されていないかチェックを行ってください。 この作業は必ず行ってください。
HTMLタグの検索は、エクセル等で演題名・抄録本文の部分を一括選択して、『<』等で検索すると簡単に探すことができます。検索した結果、HTMLタグが入っていた場合には、その部分について改行や文字修飾の変換が必要となります。
7-3. 演題登録後に確認メールが届きましたが、抄録本文の中にHTMLタグ『<BR>』がそのまま表示されておりました。これはシステムの不具合でしょうか?
HTMLタグや特殊文字は、ブラウザでは自動的に変換されますが、電子メールで送られるデータや管理画面からダウンロードしたCSVデータでは変換されません。これはシステム具合ではありません。
7-4. 採択後のCSVデータをダウンロードし、エクセルで開いたら、演題番号の「2-1」が日付(2月1日)になり、正しく表示されません。
CSVファイルをExcel等の表計算ソフトで開いた場合、セルの表示形式が「標準」と認識されてしまい、0埋めしてある数値データの0が消えてしまったり、「/」、「-」を含む数値データが日付データに変換されてしまったりすることがあります。例として、下記にExcelでの対処法を記載しておきます。
  • WindowsのExcel
    1. 特に拡張子とファイルタイプの変更をしていなければ、csvファイルは自動的にExcelで起動されてしまうので、ダウンロードの際に拡張子をtxt等の別のものに変換して、ダウンロードするか、コマンドプロンプト(DOS窓)でmoveコマンドを使用し、拡張子をかえる。
    2. そのファイルを右クリックし、「アプリケーションから開く」->「プログラムの選択...」でExcelから起動する。
    3. 全ての列が列「A」に格納されて表示されるので、列「A」全体を選択して、メニュー「データ」ー>「区切り位置」を選択する。
    4. 区切り位置指定ウィザードでは、以下のとおりに指定する。
      1. カンマやタブなどの...を選択し、「次へ」をクリック
      2. 区切り文字は「カンマ」を選択し、「次へ」をクリック
      3. データのプレヴューで自動変換されている列のデータ形式を「文字列」にして、「完了」をクリック
  • MacintoshのExcel
    1. Macintoshには拡張子の概念はありませんが、Excelで参照すると同様な現象が発生する場合には、最後の「.csv」を他の文字に変更してください。
    2. Ⅱ以降は、windowsと同様です。
7-5. オンライン演題登録システムで必要な作業を教えてください。
オンライン演題登録運用の流れをご参照ください。
7-6. バックアップはどのような方法でとることができますか。
UMINでは、データの保証はできません。UMINでもバックアップはとっておりますが、1)操作ミスやバックアップ機器の故障、2)火災・地震等の災害等によって、データのバックアップがうまくできない可能性があります。従いまして、演題登録の本番が始まったら、必ず学術集会事務局の側で定期的にバックアップはとっていただきますようお願いたします。バックアップをとる方法は、以下の2種類です。

  1. 電子メール(演題の新規登録・修正の生じた時点で1件毎、指定した電子メールアドレスにお送りします。) メールの件数は、登録演題総数の10倍程度を想定願います。修正は予想した以上に頻回になされます。
  2. CSV(管理者用ページのCSV形式でのダウンロード機能を使用して、全演題をダウンロードできます。ただし、データは暗号化されている為通常のPCソフトでは開くことが出来ません。
7-7. 正式登録前に学会側で十分にテストをして欲しいそうですが、何に気を付けてテストしたら良いでしょうか。
よくソフトのテストのときに使われるのが、わざと不正なデータ(郵便番号にひらがなをいれてみる等。きちんと正確なエラーメッセージを出して、登録を拒否するのが正しい動作で、受け付けてしまったり、反応が返ってこなかったりするのが不正な動作です。)をいれたり、境界テストといって、例えば本文抄録の文字数上限が800文字ならば、799文字、800文字、801文字の抄録を登録してみてきちんと動作するか確認することです(この場合には、799文字と800文字の抄録が受理されて、801文字の抄録が拒否されるのが正しい動作です)。既に3万例以上の抄録を集めておりますので、使い方がわかりにくいということは少ないと思いますが、設定のミスがある場合もありますので、是非テストをお願いいたします。
7-8. 学会側でも学術集会の案内のホームページを作成する必要があるそうですが、なぜですか。
学会誌等による紙ベースの情報提供では、訂正に手間と費用と時間がかかります。オンライン登録では、学会側でも別にホームページを用意して、UMINの演題登録システムへのリンクを張ることが望ましいと考えます。運用方法の変更(登録期間の延長等)があ った場合には、ホームページ以外の方法では会員への広報ができません。会員には、予め指定のURLでいろいろな変更事項の伝達を行うということ周知しておく必要があります。
7-9. 学術集会のホームぺージを開設する上で何か注意事項がありますか。
ホームページは、回線速度の速いサイト(UMINのサーバ(ホームページサービス)または信頼のおける通信回線速度の速い業者のサイト。大手のコンベンション業者の提供するサーバーでは今迄問題は起きておりません。回線速度の遅い大学・研究所・病院が要注意です。)に構築することをお勧めしております。特に通信速度の遅い施設にサーバを設置すると締切直前につながりにくくなり、会員から苦情がきますので、絶対に避けてください。締め切り直前にアクセスできないという電話が殺到し、おお慌てする例が何件かおきています。理由は以下のとおりです。

  1. 演題登録終了間際のアクセス数は、相当な数に達します(最後の3日で70%程度の演題がきますし、内容の更新は相当頻繁に行われます。従って、遅い回線の施設に設置するとなかなかつながらずに会員から苦情が殺到する可能性があります。UMINは、東京大学内に設置されており、非常に高速な回線が複数あり、どこからアクセスしてもアクセスが高速です。この問題は、締めり直前の2、3日前になってにはじめて明らかになりますので注意が必要です。
  2. 自分でサーバを運用するとバックアップや保守管理を自分でする必要があります。個人で運用しているサイトであればよいのですが、学会として運用しているサイトが障害(コンピュータの故障、ディスクの故障等)がおきた場合には自分で対応しなければなりません。これは大きな負担となります。
7-10. 学術集会のホームぺージを運用する上で何か注意事項がありますか。
以下の点に注意いただければ、円滑に運用が進むと思われます。最も重要なことは、「問い合わせを減らすこと」で、これが学術集会事務局・UMINセンターにとって大きな負担の軽減につながります。

  1. トラブル・障害等の情報はすぐに大きな文字で目立つところに掲示する。
    トラブルや過去にあった質問は、どんどんホームページに掲載するようにすると負担の軽減につながります。
  2. UMINホームページへのリンクを作成して、トラブル・障害時と思ったらまず確認するように注意書きを書く
    トラブル・障害の情報は、UMINホームページの上の方に最も早く掲載されます。学会側での掲載が何らかの理由で遅れた場合(深夜・学会側担当者の不在時等)には、UMINホームページを参照すれば障害情報の参照が可能です。
  3. 一般利用者用のオンライン演題登録用FAQ(よくある質問と回答)をリンクする
    今までオンライン演題登録を行うにあたって、一般利用者(演題を登録する人)から寄せられた質問とそれに対する回答集を一般利用者用のオンライン演題登録用FAQとしてまとめてありますので、学術集会ホームページからリンクしていただければ幸いです。また問い合わせがあった場合、この文書に記載されている範囲で回答できるのであれば(ほとんど案内や文書を読まないで登録しようという人は非常に多いようです)学会側でご回答ください。
  4. 本番用と練習用の演題登録ホームページを間違えないように配慮する。
    練習用の演題登録システムで本登録して、本番用に登録したと勘違いした例が数例出ております。これを防ぐためには、1)本番用を大きく目立つ位置に表示して練習用を小さく目立たないように表示する、2)練習用演題登録システムを起動する前に、以下のようなページを介在させて、もう一度確認する等の工夫が必要です。

    これから練習用システムに入ります。演題登録の練習をなさいますか?

    練習をする元に戻る

  5. 演題募集終了後も、すべての情報のリンクは1年程度は保持する。
    演題募集要項やオンライン登録の注意点等の情報は、演題登録後は掲載の必要がなくなります。しかしながら、来年の同じ学術集会の事務局や他の学術集会が参考として利用できます(来年の同じ学術集会の事務局の場合にはほとんどコピーで済んでしまいます)。本システムは、第1回目に運用した第62回日本循環器学会事務局の多大な負担のもとにシステムが構築され、各種の文書が整備されました。他の学会も同事務局の作成した各種の資料を参考にして、案内等を作成してきました。お互いに助けあいですので、少なくとも次回の学術集会のホームページができるまでは是非各種の文書等のリンクは残していただけますようお願いしております。リンクを保持していない場合には、教えて欲しいという要望がきて、対応しなければなりません。またホームページはUMINか信頼のおける業者のサーバに載せる方が適切です。自分で運用した場合には、バックアップをとっておかないと次期大会の事務局はゼロから作り直しになります。

7-11. 学会側で作成するホームページを提供するために、WWWサーバを利用したいのですが、UMINのサーバが利用できますか。
利用可能です。ホームページサービスのページをご参照ください。
7-12. 既に多くの学会がUMINのオンライン演題登録システムを利用していますが、WWW上に掲載された各種のオンライン演題登録に関する注意事項・説明の著作権はどうなっているのでしょうか。各学会で、他の学会のものをコピーしている例がほとんどのようですが。
ホームページに掲載されている各種のオンライン演題登録に関する注意事項・説明は、元をたどると、第1回目にオンライン演題登録を行った第62回日本循環器学会総会(会長 東大循環器内科矢崎教授)事務局の作成したものに行き着きます。1回目に作成された注意事項・説明に、少しつづ付け加えたり、削ったりして、注意事項・説明が作られてきました。1回目に記載された注意事項・説明については、転用の許可を頂いておりますが、それ以降については特に頂いておりません。いろいろと改変・改良が続いて、誰がオリジナリティを主張できるのかわからない状況になっています。各学会では、営利目的で学術集会を開いているわけではありませんし、これらの記載事項についてある学会が権利を主張したとしても、他の学会は別に書きおこせばよいだけの話ですから、あまり利益がありません。現実的にコピー・転用しても問題がないと思われます(この件については、UMINセンターとして責任は負えませんが)。尚、UMINホームページに掲載されている演題登録についての説明・解説を、各学術集会事務局がUMINのオンライン学術集会演題抄録登録システムの利用に資する目的でコピー・改変してホームページに掲載することは差し支えありません。
7-13.  所定用紙により募集した演題をWWWで入力したいのですが、 後の処理を考えてWWWで募集したものと区別できるようにしたいのですが、 どのような方法が良いのでしょうか。
所定用紙により募集された演題は、紙代理登録画面より登録してください。通常の登録番号は10000~、 代理登録した演題は50000~ 登録番号が振られますので、 先頭1桁の番号で区別することが可能です。
7-14. 演題締切日の学会側の作業について教えてください。
演題締切日には、以下の作業が必要です。すべて学会側で締め切り作業を行うことができます。

  1. 学術集会ホームページでの演題登録終了のアナウンス
  2. 学術集会ホームページから演題登録システムへのリンクの削除
  3. 演題登録システムを起動できなくする(演題登録管理システムは引き続き起動できます)。

従来は、実際の締め切り時間よりも、3,4時間程度は遅れても登録できるように運用する場合がほとんどでしたので、参考にしていただければと思います。

手順:管理画面=>全体管理=>登録受付の『状態変更』より

7-15. 演題締切日後も、学会担当者用の演題登録システム管理画面は利用できるでしょうか。
利用できます。学会担当者は、演題締めきり後も演題登録システム管理画面のすべての機能(演題の登録、修正、更新、削除を含む)が利用可能です。(ただし、登録は紙代理登録画面より行ってください。)実際の締めきりは、学術集会ホームページから演題登録・修正フォームへのリンクをはずした時期ではなく、演題登録システム管理画面より登録状態を締切りに変更した時点です。URLを会員が控えているとリンクをはずしても、登録・修正が可能です。登録終了後の処理は、演題登録システム管理画面より登録状態を締切り変更後に行わないと、登録内容に不整合が生じる可能性があります。
7-16. 登録された演題の査読を終えて、採択された演題の指定や演題番号などの登録をしたいのですが、どのような方法がありますか。
1)管理者用画面から学会側で入力する方法と2)バッチ処理でUMINセンターで入力する方法があります (この場合、エクセル、ロータス123、CSV形式のいずれかでデータをいただいて、UMINセンターで作業します。 バッチ登録のレコードレイアウトをご覧ください。)

   2)の一括登録処理の場合のデータは以下レイアウトで、ExcelデータなどにてUMINセンター宛にメール等にてお送りください。
    (注意)一括登録後に、修正が発生した場合や、追加データを登録する場合は、全体のデータを再送してください。
         一括登録は全データの置き換えとなります。

  1. 採択処理の場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【採択】項目のレコードレイアウトで作成ください。
  2. 演題番号登録の場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【抄録集】項目のレコードレイアウトで作成ください。
  3. 発表セッション情報登録の場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【発表セッション情報】項目のレコードレイアウトで作成ください。
  4. 演題毎に発表セッションを割り当てる場合バッチ登録のレコードレイアウトに記載の【演題毎の発表情報】項目のレコードレイアウトで作成ください。
7-17. 紙代理登録用ページとはどのようなものでしょうか。
学会事務局にフロッピ-や紙で送られてきた抄録を事務局で代行登録する画面です。この画面で登録することにより他のオンラインで登録された抄録データと同じように抄録印刷や検索を行えるようになります。演題番号は50000番からとなりオンラインで登録された演題か、事務局で代行登録された演題かの区別がつきます。
7-18. 演題登録者が演題を修正するところを誤って削除してしまいました。この場合どのようにすればよいのでしょうか。
演題登録受付中でしたら、登録者の方に再度演題の登録をお願いして下さい。演題の修正期間中でしたら、時間に制限をつけて一時的に演題登録受付可能にしておき、その間に登録者に再度演題の登録をお願いしてください。
7-19. 文字数のカウントでタグがカウントされているように思われるのですが、なぜでしょうか。
こちらで登録した以外のタグはタグと認識されず通常の文字列と同じ扱いになりますので文字数にカウントされます。文字コードについても同じです。