医学情報・医療情報 UMINオンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


2.利用手続き・事前打ち合わせ
2-1. このシステムの利用ははじめてですが、どのように申し込んだらよいでしょうか。

システムのご利用には運用担当者の方へのご案内ページにございます申込用書類をご提出いただく必要があります。申込用書類のご提出後は、UMINセンター演題登録担当者より折り返し電子メールでご連絡を差し上げます。
2-2. 前回の学術集会でこのシステムを利用しました。継続利用したいのですが、どのように申し込んだらよいでしょうか。
 同じ学術集会※1で2回目以降の運用の場合には、【システム運用のご案内】および【継続利用のお手続きについて】をご参照の上、継続利用オンライン申請にてお申込みください。お申込みには期限がございますので【システム運用のご案内】にてご確認の上、申込み期限までにお申込みください。
 お申込みいただきますと折り返しUMINセンター演題登録担当者より電子メールでご連絡を差し上げます。この時点で利用受け付けたことになります。

 2回目以降の運用は、1回目と比較して非常に楽です。打ち合わせ等も原則としてしておりません。ただし、前回とやり方を大きく変えたい場合には別途打ち合わせ(電子メールでのやり取りでも可)が必要です。学会事務局、会員、UMINの3者にとって理想的な運用は毎年同じ方法をとることです。学会事務局は前の年のコピーを日付と開催場所だけ変更して会員に配布します。ホームページもほとんどコピーですみます。会員は毎年同じなのでやり方に戸惑うこともなくなり問い合わせをする必要も減ります。UMINセンターでは前年の設定をコピーして利用できます。

 前回利用された学術集会では、既に演題登録システムの管理用UMIN IDおよび連絡用メーリングリストを作成済です。今回もそのまま利用いたします。こちらの【継続利用のお手続きについて】をご参照の上、前回の担当者様より管理用UMIN IDとパスワードの引継ぎを必ず受けて下さい。もし管理用UMIN IDやパスワードが不明の際には、UMINセンターで再発行いたいますのでこちらのお問い合わせフォームにてご照会ください。

※1.同じ学術集会とは、第23日本悪性腫瘍学会総会を去年行ったとすると第24回日本悪性腫瘍学会のことを指します。同じ学会が開催していても、学術集会の規模や位置づけが異なるものは違う学術集会とみなします。例:日本悪性腫瘍学会関東地方会等

2-3. 学会側担当者に必要な条件は何でしょうか。
1)電子メールを読み書きできること、2)WWWブラウザーが利用できること、3)ホームページの作成ができることが必須の条件です(近くにこの条件を満たす人がいるということでも結構ですが、できるだけこの条件を満たす方を学会側の担当者にしていただけるようお願いたします)。プログラムが書ける必要はありません。尚、ホームページ作成については、業者への委託も可能です。
2-4. いつまでに申し込めば運用が可能でしょうか。
必ず会告される前に申請手続きをしていただきますようお願い致します。
新規の場合は、登録開始4ヶ月前までにはお申込みください。継続利用の場合には、登録開始2ヶ月前までにお申し込みください。なお、一番最初の具体的な演題の応募方法を記した会告の原稿の締め切りがそれ以前の場合には、会告原稿締め切りより1,2週間前までです
。会員に一度会告を出すと訂正が効きませんので、この段階である程度の演題募集のやり方を決定する必要があるからです。ただし、オンライン登録については、あまり詳細な情報を提示する必要はありません。後で訂正がおきた場合に問題になるからです。オンライン登録できる人は、ホームページがみられますので、概要を述べた後に、「詳細は、XX月XX日までに、URL "http://www.xxxx.or.jp/"に掲示」ということでよいと思います。会員に配布する前に内容に問題がないか是非チェックさせてください。新しい機能を追加して欲しい、オンライン査読にして欲しいなどのプログラム開発・改造が必要と思われる場合にはそれより3,4ヶ月前に申し込む必要があります
2-5. 料金はいくら必要でしょうか。
無料です。現在のところ、有料化の予定はありません。オンライン演題登録に利用しているプログラムは、各学会ですべて共通です(画面はまったく違って見えます)。各学会の要望にあわせて、1本のプログラムの機能を拡張して利用しています。このために、大幅に運用コストの低下が可能になりました。これは大きな本システムの特長です。
2-6. オンライン演題登録システムを利用するためには、UMINセンターでの打ち合わせが必須ですか。
はじめてオンラインシステムをご利用の学会は原則として打ち合わせをお願いしております。以下に該当するの場合には、必須ではありません(必要があればということです)。尚、打合わせは学会運営業者に委託されても差し支えありません。

1.前回オンライン演題登録を利用した学術集会
前回オンライン演題登録を利用した学術集会では打合わせは必要ありません。前回と演題登録の仕方やフォーマットはほとんど同じと思われますので、電子メールによるやりとりで結構です。

2.UMINセンターで必要がないと判断した場合
最近は、多くの学会運営業者がUMINのオンライン学術集会演題抄録登録システムの運用経験を蓄積してきています。このため、UMINセンターと学会運営業者のやりとりで打ち合わせの必要がないとUMINセンターで判断した場合には、ご足労には及びません。電子メールのやりとりのみで仕事を進めます。

2-7. 小さな学会も利用できるのでしょうか。
小ささの程度によります。基準となるのは、予想演題数です。演題数が少ない場合には、オンライン演題登録システムを稼動させて抄録収集することのメリットはほとんどありません。電子メールやフロッピーで原稿を集めても対して手間はかかりません。
現時点(平成15年5月)では、新規の利用申込は現在最低予想演題件数が300題以上であること(最新の申込み可能な最低予想演題数の情報は こちら の「利用条件」をご参照ください。)、及び継続して利用いただくことを約束していただけることを基準にしております(既に利用したことのある場合は演題数に関係なく継続して利用可能です)。本システムは一度設定すれば翌年以降は新たな労力がほとんどかかりません。小さな学会では、学会の意思として3年程度は継続して利用する方針を決定していただければ幸いです。運用実績はもう十分ございますので、継続して利用することで学会に著しい不利が生じることはありえないと考えております。
2-8. 地方会で利用してもよいでしょうか。
学会の地方会等についてもお受けできます(地方会等の運用状況・運用予定をご参照願います)が、演題募集のやりかたを全国で統一していただくようお願いしております(尚、「まず試験的に1つの地方会で運用してみて、その後に全国に広げることを学会に提案したい」という場合には1地方会のみの運用も受け付けております。この場合は、その旨を事前に学会会長・学会事務局にお話して了承を得ていただくようお願いいたします)。例えば、日本悪性腫瘍学会という学会があったとして、北海道地方会、東北地方会、関東地方会、北陸地方会、東海地方会、関西地方会、中四国地方会、九州地方会があったといたしますと、すべての地方会で演題募集の仕方を揃えていただきたいと考えております(最大著者数、題名の最大文字数、抄録の最大文字数、印刷のフォーマット等)。地方会のレベルでバラバラですととても対応ができなくなると考えております。統一するためには学会理事会レベルでの意思決定が必要と考えております。本システムは、総会のように予算の掛けられる場合よりも、地方会のようにかけられない場合にむしろ向いておりますので、できるだけ対応はしたいと考えておりますが、フォーマットの統一については是非ご配慮願います。UMINセンターでは、直接地方会とだけコンタクトはとらない方針です。必ず学会本部事務局と連絡をとって、進めさせていただきます。
2-9. 基礎医学(または歯学、看護学、医療技術、生物学)系の学会なのですが、利用できるのでしょうか。
基礎医学、歯学、看護学、医療技術、生物学等の医学・医療・生物学系の学会であれば、すべて利用できます。ご利用のためには、UMIN学会データベースに掲載されている必要があります。もし掲載されていないようでしたらご連絡願います。
2-10. UMINセンターとの最初の打ち合わせの際に必要な資料はどのようなものでしょうか。
以下のもの及び情報をご持参・ご提供いただければ幸いです。
  1. 前回の学術集会の演題募集案内(会員に配布分)
  2. 前回の学術集会の演題名・抄録記入用紙一式
  3. 今回の学術集会開催期日
  4. 今回の学術集会演題募集締め切り期日(何月上旬のような大体の日程で結構です)
  5. 学会会員数及び予想演題応募数
  6. 演題登録システム設定オプション記入シート(打ち合わせ時にご記入いただいても結構です)
2-11. 前大会の登録画面を見たいのですが。
演題登録画面は、オンライン学術集会演題抄録・学会誌論文登録システムにて確認ができます。掲載は年度別となっており、アクセスするには演題登録システムの管理用UMIN IDが必要です。ご不明な場合は前回担当者にご確認ください。なお、2000年6月以前については、リンクしておりませんのでUMINセンター(endai@umin.ac.jp)までメールにてご連絡ください。別途URLをお知らせいたします。
2-12. UMINセンターとの打ち合わせやその他のやりとりを学会運営業者等に委託することは可能でしょうか。
申請書は学会から正式にご提出いただければ、学会運営業者等に委託しても差し支えありません。ただし、学会の会員の中で連絡担当者は指定していただきます。
2-13. UMINのオンライン演題登録で、UMINセンターとの打ち合わせや学会側で必要となる作業を業者を委託したいと思います。よい業者を紹介してもらえないでしょうか。
業者のサービス内容・質等については一切お答えしておりません。参考までに学会から委託を受けて業務を代行したことのある業者の一覧を掲載します。経験があった方が円滑に業務は進むと思いますが、初めてだからといって、特に大きな支障があったということは今までありません。
2-14. 次期学会の会長が私立大学(公立大学・病院・研究所)所属者ですが、演題登録システムが利用できるでしょうか。
サービスは学会に対して行っています。会長の所属施設は関係ありません。
2-15. 打ち合わせ用のメーリングリストについて教えてください。
1回目の打ち合わせの終了時までにメーリングリストをお作り致します。原則として、それ以降の打ち合わせはメーリングリストで行うことになります。

以下のように演題登録用メーリングリスト作成のやり方が変わりました。

平成11年7月以前開設分

アドレス

1つ作成しておりました。

「学会を表す英語略称等」+「開催回数または開催年を表現する数字
(例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」の第43回総会であれば、「JAC43@umin.ac.jp」になります。)

メンバーの設定・変更 UMINセンターが行う。

平成11年8-9月開設分

アドレス

2つ作成します。

・オンライン演題登録関係専用:「学会を表す英語略称等」+「endai」
・一般:「学会を表す英語略称等」+「meet」
(例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」であれば、「jac-endai@umin.ac.jp」と「jac-meet@umin.ac.jp」になります。)

メンバーの設定・変更 UMINセンターが行う。 (UMINセンターで行うのは、この期間に大きなシステムの変更があるための暫定的な措置です)

平成11年10月以降開設分

アドレス

メーリングリストを2つ作成します。

・オンライン演題登録関係専用:「学会を表す英語略称等」+「endai」
・一般:「学会を表す英語略称等」+「meet」
(例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」であれば、「jac-endai@umin.ac.jp」と「jac-meet@umin.ac.jp」になります。)

メンバーの設定・変更 学会側で行う。このために学会側に管理用IDの発行を行う。
メーリングリスト管理システムの使い方

メーリングリスト一覧[登録者限定]

をご参照になれば具体例がわかります。

このようにメーリングリストを運用する理由は以下のとおりです。

  1. 毎年、学術集会毎に新しいメーリングリストを作成して、前年用メーリングリストを削除する労力を省きたい->毎年同じメーリングリストを使えばよい
  2. メーリングリストのメンバーの変更は、学会側から要請されるものがすべてでUMIN側で変更することはまずないと思われる(UMIN側のスタッフの電子メールアドレスとして、"umin-endai-staff@umin.ac.jp"がメーリングリストに登録されています。このアドレス宛にメールを送るとUMIN側オンライン演題登録関連のスタッフ全員に届くようにしてあります。)。従来は、1)学会側から電子メールでUMINセンター宛に変更の要請があり、2)UMINセンター側で作業をし、3)学会側に変更作業を行った旨を通知していた。->学会側で変更ができれば、やりとりをなくすことができる。
  3. メーリングリストを作成すると、学会側のメンバーがオンライン演題登録とは関係のない打ち合わせを始めてしまうことがしばしばある(こうした用途に使うとメーリングリストは非常に便利ですが、UMINセンターのスタッフは常時60以上のオンライン演題登録メーリングリストに入っており、他にも平均1日50-100通の業務上のメールを受け取っているので、読む必要のないメールが来ることはできるだけ避けたいと考えております)。->学会側だけが参加するメーリングリストを最初から作ってしまえばよい。希望に応じてつくったり削除したりするよりは、最初からすべての学会に対して作ってしまった方が労力が省ける。学会側では、年度によって使っても使わなくてもよい。

尚、メーリングリストのメンバーとして登録していただくメールアドレスはUMINの電子メールアドレスのご利用をお勧め致します。その理由は、宛先とUMINのメールアドレスを指定するとメーリングリストの過去の記事が当該のUMIN IDを利用して参照できるからです。メーリングリスト一覧[登録者限定]から過去の記事のアーカイブはリンクされております。これによって、前年度のやりとりを参照できますし、またメールを誤って消してしまった場合での内容の確認が可能です。いつも利用しているメールアドレスが別にある場合には、UMINメールアドレスから転送の設定が可能です。

UMINでは、運用合理化を進めることにより、現行の人員ですべての医学・医療系の学会のオンライン演題登録を行うことができるようにすることを目標としております。

2-16. 過去に利用したことがあるかどうかわかりません。
こちらのページより過去の利用確認ができます。