医学情報・医療情報 UMIN[ELBIS FAQ] 演題・抄録の著者及び共著者が学会に所属しているかどうか確認したいと考えています。どうするのがよいでしょうか。

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


3-18. 演題・抄録の著者及び共著者が学会に所属しているかどうか確認したいと考えています。どうするのがよいでしょうか。
登録されたデータは、エクセルやロータスで読める形式でダウンロードできますので、会員名簿と同じ順番に並べ替えることができます。そうすれば名簿と比較することが容易にできます。通常あいうえお順になっているかと思いますので、氏名の読みかなを必須にしていただければ簡単に並べ替えができます。同姓同名の場合に確認が困難ですが、会員番号を必須する方法もあります。しかしながら、締め切り間際で登録したい場合に手元に会員名簿がないと登録できなくなってしまいます。自分はともかく共著者の会員番号を調べるには会員名簿が必須です。著者にとって、会員番号を探して入力するのは面倒ですし、急には見つからない場合もあります。実用上氏名・読みかなで十分というのが私どもの印象です(このように書いているのは、最初に会員番号を必須にして後から必須にしないように変更する学会がいくつかあったからです)。学会員は専門分野が同じ場合が多く、所属機関がわかれば同一人物かどうかの区別はすぐにつく場合がほとんどだからです。どのように運用するかは、学会側でご判断願います。

この問題の最終的な解決方法は、学会会員全員をUMINに登録することです。そうすれば自動的にチェックすることが可能になります。