医学情報・医療情報 UMIN[ELBIS FAQ] 演題締切日は、適当な期日に設定してよいでしょうか。

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


3-9. 演題締切日は、適当な期日に設定してよいでしょうか。
土日、祝祭日の前後でない日(前後に祝日のない火曜日、水曜日、木曜日)の日中で設定してください。締切を1週間遅らさざるを得なくなっても学会の開催に支障がおきないような日程でお願いします。また例年10月末または11月の初めの休日に定期点検のための停電がありますのでご参考にしていただくようお願いいたします(締め切りの2,3日前の休日に停電があっても今までの例ではホームページに適切に情報が掲載されれば大きな問題は生じていません)。どうしてもこの条件にあわせられない場合にはご相談ください。これらの条件が望ましい理由を以下にご説明いたします。

締切日を平日昼間にする理由

その1
演題の締切までに充分な期日がある場合には、システムに障害が起きても学会員は落ち着いて対処が可能です。しかしながら、締切間際に障害が起きた場合には、直ちに対策(障害からの復旧、登録期間の延長や復旧の見通しのアナウンス等)をとらないと大きな混乱が生じます。また演題登録は締め切り直前に集中しますので、比較的トラブルが起こりやすいのがこの時期です。休日または深夜に締切を設定しますと、この時間にUMINセンターのスタッフがUMINセンターで待機している必要があります。また学会関係者もオンコールで各種対策の連絡がつくようにしている必要があります。これはお互いに大きな負担になります。月曜日の昼間に締め切りを設定すると、休日の間にトラブルが起きた場合に大きな混乱を引き起こします。会員は翌日の昼間が締め切りなのに登録できないので、締め切りが延長されるのか、それとも登録はもうできないのか問い合わせをして確認したいと考えます。このため学会担当者は、休日も連絡が付くようにしておく必要が生じます。金曜日(休日の前日)に締め切りを設定すると締め切りの延長した場合に、休日にかかってしまいます。ところが休日明けに締め切りを変更すると先にご説明したような問題が生じますので、結局火曜日が締め切りにせざるを得なくなります。

その2
東大病院では、電源設備の定期点検(通常10月末から11月始め)または改修・増強工事等で定時停電することがあります(事故ではなく、事前に予告された停電です)。停電の日程が通知されるのが遅れる場合があり、1週間前になって通知されることもありました(この点は改善を申し入れています)。今まで定時停電は、すべて土日に実施されてきましたので、締め切りを平日昼間に設定すれば、停電と締め切りが同じ日になってしまうリスクをなくすことが可能です(東大病院の診療・教育・研究に支障をきたすため、特に緊急性を要する作業でない限り、定時停電は今後も休日に設定されるはずです)。

1週間締切が遅れても学会開催に支障が起きないようにする理由
オンライン登録には、いろいろなトラブルが考えられます。インターネットの信頼性は最近向上してはおりますがまだトラブルが起きています。UMINセンターのコンピュータの障害や停電等の障害が起こる可能性もあります。トラブルがあることもあるので、早めに登録して欲しいということやトラブルがあっても学会として責任は負えないということを会員にいっておく必要はありますが、トラブルのために投稿ができなかった学会員への配慮も必要と思われます。このため、障害等の状況に応じて、適宜登録期間の延長ができるようにしておくことが必要と考えます。目安としては1週間です。今まで1週間以上インターネットが停止したという事件はありません。ローカルな問題として、ある大学の学内LANの入れ替え時のトラブルのために締切予定日の前後2日間同大学内からアクセスできないという事件が実際にありました。この大学からはまとまった数の演題登録がありましたので、学術集会事務局と交渉して締切を延長してもらうことができました。しかしながら、演題が1題しかでないような施設でこのようなトラブルが起こるとなかなか締切を延長してもらうように交渉することは難しいと思います。学会担当者は早く締め切たいところだと思いますが、特に障害の情報がなくても、1日程度はルーチンで延長した方がよいというのが私どもの考え方です。