医学情報・医療情報 UMIN[ELBIS FAQ] 打ち合わせ用のメーリングリストについて教えてください。

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


2-15. 打ち合わせ用のメーリングリストについて教えてください。
1回目の打ち合わせの終了時までにメーリングリストをお作り致します。原則として、それ以降の打ち合わせはメーリングリストで行うことになります。

以下のように演題登録用メーリングリスト作成のやり方が変わりました。

平成11年7月以前開設分

アドレス

1つ作成しておりました。

「学会を表す英語略称等」+「開催回数または開催年を表現する数字
(例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」の第43回総会であれば、「JAC43@umin.ac.jp」になります。)

メンバーの設定・変更 UMINセンターが行う。

平成11年8-9月開設分

アドレス

2つ作成します。

・オンライン演題登録関係専用:「学会を表す英語略称等」+「endai」
・一般:「学会を表す英語略称等」+「meet」
(例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」であれば、「jac-endai@umin.ac.jp」と「jac-meet@umin.ac.jp」になります。)

メンバーの設定・変更 UMINセンターが行う。 (UMINセンターで行うのは、この期間に大きなシステムの変更があるための暫定的な措置です)

平成11年10月以降開設分

アドレス

メーリングリストを2つ作成します。

・オンライン演題登録関係専用:「学会を表す英語略称等」+「endai」
・一般:「学会を表す英語略称等」+「meet」
(例:「日本悪性腫瘍学会 Japanese Association of Cancer = JAC」であれば、「jac-endai@umin.ac.jp」と「jac-meet@umin.ac.jp」になります。)

メンバーの設定・変更 学会側で行う。このために学会側に管理用IDの発行を行う。
メーリングリスト管理システムの使い方

メーリングリスト一覧[登録者限定]

をご参照になれば具体例がわかります。

このようにメーリングリストを運用する理由は以下のとおりです。

  1. 毎年、学術集会毎に新しいメーリングリストを作成して、前年用メーリングリストを削除する労力を省きたい->毎年同じメーリングリストを使えばよい
  2. メーリングリストのメンバーの変更は、学会側から要請されるものがすべてでUMIN側で変更することはまずないと思われる(UMIN側のスタッフの電子メールアドレスとして、"umin-endai-staff@umin.ac.jp"がメーリングリストに登録されています。このアドレス宛にメールを送るとUMIN側オンライン演題登録関連のスタッフ全員に届くようにしてあります。)。従来は、1)学会側から電子メールでUMINセンター宛に変更の要請があり、2)UMINセンター側で作業をし、3)学会側に変更作業を行った旨を通知していた。->学会側で変更ができれば、やりとりをなくすことができる。
  3. メーリングリストを作成すると、学会側のメンバーがオンライン演題登録とは関係のない打ち合わせを始めてしまうことがしばしばある(こうした用途に使うとメーリングリストは非常に便利ですが、UMINセンターのスタッフは常時60以上のオンライン演題登録メーリングリストに入っており、他にも平均1日50-100通の業務上のメールを受け取っているので、読む必要のないメールが来ることはできるだけ避けたいと考えております)。->学会側だけが参加するメーリングリストを最初から作ってしまえばよい。希望に応じてつくったり削除したりするよりは、最初からすべての学会に対して作ってしまった方が労力が省ける。学会側では、年度によって使っても使わなくてもよい。

尚、メーリングリストのメンバーとして登録していただくメールアドレスはUMINの電子メールアドレスのご利用をお勧め致します。その理由は、宛先とUMINのメールアドレスを指定するとメーリングリストの過去の記事が当該のUMIN IDを利用して参照できるからです。メーリングリスト一覧[登録者限定]から過去の記事のアーカイブはリンクされております。これによって、前年度のやりとりを参照できますし、またメールを誤って消してしまった場合での内容の確認が可能です。いつも利用しているメールアドレスが別にある場合には、UMINメールアドレスから転送の設定が可能です。

UMINでは、運用合理化を進めることにより、現行の人員ですべての医学・医療系の学会のオンライン演題登録を行うことができるようにすることを目標としております。