医学情報・医療情報 UMIN[ELBIS FAQ] 学術集会のホームぺージを運用する上で何か注意事項がありますか。

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


7-10. 学術集会のホームぺージを運用する上で何か注意事項がありますか。
以下の点に注意いただければ、円滑に運用が進むと思われます。最も重要なことは、「問い合わせを減らすこと」で、これが学術集会事務局・UMINセンターにとって大きな負担の軽減につながります。

  1. トラブル・障害等の情報はすぐに大きな文字で目立つところに掲示する。
    トラブルや過去にあった質問は、どんどんホームページに掲載するようにすると負担の軽減につながります。
  2. UMINホームページへのリンクを作成して、トラブル・障害時と思ったらまず確認するように注意書きを書く
    トラブル・障害の情報は、UMINホームページの上の方に最も早く掲載されます。学会側での掲載が何らかの理由で遅れた場合(深夜・学会側担当者の不在時等)には、UMINホームページを参照すれば障害情報の参照が可能です。
  3. 一般利用者用のオンライン演題登録用FAQ(よくある質問と回答)をリンクする
    今までオンライン演題登録を行うにあたって、一般利用者(演題を登録する人)から寄せられた質問とそれに対する回答集を一般利用者用のオンライン演題登録用FAQとしてまとめてありますので、学術集会ホームページからリンクしていただければ幸いです。また問い合わせがあった場合、この文書に記載されている範囲で回答できるのであれば(ほとんど案内や文書を読まないで登録しようという人は非常に多いようです)学会側でご回答ください。
  4. 本番用と練習用の演題登録ホームページを間違えないように配慮する。
    練習用の演題登録システムで本登録して、本番用に登録したと勘違いした例が数例出ております。これを防ぐためには、1)本番用を大きく目立つ位置に表示して練習用を小さく目立たないように表示する、2)練習用演題登録システムを起動する前に、以下のようなページを介在させて、もう一度確認する等の工夫が必要です。

    これから練習用システムに入ります。演題登録の練習をなさいますか?

    練習をする元に戻る

  5. 演題募集終了後も、すべての情報のリンクは1年程度は保持する。
    演題募集要項やオンライン登録の注意点等の情報は、演題登録後は掲載の必要がなくなります。しかしながら、来年の同じ学術集会の事務局や他の学術集会が参考として利用できます(来年の同じ学術集会の事務局の場合にはほとんどコピーで済んでしまいます)。本システムは、第1回目に運用した第62回日本循環器学会事務局の多大な負担のもとにシステムが構築され、各種の文書が整備されました。他の学会も同事務局の作成した各種の資料を参考にして、案内等を作成してきました。お互いに助けあいですので、少なくとも次回の学術集会のホームページができるまでは是非各種の文書等のリンクは残していただけますようお願いしております。リンクを保持していない場合には、教えて欲しいという要望がきて、対応しなければなりません。またホームページはUMINか信頼のおける業者のサーバに載せる方が適切です。自分で運用した場合には、バックアップをとっておかないと次期大会の事務局はゼロから作り直しになります。