医学情報・医療情報 UMIN[ELBIS FAQ] 査読される先生への通知方法や、IDやパスワードを忘れた場合に対応法について教えてください。

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


5-11. 査読される先生への通知方法や、IDやパスワードを忘れた場合に対応法について教えてください。
学術集会事務局で、事前に査読される先生に個別に確認して、一括してIDとパスワードの再発行をUMINセンターに申請する方法を採用するのがよいと思います。

・UMIN IDは取得済みでIDとパスワードも知っている先生の場合:
ご本人からUMIN IDを確認します。UMIN IDが実在しているか、学術集会事務局で確認します。

・UMIN IDは取得済みだが、IDまたはパスワード(もしくは両方)のわからない先生の場合:
学術集会事務局で、氏名・勤務先・電話番号・FAX番号・電子メールアドレス等を調べて、UMINセンターに一括して再発行を依頼します。

・UMIN IDを取得していない場合:学術集会事務局で、氏名・勤務先・電話番号・FAX番号・電子メールアドレス等を調べて、UMINセンターに一括して新規発行を依頼します。

以下に確認文の例を記載します。

注意:オンライン査読用のID・パスワードは、(電子メール等を使うための)通常のUMINのIDとパスワードと同じです。このため、オンライン査読用のパスワードを変更すると、変更後のパスワードが先生のお手元に届くまで、電子メールが使えなくなります。

1.第XX回日本○○学会総会の査読者となることを承諾されますか。

a.承諾します。 b.承諾しません。

2.査読はインターネット(オンライン)で行いますか。
(1.で「承諾します」と回答された先生のみご回答ください。)

a.はい、オンラインで行います。b.いいえ、査読用紙を利用して査読します。

3.オンライン査読には、UMINのIDが必要です。UMINのIDに関して該当するものをご選択ください。
(2.で「はい、オンラインで行います」と回答された先生のみご回答ください。)

a.UMIN IDは取得済みでIDとパスワードも知っています。
b.UMIN IDは取得済みですが、IDまたはパスワード(もしくは両方)がわかりません。
c.UMIN IDは取得していませんので取得を希望します。(UMIN IDの取得を希望されない場合にはオンライン査読はできません)

4.UMIN IDをご記入ください(未取得または不明の場合は記入する必要はありません)。

___________________

UMINセンターにも各人のパスワードが何かはわかりません。このため、パスワードを再発行するためには、パスワードを強制的に変更し、変更された後のパスワードを通知することになります。このため、必ず査読される先生に、IDとパスワードの通知が必要かご確認ください。もし、本人が現在UMINのサービスを使っている場合には、大変なトラブルになります。

下記に記載する方法は、オンライン査読がもっと一般的になるまで当面ご利用にならないようにお願いします。以下のような大きなトラブルが起きております。

状況

1.既にUMIN IDは配布されている。ただし、実際に普段使っている人はほとんどいないのでIDもパスワードもわからない状況になっている。
2.査読者には、UMIN IDのみ通知し、オンラインで査読して欲しい旨の通知をする。パスワードがわからない場合には、UMINセンターに再発行依頼書を出して欲しいいう通知を出す。

トラブルの内容

1.ほとんどの人がパスワードがわからないので、UMINセンターに再発行の申請が殺到する。

2.査読を依頼されたから受けたのに、IDを通知するだけで、パスワードは自分で申請して再発行してもらえというのは不親切という怒りの電話がUMINと学術集会事務局へ多数寄せられる。

3.再発行が殺到して、再発行作業が遅れますので、査読期限が近くなりいらいらした査読者からお叱りの電話がUMIN及び学術集会事務局へたくさんくる。

過去にオンライン査読の経験があり、UMIN IDは取得済みの査読者の先生の場合には、IDまたはパスワード(もしくは両方)がわからない場合に、査読される先生ご自身で、UMINセンター宛に個別にIDとパスワードを再発行を申請していただく方法が利用できます。尚、UMIN ID未取得の場合には、学術集会事務局で一括して登録をご申請ください。オンライン査読用のIDとパスワードの再発行通知願いをダウンロードしてUMINセンターまでご送付しただくことになります。

必ずパスワードを忘れたという方がでますので、

1)オンライン査読用のIDとパスワードの再発行通知願いをホームページのわかりやすいところからリンクしておくか

または

2)オンライン査読用のIDとパスワードの再発行通知願いを通知する郵便物にご同封ください。