医学情報・医療情報 UMIN[ELBIS FAQ] オンライン査読で過去におきたトラブルについて教えてください。

オンライン演題登録システムFAQ(学会担当者用)


5-9. オンライン査読で過去におきたトラブルについて教えてください。
以下のようなトラブルが発生しております。いずれも事前の入念な対策・点検で防止可能です。

1)査読者のIDの間違え

学術集会事務局が、査読者のIDを同姓同名の人と間違えて設定してしまう例が発生しています。

(例)同姓同名の人が2人以上登録されていた場合
日本UMIN学会所属の勇民太郎(○○大学病院循環器科)がUMIN ID(taro-yumin)を持っていたとします。同姓同名で、勇民太郎(××病院消化器科)という人がUMIN ID(t-yumin)を持っていたとします。日本UMIN学会第31回学術集会事務局が、UMIN利用者の検索を行って、日本UMIN学会所属でない勇民太郎(t-yumin)氏のIDを発見します。査読者のIDが、t-yuminでアクセスするように設定されているため、日本UMIN学会所属の勇民太郎(本当のIDは、taro-yumin)はアクセスができません。このため、パスワードがまちがっているのではないかと判断して、パスワードの変更処理を行うと今度は、同姓同名の勇民太郎(t-yumin)氏がアクセスできなくなります。

(例)査読者が登録されておらず同姓同名の別の人が登録されていた場合

日本UMIN学会所属の勇民太郎(○○大学病院循環器科)は、UMIN IDを持っていませんでした。ところが同姓同名の勇民太郎(××病院消化器科)という人がUMIN ID(t-yumin)を持っていたとします。学術集会事務局の側で、同姓同名の違う人を査読者として設定しておいた場合には同様の問題が発生します。

以下のような確認が必要です。

*査読者が複数のIDを持っていないか
*査読者と同姓同名の人がいないか。

このような事態を防止するために、査読依頼の際に、UMIN IDの取得の有無等について尋ねる等の工夫が必要です。UMINセンターで作成した査読依頼のサンプルをご参照願います。

2)抄録の大きな不備

オンライン査読をはじめる前にすべての抄録について、担当者が読んで確認することが必要です。抄録の内容が明らかにおかしい(抄録本文に「準備中」としか書いてない)、抄録が著しく短い(書きかけの可能性があります)場合には、事前に削除するなり、著者に問い合わせることが必要です。そうしないと、システムの不備で表示されていないのか、抄録本文そのものが入力されていないのかわかりません。

3)査読者をUMINに登録する旨の事前通知がなされないこと

査読者はオンライン査読のためにUMINに登録することになりますので、査読者が未登録者の場合には、必ず事前に「登録する」旨を査読者に通知するようにお願いします(もし査読者が登録を拒否する場合には登録できませんが、その場合にはオンライン査読もできません)。知らないうちに勝手に登録されたとか、登録に同意した覚えはないというクレームが来る場合がございます。

4)査読用IDとUMIN IDが同じであることが周知されていないこと

査読用に用いるIDは、通常のUMIN IDです。このことが査読者に理解されていない場合がございますのでこの点は強調しておく必要があります。査読専用と勘違いして、UMINセンターまたは学会事務局(SNS OASIS利用学会の場合)でパスワードを変更すると、電子メール等が使えなくなります。

5)査読期間が短いこと

特にはじめてオンライン査読を行う場合には、使い方がわからない、うまくログインできない等のトラブルが発生しがちです。この場合、問い合わせ、返答が発生しますので少なくとも2週間程度の査読期間をとり、1週間程度は査読が遅れても大丈夫なような日程にする必要があります。